Audit des paiements et de l’établissement de rapports des FITC-FEPTEU

Août 2018

Table des matières

Sommaire exécutif

L’audit vise à fournir en temps opportun à la haute direction d’Infrastructure Canada (INFC) une assurance appropriée de l’efficacité des contrôles de base qui permettront à la direction de renforcer la mise en œuvre des programmes des Fonds pour l’infrastructure de transport en commun (FITC) et Fonds pour l’eau potable et le traitement des eaux usées (FEPTEU).

L’audit à temps nommé est le troisième d’une série d’audits effectués à l’égard des programmes des FITC-FEPTEU. Le premier audit a permis d’évaluer les processus d’approbation des ententes, le second a evalué la gouvernance, et l’audit actuel évalue les paiements et l’établissement de rapports.

La Direction générale de la vérification et de l’évaluation (DGVE) a conclu qu’il y a, pour les programmes des FITC-FEPTEU, des processus et des procédures en place pour gérer les paiements et les rapports des provinces et des territoires. Il existe aussi la possibilité d’améliorer ou de modifier les pratiques et les mécanismes de contrôle des programmes afin d’assurer une exécution efficiente et efficace des programmes tout au long de leur durée.

  • Le processus relatif aux demandes de paiement est généralement documenté, et des directives claires sont à la disposition des analystes responsables des demandes de paiement d’INFC, des analystes régionaux et des analystes financiers, de sorte qu’ils puissent exercer leurs fonctions. Il n’y a pas de documentation indiquant si les analystes régionaux suivent le processus établi pour les demandes de paiement, notamment pour l’examen du caractère raisonnable des demandes. Il importe de souligner que certains paiements ont été versés aux bénéficiaires qui n’ont pas soumis les rapports prévus dans leur entente.
  • Il existe un dossier d’information officiel et complet, tenu par Finances et administration (F et a), mais ce dossier n’est disponible qu’en format papier. Il est donc difficile de le distribuer et, par conséquent, de faire en sorte que toutes les parties d’INFC aient accès aux bons renseignements.
  • Des processus et des procédures pour l’établissement de rapports ont été élaborés et mis en œuvre de concert avec les bénéficiaires. Des questions ont été soulevées quant à la qualité et au caractère opportun des rapports.
  • Des lignes directrices sur les demandes de paiement et l’établissement de rapports ont été créées à l’intention des bénéficiaires, mais certains ne les ont pas reçues en temps opportun ou ont jugé qu’elles étaient insuffisantes. Les bénéficiaires ont éprouvé des difficultés communes quant aux rapports de base et aux rapports sur les résultats.
  • Les bénéficiaires ont souligné les bonnes relations de travail avec les analystes d’INFC et le soutien que ceux-ci leur ont apporté en temps opportun.

Trois recommandations ont été formulées afin d’améliorer les processus liés aux demandes de paiement et à l’établissement de rapports, de réduire les risques et de réaliser des gains d’efficience, soit :

  1. Le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des opérations des programmes (DGOP) et le SMA de la Direction générale des services ministériels (DGSM) évaluent le processus de surveillance du traitement des demandes de paiement, y compris l’efficacité des mécanismes de contrôle actuels et la nécessité d’ajouter des mécanismes de contrôle secondaires. Il est également recommandé que soient établies des exigences relatives à la documentation et des lignes directrices à l’intention du personnel afin d’appuyer le caractère raisonnable des demandes de paiement.
  2. Il est recommandé que le SMA de la DGOP établisse un niveau de qualité minimal à respecter pour qu’INFC accepte les différents types de rapports (rapports d’étape et rapports sur les résultats) et fournisse une orientation aux employés.
  3. Il est recommandé que le SMA de la DGOP, en consultation avec le SMA de la DGSM, envisage la création d’un dépôt électronique pour la documentation liée aux demandes de paiement.

Section I - Contexte

Le gouvernement du Canada a annoncé, dans le budget de 2016, un investissement de 120 milliards de dollars sur 10 ans dans l’infrastructure, y compris pour mettre à niveau et améliorer les réseaux de transport en commun et pour faire des investissements dans des projets d’eau potable et d’eaux usées. Deux nouveaux programmes de financement ont été lancés et devaient être achevés entre 2016-2017 et 2018-2019.

Fonds pour l’infrastructure de transport (FITC)

Les investissements dans les infrastructures du transport en commun ont pour objectif de renforcer les collectivités et de stimuler l’économie. Le programme de 3,4 milliards de dollars soutient les projets qui renforceront les capacités, amélioreront les services ou accroîtront l’incidence sur l’environnement . Ces projets contribuent à la remise en état des systèmes de transport, l’amélioration de la gestion des biens, la modernisation et l’optimisation des systèmes de transport et faciliteront la planification de l’agrandissement futur. Le programme a été prolongé jusqu’au 31 mars 2020 pour tous les bénéficiaires.

Fonds pour l’eau potable et le traitement des eaux usées (FEPTEU)

Ce programme de 2 milliards de dollars fournit aux projets un financement important visant l’infrastructure de l’eau potable et des eaux usées afin que les collectivités aient accès à un système d’eau potable et d’eaux usées sain, efficace et écologiquement acceptable. Les projets soutiennent la remise en état de l’infrastructure de traitement et de distribution de l’eau, l’infrastructure de traitement des eaux usées et pluviales, l’infrastructure de collecte et de transport ainsi que les initiatives visant à améliorer la gestion d’actifs, l’optimisation du système et la planification d’améliorations futures des systèmes d’eau potable et d’eaux usées. Ce programme a aussi été prolongé jusqu’au 31 mars 2020 pour tous les bénéficiaires.

Cadre de contrôle de gestion

Dans le document intitulé Internal Control – Integrated Framework (contrôle interne : cadre intégré) rédigé par le Committee of Sponsoring Organizations (COSO) de la Treadway Commission, le comité en question donne une définition vaste des cadres de contrôles internes : « [traduction] processus qu’utilisent les conseils d’administration, le personnel de direction et d’autres employés d’une organisation pour fournir une garantie raisonnable que les objectifs des catégories suivantes seront atteints : efficacité et efficience des opérations; fiabilité des rapports financiers; et respect des lois et des règlements applicables ».

Au sein d’INFC, des employés ont élaboré un cadre de contrôle de gestion pour l’administration des FITC-FEPTEU. Le cadre de contrôle définit les principaux risques des programmes, les contrôles en place pour les atténuer, les résultats attendus de l’application des contrôles, ainsi que la reddition de comptes pour chaque contrôle. Cette information est à la disposition de tout le personnel des programmes et sert à l’administration de ces derniers.

Rapports précédents pertinents

Les programmes des FITC-FEPTEU ont déjà fait l’objet de deux audits à temps nommé . Le premier audit a servi à évaluer les processus d’approbation des ententes, et le deuxième audit, la gouvernance. Le second audit, qui visait la période du 1er juin 2016 au 31 mars 2017, a permis de cerner les risques liés à l’établissement de rapports aux premières étapes des programmes. Les responsables de cet audit ont donc recommandé que les coprésidents fédéraux des comités de surveillance veillent à ce que les rapports d’étape et les rapports sur les résultats à l’avenir soient rigoureux, suffisamment détaillés et présentés en temps opportun. Bien que la direction ait approuvé et mis en œuvre un plan d’action pour donner suite à la recommandation, les résultats du troisième audit à temps nommé démontrent qu’il faut faire davantage.

Section II - Objectif et portée de l’audit

L’objectif global de l’audit consiste à fournir à la haute direction d’INFC l’assurance de l’efficacité des contrôles internes pour l’administration des paiements, ainsi que l’assurance de l’efficacité du processus d’établissement de rapports et de la conformité à ce processus pour les projets des FITC-FEPTEU.

L’audit a porté sur les paiements effectués et les rapports produits au cours de la période du 1er décembre 2016 au 31 mars 2018. Les éléments suivants s’inscrivent dans la portée de l’audit :

  • Paiements
    • Des processus et des procédures ont été élaborés et mis en œuvre, de sorte que les demandes de paiement soient gérées, traitées de façon efficiente et efficace, et conforme aux exigences prévues
  • Rapports
    • Des processus et des procédures ont été élaborés et mis en œuvre, de sorte que l’établissement de rapports soit géré, traité de façon efficiente et efficace, et conforme aux lignes directrices et aux échéanciers
    • Pertinence de rapports comme outil de gouvernance
    • Efficacité des mesures prises par la direction pour régler les problèmes qui sont liés aux rapports et qui découlent de l’audit effectué quant à la gouvernance des FITC-FEPTEU
  • Des outils, des directives et un soutien appropriés ont été mis au point afin de fournir aux provinces, aux territoires et aux bénéficiaires les renseignements et les connaissances nécessaires pour remplir les demandes de paiement et satisfaire aux exigences en matière d’établissement de rapports.

Section III - Approche adoptée pour l’audit

Dans le cadre de l’audit, divers tests ont été effectués, selon les besoins, pour fournir une assurance raisonnable quant à la bonne gestion des programmes. Ces examens comprenaient, sans toutefois s’y limiter, des entrevues, des observations, des évaluations par échantillons, des revues de la documentation à l’appui, la présence aux réunions clés et des examens analytiques. En outre, on a tiré parti d’une approche à temps nommé , de sorte que la fonction d’audit interne puisse permettre d’établir des rapports sur le sujet dans un délai plus court que celui prévu dans le cadre de l’approche traditionnelle rétrospective.

On a eu recours à une approche axée sur l’échantillonnage, afin d’obtenir un bon aperçu selon les programmes et les régions :

  • Sur 92 demandes disponibles lorsque les tests ont été effectués, 34 (37 %) ont été sélectionnées en fonction :
    • de l’importance (6 dossiers sélectionnés étaient > 10 millions de dollars)
    • d’un échantillonnage aléatoire
  • Sur 90 rapports présentés et approuvés qui étaient disponibles lorsque les tests ont été effectués, 34 (38 %) ont été sélectionnés, au moyen de l’approche axée sur le jugement et en tenant compte d’une distribution appropriée au sein des programmes et des régions et en tenant compte du délai :
    • 10 rapports de base
    • 17 rapports d’étape
    • 7 rapports sur les résultats
  • Sur 13 provinces et territoires, on a sélectionné 4 régions, compris de 6 comités de surveillance, à fournir une rétroaction sur les processus des programmes portant sur les paiements et les rapports :
    • Colombie-Britannique et Ontario : comités de surveillance distincts pour le FITC et le FEPTEU
    • Manitoba et Île-du-Prince-Édouard : comités de surveillance conjoints pour le FITC et le FEPTEU

Les constatations préliminaires de l’audit ont été communiquées à l’entité à auditer afin de valider des faits et de confirmer la clarté, l’exactitude et l’exhaustivité de l’information transmise.

L’audit a été effectué conformément à la Politique sur l’audit interne du Conseil du Trésor et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes.

Section IV - Constatations de l’audit

Gestion et traitement des demandes de paiement

Figure 1 : Diagramme du processus lié aux demandes de paiement

Description textuelle de la Figure 1.

Il était attendu que des processus et des procédures seraient établis afin que les demandes de paiement soient gérées et traitées de façon efficiente et efficace. Il était tout particulièrement attendu que le processus interne relatif aux demandes d’INFC serait mis en œuvre conformément aux exigences pertinentes (p. ex. la Loi sur la gestion des finances publiques, ainsi que les modalités des programmes), et que les demandes de paiement feraient l’objet d’un suivi pour veiller à ce qu’elles soient présentées conformément aux ententes et qu’elles semblent raisonnables, compte tenu de l’état d’avancement d’un projet.

Les ententes avec les provinces et les territoires (les bénéficiaires) prévoient que les bénéficiaires présentent une demande de paiement au Canada couvrant les dépenses admissibles pour tous les projets, et ce, deux fois par année au minimum. Chaque demande doit inclure une attestation, signée par un agent financier supérieur délégué, selon laquelle les dépenses admissibles ont été engagées. Par l’intermédiaire d’entrevues, l’audit a permis d’établir que les demandes de paiement font régulièrement l’objet de discussions entre INFC et les bénéficiaires. Cependant, les demandes de paiement ne sont pas toujours présentées au moins deux fois par année, tel qu’il est énoncé dans les ententes.

Selon les résultats de l’audit, le processus relatif aux demandes de paiement est documenté, et les diverses parties ont à leur disposition des directives claires au sujet de l’exécution de leurs tâches respectives liées au traitement des demandes de paiement (voir la figure 1 à la page 7). Les directives comprennent une liste de vérification, une description des étapes de la vérification, ainsi que tous les éléments relatifs à la conformité. Les analystes ont déclaré qu’ils comprennent ce qui est exigé et estiment que, dans l’ensemble, le processus de traitement des demandes de paiement fonctionne efficacement. Un examen des dossiers relatifs aux demandes de paiement a révélé que celles-ci sont bien analysées par l’unité responsable du traitement des demandes et les analystes des Finances. L’état des demandes fait l’objet d’un suivi et d’une surveillance au moyen du Système de gestion de l’information sur les programmes (SGIP), des comités de surveillance et des communications continues entre INFC et les bénéficiaires.

Caractère raisonnable des demandes de paiement

  • Une structure de gouvernance a été conçue aux fins de l’examen et de l’approbation des demandes de paiement, conformément à l’entente et aux modalités des programmes.
  • Bien que les analystes régionaux aient indiqué sur la liste de vérification avoir vérifié si les demandes de paiement étaient raisonnables, il n’y avait pas, dans l’ensemble des régions, suffisamment d’éléments de preuve attestant le caractère raisonnable des demandes, outre le fait que la liste de vérification ait été remplie et signée.
    • Conformément aux directives sur les demandes, l’évaluation du caractère raisonnable est effectuée par les analystes régionaux et comprend une vérification selon laquelle les coûts réclamés correspondent aux progrès réalisés dans le cadre du projet. Les progrès réalisés doivent être établis en tenant compte de diverses sources, notamment les réunions des comités de surveillance, les rapports d’étape et les rapports finaux, les visites des lieux, les audits et les rapports financiers.
    • D’après les entrevues de suivi auprès des directeurs et des analystes régionaux, cette vérification était principalement fondée sur les connaissances et l’expérience des analystes relativement aux bénéficiaires.
    • Il y a une lacune dans les directives à l’intention des analystes régionaux quant à la façon de rassembler les éléments de preuve démontrant le caractère raisonnable des demandes.
  • L’analyse d’échantillons de demandes révèle que la majorité des demandes (71%) ont été payées aux bénéficiaires, même lorsque ces derniers n’avaient pas satisfait à toutes les exigences relatives à l’établissement de rapports. Des paiements ont été effectués pour trois demandes (9 %) sans que le rapport d’étape semestriel le plus récent, pour vérifier l’avancement du projet, ait été présenté. Bien qu’on ait relevé un problème dans l’ensemble des régions pour ce qui est des paiements effectués sans que toutes les exigences en matière d’établissement de rapports aient été satisfaites, les paiements effectués sans le plus récent rapport semestriel sont un problème qui a été relevé surtout dans la région de l’Ouest.
    • Selon les ententes, le Canada ne fait aucun paiement à moins que tous les rapports prévus — conformément aux ententes — aient été reçus et acceptés par le Canada (notamment les rapports de base, les rapports d’étape et les rapports sur les résultats).
    • Dans la liste de vérification relative aux demandes, les analystes régionaux sont tenus d’indiquer si tous les rapports exigés ont été présentés et acceptés.
    • En particulier, on a relevé que les analystes régionaux ont indiqué sur la liste de vérification avoir reçu tous les rapports, malgré le fait que certains des rapports étaient en retard, et ils n’ont fourni aucune raison documentée expliquant pourquoi ils ont agi ainsi.
  • Les rapports, tout particulièrement les rapports d’étape, constituent l’un des outils principaux pour évaluer le caractère raisonnable des demandes. L’absence de documentation faisant état de l’évaluation, par les analystes régionaux, du caractère raisonnable d’une demande, et les paiements effectués sans les rapports exigés démontrent que la procédure relative à l’examen, dont la certification au titre de l’article 34, ne fonctionne pas comme prévu. 

Pourquoi est-ce important?

L’absence de preuve à l’appui des efforts de diligence raisonnable de la part des analystes régionaux fait en sorte que le ministère n’est pas en mesure de démontrer que les programmes des FITC-FEPTEU sont surveillés ou gérés de façon adéquate. Ce risque est amplifié, compte tenu du taux élevé de roulement de personnel au sein du ministère au cours des dernières années, et le savoir ministériel sur des dossiers précis peut être facilement perdu sans documentation adéquate.

En outre, l’absence d’efforts soutenus pour ce qui est d’évaluer les demandes en fonction des rapports d’étape pourrait donner lieu à des paiements inappropriés, tout particulièrement en raison de l’absence de mesures compensatoires. Des pressions ont été exercées pour que l’on verse des fonds fédéraux en temps opportun afin d’appuyer les programmes, mais il s’est avéré difficile d’obtenir des rapports en temps opportun. Compte tenu de cette situation et afin de réduire au minimum les risques futurs, il faudrait déterminer si les mécanismes de contrôle actuels sont suffisants, et il faudrait aussi mettre en place des mécanismes de contrôle secondaires (mesures compensatoires ou complémentaires) ou des mécanismes redondants (qui ne s’appliquent que si le mécanisme de contrôle principal échoue).

Conservation des dossiers

  • Les données relatives à la demande, notamment le résumé certifié de la demande de la province ou du territoire, la liste de vérification remplie, le formulaire de paiement de contribution signé et les documents financiers à l’appui, sont sauvegardées à trois endroits :
    • dans le Système de gestion de l’information sur les programmes (SGIP), qui contient des renseignements de base sur les demandes;
    • sur le lecteur réseau interne, qui ne contient que le travail achevé par l’analyste des demandes;
    • à la Direction des finances, le seul endroit où est conservée la copie physique de la seule version officielle complète d’une demande. Le reste de l’organisation n’a pas facilement accès à ces copies physiques.

Pourquoi est-ce important?

L’absence d’un dépôt électronique facilement accessible pour les dossiers des demandes finales réduit l’efficience lorsqu’il faut accéder aux demandes après un paiement (p. ex. pour répondre à des demandes de renseignements ou pour appuyer un audit). De plus, puisqu’il n’y a qu’une seule copie papier, l’organisation court le risque de ne pas être en mesure de démontrer qu’elle a effectué une surveillance appropriée si le dossier d’une demande est endommagé ou perdu.

Gestion et traitement des rapports

Il était attendu que les processus et les procédures feraient en sorte que l’établissement de rapports soit géré et traité de façon efficiente et efficace. En particulier, il était attendu que les exigences et les échéances pour l’établissement de rapports seraient clairement énoncées dans les ententes et qu’elles feraient l’objet d’un examen conformément aux exigences d’INFC, puis que l’établissement de rapports serait surveillé et géré de façon à assurer le respect des ententes.

Au départ, les ententes prévoyaient que des rapports de base seraient présentés à INFC dans les six mois suivant la date d’entrée en vigueur de l’entente. Quant aux rapports d’avancement et aux rapports sur les résultats, ils devaient être présentés deux fois par année, et leur date d’échéance était fondée sur la date d’entrée en vigueur de l’entente. Comme les ententes étaient signées à des dates différentes, les bénéficiaires présentaient à INFC leurs rapports à des dates différentes et ne suivaient pas un calendrier régulier pour l’établissement de leurs rapports. Ce calendrier irrégulier de production de rapports occasionnait des difficultés sur le plan du regroupement et de la comparaison des renseignements.

INFC s’est récemment penché sur la question lorsque les programmes des FITC-FEPTEU ont été prolongés. Les bénéficiaires ont dû présenter un rapport de base, un rapport d’étape de 18 mois et un rapport sur les résultats après 18 mois pour être admissibles à la prolongation. Toutes les provinces et les territoires ont satisfait aux exigences relatives à l’établissement de rapports et se sont vu accorder une prolongation d’un an. Comme la durée a été prolongée, les dates pour l’établissement des rapports ont également changé. À l’avenir, tous les bénéficiaires devront soumettre leurs rapports aux mêmes dates, soit le 31 mars et le 30 septembre.

Les processus et les procédures pour l’établissement de rapports ont été élaborés et mis en œuvre de concert avec les bénéficiaires. Les ententes établissent les exigences de haut niveau pour tous les types de rapports (rapports de base, rapports sur les résultats et rapports d’étape), ainsi que le calendrier pour la présentation de ces rapports. En outre, des directives précises sur l’établissement de rapports ont été préparées à l’intention des bénéficiaires.

En avril 2018, le groupe de travail sur les FITC-FEPTEU de la DGOP a mené un exercice portant sur les leçons apprises en matière d’établissement de rapports, qui a permis de cerner tant les secteurs qui fonctionnent bien que ceux auxquels il est nécessaire de porter attention. Dans le cadre de cet exercice, on a relevé des problèmes semblables à ceux relevés dans le cadre de l’audit, notamment en ce qui concerne les documents d’orientation à l’intention des bénéficiaires, les problèmes internes, la rétroaction des bénéficiaires au sujet des rapports sur les résultats, ainsi que les rapports de mauvaise qualité. On a élaboré des recommandations clés qui s’appliquent au FITC et au FEPTEU, ainsi qu’à d’autres programmes. Les recommandations découlant de l’exercice n’ont pas encore été approuvées par la haute direction, mais doivent être présentées au Comité de mise en œuvre des programmes (CMP) en septembre 2018.

Examen de l’établissement de rapports

  • Certains éléments de preuve démontrent que l’établissement de rapports par les bénéficiaires fait l’objet d’une surveillance et d’un suivi, et les rapports sont examinés par des analystes régionaux avant d’être acceptés.
  • Même s’il n’y a pas de directives officielles sur le processus que doivent suivre les analystes régionaux et les exigences en matière d’examen auxquelles ils doivent satisfaire, l’audit a permis de conclure que les analystes estiment avoir une bonne compréhension de ce qui est attendu dans le cadre de l’examen. En outre, lors des entrevues, on a constaté que les analystes entretiennent des relations de travail étroites avec les bénéficiaires et sont en mesure de tirer parti de ces relations au moment d’évaluer les rapports.
  • Les rapports d’étape ne sont pas remplis de manière uniforme, et des problèmes liés à la qualité ont été relevés dans l’ensemble des régions, ce qui donne lieu à des écarts entre les rapports sur le plan de la qualité :
    • les principaux problèmes de qualité relevés comprennent les dates inexactes, des sections omises et le recours aux mauvais gabarits;
    • 4 rapports d’étape sur 17 ne contiennent pas les sections exigées sur l’évaluation et l’atténuation des risques;
    • 5 rapports d’étape sur 17 contiennent des sections partiellement terminées sur l’évaluation et l’atténuation des risques; il manque l’évaluation des risques pour certains projets, ou encore les risques sont indiqués pour certains projets sans aucune mesure d’atténuation correspondante;
    • les éléments de preuve des analystes quant à l’examen et aux problèmes en suspens sont soulignés, mais les rapports ont été acceptés par INFC sans aucune preuve que ces problèmes ont été abordés.
  • Dans le cadre de l’audit de la gouvernance des programmes des FITC-FEPTEU, on a relevé des lacunes quant aux délais de présentation des rapports et à la qualité des rapports. La direction a donc fait en sorte que l’établissement des rapports soit ajouté comme point permanent à l’ordre du jour des réunions des comités de surveillance. Ainsi, les comités de surveillance examineront les rapports d’étape et les rapports sur les résultats d’une façon exhaustive et aborderont toutes les lacunes relevées sur le plan de l’établissement de rapports. Cependant, même si la question de la présentation des rapports a été fréquemment abordée avec les bénéficiaires au moment d’examiner les exigences de la prolongation, il y a peu d’éléments de preuve démontrant que les problèmes liés à la qualité des rapports font l’objet d’un suivi par les comités de surveillance. Les problèmes en suspens relevés par les analystes ne sont souvent pas réglés. Étant donné l’importance des problèmes liés à la qualité, les problèmes liés à la production de rapports, pas seulement le respect des délais, doivent faire l’objet de discussions lors des réunions des comités de surveillance et doivent être documentés, de sorte que les rapports soient d’une qualité jugée acceptable par INFC.
  • Les rapports de base et les rapports sur les résultats ont été présentés conformément aux exigences. Même s’il y a un écart dans les détails fournis, les rapports sont conformes aux exigences de l’entente.
  • Compte tenu de la nature des renseignements contenus dans les rapports de base et les rapports sur les résultats, les analystes régionaux ne sont pas généralement en mesure de vérifier l’exactitude des renseignements fournis. Il importe donc que d’autres mécanismes de contrôle, comme les audits des bénéficiaires, soient utilisés afin de donner à INFC une certaine assurance quant à la fiabilité et à l’exactitude des renseignements.

Rapports présentés en retard

  • Les renseignements sur les rapports sont fournis par les bénéficiaires finaux aux provinces et aux territoires, qui examinent et regroupent les renseignements avant que ceux-ci soient fournis à INFC. Les renseignements sur les rapports sont saisis au moyen d’un chiffrier Excel, qui est difficile à utiliser et susceptible de produire des erreurs, comme l’ont souligné des analystes de la DGOP dans le cadre de l’exercice portant sur les leçons apprises.
  • Chaque rapport contient tous les renseignements du bénéficiaire final selon l’administration et le programme. Ce processus manuel auquel participent de nombreux intervenants occasionne des problèmes quant au caractère opportun des renseignements et donne lieu à des écarts dans les renseignements fournis.
  • Les ententes prévoient que les rapports clés (rapports de base, rapports sur les résultats et rapports d’étape) doivent être présentés tous les six mois, mais l’audit a révélé qu’il y a eu d’importants retards dans la présentation des trois types de rapport dans l’ensemble des régions. Sur 27 rapports, 19 mis à l’essai ont été présentés en retard :
    • 8 rapports de base sur 10;
    • 9 rapports d’étape semestriels et annuels sur 12;
    • 2 rapports sur les résultats sur 5.
  • Un autre problème relevé a trait à l’écart entre les dates de présentation des demandes et les dates de présentation des rapports. Il est difficile d’évaluer le caractère raisonnable de la valeur en dollars par rapport aux renseignements sur l’avancement s’il y a un décalage considérable entre les deux.

Pourquoi est-ce important?

Les rapports sont un élément essentiel du cadre de contrôle de la gestion du FITC et du FEPTEU. Les problèmes liés à la qualité ou au caractère opportun des rapports ont une incidence sur la capacité du ministère à évaluer le caractère raisonnable des demandes et à surveiller l’avancement des projets. Ces problèmes ont également une incidence sur la capacité à évaluer les risques et les résultats en vue d’atteindre les résultats prévus des programmes.

Outils, orientation et soutien fournis aux provinces et aux territoires

Il était attendu que des outils, des directives et des mécanismes de soutien appropriés seraient élaborés afin d’offrir aux bénéficiaires les renseignements et les connaissances nécessaires pour remplir les demandes et satisfaire aux exigences en matière d’établissement de rapports.

Des lignes directrices ont été préparées afin de fournir aux bénéficiaires des renseignements sur la présentation des demandes et l’établissement des rapports. Ces lignes directrices comprennent des modèles et des instructions pour l’établissement de rapports de base, de rapports sur les résultats et de rapports d’étape, ainsi que des instructions sur la façon de remplir un formulaire de demande. Elles renvoient également aux sections pertinentes sur les exigences prévues dans les ententes. Les bénéficiaires ont soulevé des questions liées au caractère opportun et adéquat de ces outils.

  • L’audit a révélé que les directives fournies aux bénéficiaires sont bien organisées et bien expliquées.
  • Certains bénéficiaires n’ont pas reçu en temps opportun les directives et les gabarits nécessaires pour remplir les demandes et établir des rapports :
    • Certains bénéficiaires ont reçu les directives et les gabarits seulement après avoir présenté une demande ou un rapport;
    • Plusieurs bénéficiaires ont souligné que l’établissement des exigences au moment de conclure l’entente leur aurait facilité la tâche pour ce qui est d’obtenir les renseignements nécessaires des bénéficiaires finaux.
  • L’expérience des bénéficiaires est différente selon le programme et leurs capacités internes; certains utilisent des systèmes, alors que d’autres, des processus manuels.
  • Certains bénéficiaires ont relevé des lacunes dans les directives sur l’établissement des rapports. Ils soulignent un manque de clarté et la nécessité d’élaborer d’autres formations et documents de référence pour orienter les bénéficiaires finaux. Cette situation pourrait être attribuable au fait que les directives ont été fournies trop tard ou au fait que les bénéficiaires ne sont pas au courant des directives disponibles.
  • La plupart des bénéficiaires ont dit comprendre les exigences relatives aux rapports d’étape.
  • La plupart des bénéficiaires ont eu de la difficulté à établir les rapports de base et les rapports sur les résultats. En particulier, ils ont eu de la difficulté à comprendre ce qui est exigé, et certains indicateurs étaient difficiles à mesurer.

Les bénéficiaires ont souligné les points forts suivants quant à la présentation des demandes et à l’établissement des rapports :

  • Le processus de présentation des demandes est simple, et les bénéficiaires n’ont eu aucun mal à comprendre le processus. Selon la plupart des bénéficiaires, la demande était facile à remplir.
  • Les bonnes relations de travail avec les analystes régionaux d’INFC et leur soutien en temps opportun ont facilité la préparation des demandes et l’établissement des rapports.

Section V - Recommandations

Opinion d’audit

Les programmes relatifs aux FITC-FEPTEU comportent des processus et des procédures pour gérer les demandes de paiement et l’établissement des rapports des bénéficiaires. Cependant, les procédures ne sont pas toutes appliquées de façon uniforme, ce qui donne lieu à la défaillance des mécanismes de contrôle des programmes. Il est nécessaire d’évaluer les mécanismes de contrôle actuels afin de déterminer leur efficacité pour la gestion des risques liés aux programmes et d’évaluer la nécessité de mettre en place des mécanismes de contrôle secondaires. Des possibilités d’amélioration ont aussi été constatées afin de parfaire les pratiques relatives aux programmes et de veiller à l’exécution efficiente et efficace du programme tout au long de son cycle de vie.

En fonction des principales observations mentionnées dans le rapport :

  1. Il est recommandé que le SMA de la DGOP, avec l’appui du SMA de la DGSM, évalue le processus de surveillance du traitement des demandes, y compris l’efficacité des mécanismes de contrôle actuels, et la nécessité de mettre en place des mécanismes de contrôle secondaires. Il est également recommandé que des exigences relatives à la documentation et des directives à l’intention des employés soient établies afin d’appuyer le caractère raisonnable des demandes.
  2. Il est recommandé que le SMA de la DGOP établisse un niveau de qualité minimal à respecter pour qu’INFC accepte les différents types de rapports (rapports d’étape et rapports sur les résultats) et fournisse une orientation aux employés.
  3. Il est recommandé que le SMA de la DGOP, en consultation avec le SMA de la DGSM, envisage la création d’un dépôt électronique pour la documentation liée aux demandes de paiement.

Énoncé de conformité

L’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne et aux Normes relatives à l’audit interne du gouvernement du Canada, tel qu’en témoignent les résultats du programme d’assurance de la qualité et d’amélioration.

Section VI - Réponse de la direction et plan d’action

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Recommandation

Réponse de la direction et plan d’action

BPR et date d’échéance

1

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA) de la Direction générale des opérations des programmes (DGOP), avec l’appui du SMA de la Direction générale des services ministériels (DGSM), évalue le processus de surveillance du traitement des demandes, y compris l’efficacité des mécanismes de contrôle en place actuels, et la nécessité de mettre en place des mécanismes de contrôle secondaires. Il est également recommandé que des exigences relatives à la documentation et des directives à l’intention des employés soient établies afin d’appuyer le caractère raisonnable des demandes.

(Catégorie : risque relatif à la gestion financière)

La direction approuve la recommandation.

Diverses mesures seront prises pour donner suite à la recommandation.

1.a) La DGOP offrira aux analystes des programmes des FITC-FEPTEU de la formation sur les mécanismes de contrôle actuels, les processus et les attentes en matière de diligence raisonnable.

 1.b) Les gestionnaires régionaux examineront toutes les demandes au titre des programmes des FITC-FEPTEU avant leur traitement pour vérifier si elles sont conformes aux procédures et aux mécanismes de contrôle en place. La DGOP surveillera les secteurs de non-conformité et prendra des mesures appropriées (p. ex. formation supplémentaire, directives révisées ou mécanismes de contrôle additionnels).

Un rapport sur les éléments relevés pendant la période visée sera présenté à l’équipe des programmes des FITC-FEPTEU et au CMP.

1.c) La DGOP, avec l’appui de la DGSM, examinera les conclusions découlant du processus de surveillance (voir 1.b) et, s’il y a lieu :
  1. élaborera et fournira des formations supplémentaires;
  2. mettra à jour les documents d’orientation internes sur les demandes présentées au titre des programmes des FITC-FEPTEU, de sorte que les processus et les exigences relatives à la diligence raisonnable soient clairs;
  3. établira de nouveaux mécanismes de contrôle ciblés afin de résoudre les questions liées à la diligence raisonnable et à la conformité.


1.a DGOP 30 septembre 2018


1.b DGOP 31 décembre 2018


1.c DGOP 28 février 2019

2

Il est recommandé que le SMA de la DGOP établisse un niveau de qualité minimal à respecter pour qu’INFC accepte les différents types de rapports (rapports d’étape et rapports sur les résultats) et fournisse une orientation aux employés.

(Catégorie : risque relatif à la gestion financière)

La direction approuve la recommandation.

Les mesures suivantes seront prises pour donner suite à la recommandation.

2.a) La DGOP examinera les directives actuelles et établira des normes claires sur ce qui est considéré comme acceptable sur les plans de la qualité et de l’exhaustivité.

2.b) La DGOP établira des façons de procéder pour les situations où un rapport présenté par une province ou un territoire est incomplet ou le niveau de qualité n’est pas uniforme.

2.a
DGOP 30 septembre 2018

2.b
DGOP
28 février 2019

3

Il est recommandé que le SMA de la DGOP, de concert avec le SMA de la DGSM, envisage la création d’un dépôt électronique pour la documentation liée aux demandes.

(Catégorie : risque lié aux processus opérationnels)

La direction approuve la recommandation.

À l’avenir, des copies électroniques (numérisées) seront disponibles. Cela facilitera la tâche de toute partie souhaitant consulter des renseignements relatifs à une demande ou fournir ces renseignements à une autre partie. Les Finances ministérielles seront chargées de numériser les documents, de conserver le dossier complet des demandes et de sauvegarder ce dossier dans le répertoire approprié.

Une fois que le nouveau système de gestion des dossiers et des documents électroniques (GCDocs) deviendra accessible en ligne à INFC, le processus fera l’objet d’un examen et sera adapté de façon à inclure dans le système les approbations électroniques et le stockage des dossiers.

DGOP et DGSM Achevé
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