Rapport de vérification interne - Vérification de la gestion des ressources humaines (GRH) — Administration de la paye

Résultats de la vérification - Possibilités de simplifier la conception du programme

Les politiques et les procédures appliquées au sein d'INFC pour la gestion et le traitement de la paye sont généralement conformes aux lois, aux politiques et aux conventions collectives applicables.

Pour aider à assurer que les opérations de paye soient administrées et traitées conformément aux lignes directrices et aux politiques du Conseil du Trésor et aux conventions collectives applicables, INFC a documenté et mis en place des politiques, des procédures et des mécanismes de contrôle.

Plus précisément, INFC a adopté plusieurs politiques et lignes directrices en matière de procédures qui encadrent les activités de dotation et de classification et qui constituent le point de départ des opérations de paye. De plus, INFC a bien étayé la délégation des pouvoirs relativement aux transactions liées aux ressources humaines et aux transactions financières. Les politiques et lignes directrices d'INFC se rapportent également à des lois, des politiques administratives et des règlements spécifiques auxquels l'organisme doit se conformer. Enfin, INFC a élaboré une politique ministérielle sur la sécurité qui établit les responsabilités du personnel d'INFC quant à la protection des actifs de même que les exigences au chapitre de la sécurité de l'information et des technologies de l'information. Toutes ces politiques et lignes directrices contribuent à assurer à ce que les opérations de paye soient initiées, autorisées et protégées en conformité avec les politiques et les lois fédérales.

En vertu du protocole d'entente conclu avec SPRH, INFC doit se conformer aux politiques du gouvernement du Canada, ce qui inclut la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et aux politiques et lignes directrices du Conseil du Trésor, notamment le Cadre des politiques de gestion de la rémunération, la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye et le Cadre de contrôle de l'administration de la paye. INFC a choisi de ne pas documenter ses politiques et lignes directrices internes liées à la paye et s'en remet plutôt aux politiques fédérales pertinentes pour encadrer ses activités de paye. Compte tenu de la taille relativement petite d'INFC en comparaison avec d'autres ministères, il est raisonnable qu'il ait décidé de ne pas gaspiller temps et efforts à élaborer et tenir à jour des politiques internes liées à la paye qui seraient sans plus ni moins le reflet des exigences fédérales, et qu'il veille à ce que les politiques fédérales les plus à jour soient respectées en pratique. Qu'INFC ait opté pour l'externalisation (à SPRH) de ses activités de traitement liées à la paye semble tout aussi raisonnable compte tenu de la petite taille du Ministère et du besoin de voir au traitement de la paye de façon efficace au niveau des coûts.

À la lumière des résultats de notre examen détaillé des processus et de nos entrevues avec des représentants d'INFC relevant de la Division des RH et de la Division des finances et de l'administration, nous avons confirmé qu'en générale, les procédures d'INFC sont conformes aux exigences fédérales et respectent les conventions collectives applicables.

Il a été identifié dans le cadre de notre examen détaillé des processus et de notre évaluation des mécanismes de contrôle qu'à l'instar d'autres ministères fédéraux, les paiements en lots produits par SPRH pour INFC ne pouvaient pas être rapprochés avec la documentation justificative. Selon la Directive sur la gestion financière de l'administration de la paye, il doit exister un processus permettant aux délégués de pouvoir, en vertu de l'article 33 de la LGFP, de vérifier que les paiements constituent une charge légale imputable sur un crédit et que les fonds sont disponibles. Le rapprochement des paiements par lots fournis par un fournisseur de services tiers à la documentation justificative est un enjeu systémique dans l'ensemble du gouvernement fédéral et n'est pas unique à INFC. INFC a mis en place divers mécanismes d'atténuation afin de veiller à ce que les paiements soient exacts et complets, notamment des examens mensuels de la masse salariale réelle et diverses mesures de rapprochement. Ces mécanismes d'atténuation et la taille relativement petite de la masse salariale du Ministère contribuent ensemble à réduire le risque d'effectuer des paiements inexacts. Nous encourageons la direction à demeurer vigilante et à continuer d'harmoniser ses procédures avec toutes les initiatives pangouvernementales susceptibles de renforcer la documentation à l'appui de l'article 33 de la LGFP (approbation de la paye).

Résultats de la vérification - Application des modalités de l'entente-cadre

Les responsabilités et les rôles relatifs à l'administration de la paye au sein d'INFC et entre INFC et TPSGC sont définis, documentés et compris.

Le protocole d'entente entre INFC et SPRH vient définir les rôles et les responsabilités de SPRH pour ce qui est de l'administration de la paye. Parmi ces responsabilités, on retrouve la création et le suivi des dossiers de paye et de rémunération, le traitement des opérations de paye et d'avantages sociaux et la tenue à jour du système de pension (notamment veiller à ce que les paiements de retraite soient exacts et acheminer l'information pertinente à la Direction des pensions de retraite). Les responsabilités d'INFC sont également définies de façon générale dans le protocole d'entente comme étant l'imputabilité, l'autorité et l'obligation de rendre des comptes sur la prise de décisions portant sur la gestion des ressources humaines.

Au sein d'INFC, les rôles et responsabilités spécifiques du personnel responsable de l'administration de la paie sont définis par des politiques et procédures, notamment des délégations de pouvoirs. Ces politiqes et procédures définisses les rôles et responsabilités de l'administrateur général, du Comité de gestion des personnes, des gestionnaires et des responsables des ressources humaines. De plus, en conjonction avec cette vérification, les processus d'administration de la paye ont été documentés par des diagrammes de processus détaillés qui démontrent clairement les différentes mesures et procédures applicables à chaque étape du cycle de vie de la paye ainsi que le personnel qui en est responsable.

À la lumière des résultats de notre examen détaillé des processus et des entrevues que nous avons menées avec des représentants de SPRH et d'INFC, nous avons confirmé que le personnel est bien au fait des responsabilités d'INFC et de SPRH, et chacun comprend bien ses propres rôles et responsabilités pour ce qui touche l'administration de la paye. Cette observation cadre avec les résultats de la vérification interne de 2008 sur la dotation et la classification selon laquelle les gestionnaires comprenaient bien leurs responsabilités et leurs obligations de rendre des comptes de même que leurs rôles.

Résultats de la vérification - Assurance quant aux travaux des partenaires d'exécution fédéraux

Des mécanismes de contrôle pour aider à assurer l'exactitude, l'intégralité et l'intégrité des opérations de paye ont été mis en place et, de façon générale, fonctionnent efficacement.

INFC a élaboré et mis en place plusieurs mécanismes de contrôle à différentes étapes du cycle de la paye afin d'aider à assurer l'exactitude, l'intégralité et l'ingrité de l'administration et du traitement de la paye. Parmi les principaux mécanismes de contrôle évalués dans le cadre de la vérification, on trouve des mécanismes de rapprochement, des mécanismes relatifs à la saisie de données, des mécanismes visant à détecter et à prévenir les erreurs de paiement et des mécanismes de surveillance.

a) Rapprochements

Dans le cadre de la vérification, nous avons évalué l'efficacité conceptuelle et opérationnelle des principaux mécanismes de rapprochement appliqués au sein d'INFC, dont les mécanismes suivants :

• Rapprochement des données du Système ministériel de gestion financière (SMGF) avec le solde du compte de contrôle — Rapprochement mensuel de la balance de vérification du SMGF d'INFC avec le rapport du solde du compte de contrôle du Grand livre du système de paye de TPSGC effectué par le chef des Opérations comptables.
  
  
• Rapprochement des soldes des comptes d'attente — Dans le cadre de leurs procédures mensuelles, les analystes financiers examinent tous les comptes d'attente, y compris les comptes de paye, afin de veiller à ce qu'ils soient libres de transactions à la fin de la période. Tout solde de compte d'attente est porté à l'attention du gestionnaire responsable aux fins de résolution pour aider à assurer qu'elle est prise en compte.
  
  
• Rapprochement des données du SMGF et des transactions liées à la paye — Pendant la période visée par la vérification (2010-2011), des rapprochements mensuels ont été effectués afin de vérifier la concordance entre les transactions liées à la paye consignées dans le SMGF et celles traitées par SPRH. Il s'agissait d'une procédure manuelle dans le cadre de laquelle les gestionnaires du centre de coûts d'INFC devaient examiner et confirmer l'exactitude des données sur la paye pour chacun de leurs employés, tel qu'il est prévu par Finances, au moyen de feuilles de calcul Excel. Celles-ci ont été mises à jour régulièrement au moyen des renseignements sur la paye fournis par Ressources humaines.

D'après les résultats de la phase d'examen de la vérification, aucune erreur ni exception n'a été mise au jour dans les mécanismes de rapprochement. On note que les rapprochements entre le SMGF et les transactions de paye ne s'effectuent plus de la manière décrite précédemment. Ceci est dû au fait qu'INFC a mis en place le Système de gestion des ressources salariales (SGRS) au début de l'exercice 2011-2012 dans le but d'améliorer les processus de la paye par une plus grande automatisation. Ainsi, il n'est plus nécessaire de rapprocher les transactions du SMGF et celles traitées par SPRH car les données sur la paye sont téléchargées automatiquement dans le SGRS à partir des bandes d'enregistrement de paye de TPSGC.

b) Saisie de données

INFC et TPSGC effectuent un certain nombre d'examens internes et d'activités de validation indépendantes afin de vérifier l'exactitude et l'intégralité des données sur la paye. Les conseillers en rémunération de SPRH examinent la documentation justificative envoyée par la Division des ressources humaines d'INFC au sujet des transactions liées à la paye afin de veiller à ce que celles-ci soient conformes aux politiques fédérales applicables avant de saisir les données dans le SRP. Ainsi, pour aider à assurer l'exactitude des données saisies, chaque transaction ou élément de donnée saisi dans le SRP est assujetti à un examen par les pairs effectué par un vérificateur indépendant. Dans le cadre de la vérification, nous avons constaté que des examens par les pairs étaient bel et bien effectués, tel que requis, pour tous les éléments de notre échantillon.

Au sein d'INFC, les données relatives aux employés sont saisies dans le Système d'information sur les ressources humaines (SIRH) par les administrateurs des ressources humaines. Toutes les données saisies sont examinées par des pairs, et cet examen est confirmé par une signature sur la liste de vérification du dossier personnel. D'après les résultats de la phase d'examen de la vérification, aucune erreur ni exception n'a été mise au jour.

La phase d'examen de la vérification a confirmé que les procédures d'examen par les pairs fonctionnent de façon efficace pour tous les types de transactions visés par la vérification, notamment la rémunération de base, la rémunération d'intérim, les primes au bilinguisme, la rémunération des heures supplémentaires, les prestations de maternité, la rémunération conditionnelle et les paiements arriérés. La seule exception est la saisie des heures supplémentaires accumulées dans le SIRH, qui ne fait actuellement pas l'objet d'un examen par les pairs. Par contre, les superviseurs ont accès aux soldes et aux transactions qui concernent leurs employés et peuvent vérifier l'exactitude de cette information dans le SIRH. Tel qu'il est prévu dans les conventions collectives applicables, les heures supplémentaires peuvent être transférées en congés compensatoires rémunérés en autant que l'employé et l'employeur soient tous les deux d'accord. L'administrateur des congés assure le suivi des heures supplémentaires accumulées dans le SIRH et il saisit manuellement les heures supplémentaires accumulées qui figurent sur la feuille de temps approuvée. Selon les termes des conventions collectives, les heures supplémentaires accumulées ne peuvent être reportées que pour un temps limité à la suite de quoi elles doivent être payées à l'employé. Bien que l'absence d'examen par les pairs augmente les risques d'erreur dans la saisie des données sur les heures supplémentaires accumulées, on reconnaît qu'INFC a mis en place divers mécanismes de contrôle liés à l'exactitude des renseignements. Il s'agit d'examens mensuels des rapports sur les heures supplémentaires par l'administrateur des congés et de l'examen des rapports à l'appui du paiement des heures supplémentaires qui présentent en détail le nombre total d'heures supplémentaires accumulées, le nombre d'heures converties en congés et le solde des heures par l'administrateur général des services ministériels. De plus, le montant des heures supplémentaires payées en argent est généralement négligeable. En 2010-2011, on a payé aux employés la somme de 46 261 $ en heures supplémentaires. C'est pourquoi l'absence de cet examen par les pairs ne représente qu'un faible risque pour le Ministère.

Nous croyons comprendre que les Services ministériels des ressources humaines est actuellement dans le processus d'automatiser leur processus de consignation des heures supplémentaires. Le nouveau formulaire devrait permettre de calculer automatiquement les heures supplémentaires selon les heures de début et de fin saisies, ce qui devrait contribuer à réduire les risques associés à l'interprétation des conventions collectives. Grâce à ce nouveau processus, il pourrait ne plus être nécessaire de procéder à des examens manuels par les pairs des heures supplémentaires accumulées, en autant que le système opère avec des mécanismes de contrôle appropriés pour préserver l'exactitude et l'intégralité des données sur les heures supplémentaires.

c) Moins-payés et trop-payés

En plus des examens par les pairs et des activités de rapprochement susmentionnées, INFC a mis en place plusieurs mécanismes de contrôle conçus pour détecter les moins-payés et les trop-payés au chapitre de la rémunération. Plus précisément, les gestionnaires des centres de coûts examinent tous les mois les données de paye réelles et les soldes, et comparent le tout aux prévisions afin de détecter des erreurs ou des irrégularités possibles. Cet examen est l'un des principaux mécanismes de contrôle employés par la direction pour détecter les anomalies dans les transactions liées à la paye, ce qui est une pratique raisonnable compte tenu de la petite taille du Ministère (c. à-d. que la direction est au fait des changements importants qui touchent la dotation et est donc en mesure de cerner les variations inhabituelles entre la masse salariale réelle et les activités de dotation).

La vérification des principaux mécanismes de contrôle des opérations de paye portait notamment sur le recalcul des montants des paiements selon la documentation justificative incluse dans le dossier. Nous n'avons constaté aucune erreur ou divergence entre les montants des payes et notre vérification des calculs et/ou les renseignements supplémentaires fournis par la direction.

d) Surveillance

En plus des examens mensuels effectués par les gestionnaires des centres de coûts qui permettent de comparer la masse salariale réelle et prévue, il existe plusieurs mécanismes de contrôle qui permettent à INFC de surveiller l'exactitude et le caractère raisonnable des processus de traitement de la paye. Deux de ces mécanismes qui ont été évalués dans le cadre de la vérification sont les suivants :

• Registre de dotation – Ressources humaines a mis en place un registre de dotation afin de surveiller les opérations de dotation, notamment la réception de la documentation nécessaire relative aux employés. Ce registre est vérifié tous les trimestres par le gestionnaire des RH et l'équipe des Opérations des RH afin d'examiner le statut des transactions et de prendre des mesures de suivi, au besoin.
  
  
• Par ailleurs, tel qu'il a été expliqué précédemment, l'administrateur des congés et le coordonnateur de la qualité des données examinent chaque mois les données sur les heures supplémentaires accumulées afin de confirmer le caractère raisonnable.

Aucune erreur ni exception n'a été mise au jour durant la vérification de ces mécanismes de contôle.

En plus de ces mesures de contrôle, la direction effectue également une revue des résultats d'examens périodiques d'assurance de la qualité menées par SPRH. Parmi ces revues, on trouve la sélection d'un échantillon d'opérations de la paye pour lequel on effectue une deuxième fois les transactions afin d'en vérifier l'exactitude. Ensuite, on vérifie que les opérations se fondaient sur de la documentation dûment autorisée, que les données sur la paye sont bien consignées au dossier et que les opérations ont été vérifiées par un pair. Le premier de ces rapports portait sur la période de janvier à juin 2011.

Enfin, la direction participe à des rencontres trimestrielles avec SPRH dans le cadre desquelles des enjeux peuvent être discutés et résolues.

Observation portant les résultats de la vérification - Régie

De manière générale, les opérations de la paye reçoivent les autorisations appropriées et s'appuient sur une documentation adéquate. Un domaine à amélioré à été identifié en ce qui concerne la conservation des documents justificatifs.

INFC a mis en place des procédures pour aider à assurer que les opérations de paye sont approuvées à un niveau d'autorité adéquat. Plus précisément, les délégations de pouvoirs sont bien définies dans les documents d'INFC. Les conseillers en ressources humaines consultent en ligne des cartes de signature afin de vérifier que les opérations de paye ont été approuvées par une personne autorisée.

Tel que précisé dans le protocole d'entente, SPRH a aussi accès à la délégation de pouvoirs d'INFC pour la gestion des ressources humaines. Au cours d'entrevues avec un représentant de SPRH, nous avons pu confirmer que SPRH se charge également de vérifier que les transactions ont été approuvées par un cadre supérieur qui a reçu le niveau adéquat de pouvoir délégué.

À la lumière de la vérification des mécanismes de contrôle en place pour un échantillon d'opérations de paye donné, nous avons confirmé que les approbations exigées en vertu de l'article 34 de la LGFP avaient été obtenues conformément aux pouvoirs délégués d'INFC pour tous les éléments de l'échantillon.

Par contre, nous avons mis au jour une lacune au chapitre de l'application de l'article 32 de la LGFP selon lequel les heures supplémentaires doivent être approuvées au préalable par un superviseur. Selon notre enquête, cette approbation préalable est généralement accordée verbalement. Ainsi, il n'y a aucune façon de vérifier qu'elle a bel et bien été donnée. Il est noté que dans tous les cas, on avait obtenu l'approbation nécessaire pour le paiement des heures supplémentaires, tel qu'il est exigé par l'article 34 de la LGFP, et cette information était consignée au dossier. Néanmoins, la documentation à l'appui de l'approbation préalable des heures supplémentaires est une saine pratique de gestion qui devrait être en place.

La vérification incluait également l'évaluation de la documentation justificative à l'appui des opérations de paye. Nous avons constaté que pour tous les dossiers examinés, des documents justificatifs suffisants étaient fournis à SPRH et consignés au dossier à l'appui des opérations de paye.

Tel qu'il est indiqué dans le protocole d'entente, SPRH est chargé de conserver une quantité suffisante d'information pour étayer et appuyer les opérations de paye dans les dossiers des employés. Toutefois, c'est à la direction d'INFC qu'il incombe de rendre des comptes sur les transactions liées à la paye. Ainsi, comme mentionné précédemment, nous encourageons la direction à continuer d'harmoniser ses politiques et ses procédures avec les initiatives pangouvernementales pertinentes afin de renforcer ses pratiques, par exemple en exigeant que des évaluations indépendantes de l'efficacité des mécanismes de contrôle en place au sein de SPRH soient effectuées advenant que de telles évaluations soient éventuellement requises des tiers fournisseurs de services fédéraux.