Vérification du cadre de responsabilisation en matière de gestion financière sous les aspects suivants : Le codage financier, La surveillance du budget de fonctionnement, La mise en œuvre du Plan d'action relatif à la politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures

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Phase de planification : novembre 2007

Phase d'exécution (travail sur place) : de décembre 2007 à janvier 2008

Date du rapport : le 3 mars 2008

Réponse de la direction : le 16 avril 2008

Déposé et approuvé par le Comité ministériel de vérification : le 19 juin 2008

Table des matières

Sommaire à l'intention de la direction

Dans le contexte du cadre de responsabilisation de gestion (CRG), les vérifications financières suivantes ont été choisies pour le présent exercice dans le cadre du plan global de vérification. Les principaux éléments du CRG (en particulier sous les rubriques « Gérance » et « Responsabilisation ») dressent la liste minimale, mais non exhaustive, des contrôles et des assertions qui permettront à INFC de répondre aux attentes en matière de rendement; ils sont également examinés à l'externe par les organismes centraux dans le cadre des évaluations du CRG.

L'objectif général de ces vérifications combinées était de fournir une assurance que les contrôles de gestion fondamentaux se rapportant au codage financier et à la surveillance du budget de fonctionnement sont adéquats et fonctionnent comme prévu. Elles avaient également pour objectif de fournir une assurance que les contrôles de gestion fondamentaux des instruments de délégation de pouvoirs se rapportant aux recommandations faites dans la vérification pilote menée par le Bureau du contrôleur général (vérification horizontale de la délégation des pouvoirs, phase 1, observations et recommandations – ébauche) sont adéquats et fonctionnent comme prévu. Le présent rapport inclut les constatations et les recommandations pour ces trois éléments de la gestion financière.

L'évaluation du caractère adéquat et de l'efficacité des contrôles de gestion fondamentaux a servi à déterminer si les objectifs de vérification énoncés ci-dessous ont été atteints.

  1. Les activités de codage financier permettent :
    • Le codage financier approprié du centre financier, du code d'autorisation et du compte du grand livre général;
    • le délai approprié du codage financier de la transaction;
    • l'exactitude du montant en dollars codé;
    • l'exhaustivité de toutes les transactions codées.
  2. Les procédures et contrôles de la surveillance du budget de fonctionnement sont conformes aux critères suivants :
    • des éléments probants montrent que les écarts importants par rapport au budget sont relevés, expliqués et consignés et que les explications fournies sont analysées de manière suffisante;
    • des éléments probants confirment que les personnes autorisées à exercer des responsabilités en matière d'établissement du budget participent aux décisions de modification des affectations budgétaires;
    • le rapport donnant les résultats réels par rapport aux montants budgétisés est consigné et les personnes qui exercent des pouvoirs et des responsabilités en matière d'établissement du budget peuvent le consulter périodiquement afin de faire un suivi de leur progression en matière de budget et de prévisions par rapport aux objectifs organisationnels et d'étayer les décisions qu'elles prennent, par exemple en matière de réaffectation des ressources;
    • des éléments probants indiquent que des rôles et responsabilités ont été documentés pour l'explication des écarts et qu'on y donne suite de manière appropriée;
    • des éléments probants indiquent qu'il existe des critères clairs pour ce qui est de l'utilisation des résultats des analyses d'écarts et des mesures prises à cet égard, c.-à-d. quand ou comment la direction décide de réaffecter des ressources pour faciliter la réalisation des objectifs ou des résultats à atteindre.
  3. Le plan d'action en réponse aux recommandations du BCG visant la politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et les procédures a été mis en œuvre et inclut ce qui suit :
    • établir des contrôles pour s'assurer que, lorsqu'un nouveau ministre est nommé, de nouveaux documents de délégation de pouvoirs financiers sont préparés le plus tôt possible afin qu'il les approuve;
    • réviser les instruments de délégation pour s'assurer que toutes les autorisations financières ministérielles sont prises en compte et déléguées à des postes précis;
    • élaborer des procédures écrites sur la délégation de pouvoirs financiers afin de fournir des directives supplémentaires au personnel et de renforcer les contrôles sur les pouvoirs délégués.
    • préparer des cartes de signature donnant les détails des genres de pouvoirs et de leur niveau ainsi que leurs limites;
    • élaborer des procédures écrites pour l'examen et la révision annuels des délégations de pouvoirs financiers;
    • réévaluer les contrôles de surveillance pour ce qui est de la conformité aux lois, politiques et autorisations touchant la gestion financière afin de s'assurer que la filière de présentation des rapports est claire et documentée, que les Finances exercent une surveillance continue et que cette surveillance est documentée.

Objectif 1 – Codage financier

Dans l'ensemble, la vérification n'a pas permis de déceler d'erreurs importantes pour les critères de vérification relatifs au codage financier. Elle a cependant permis de relever trois principaux secteurs de risque faible à modéré. Le premier se rapporte au classement approprié de ce qui constitue des immobilisations (en particulier le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures – SPGII, et les frais de développement) plutôt que des frais de fonctionnement. Durant tout l'exercice, ces opérations en capital ont été présentées comme des dépenses de fonctionnement. Bien que nous ayons constaté que du travail d'analyse et de correction du classement a été fait à la fin de l'exercice, l'importance des montants en dollars, la grande complexité des opérations et l'analyse documentée limitée ont entraîné la comptabilisation d'ajustements erronés. De plus, après la fin de l'exercice 2007, ce processus de classement et de codification est demeuré inchangé, ce qui expose INFC à des erreurs de codage de même nature.

Deuxièmement, la vérification a permis de déceler une insuffisance de la documentation et des procédures de contrôle entourant l'enregistrement des dépenses réelles au titre des subventions et contributions (S et C). Compte tenu de l'importance de ces opérations, il est essentiel que des procédures de contrôle efficaces soient en place. Le processus d'inscription des dépenses réelles est vital au soutien du report des S et C aux exercices ultérieurs ou au remboursement des avances de fonds si ces derniers ne sont pas dépensés. D'après les éléments probants obtenus, la vérification a permis de conclure que le codage des opérations comprises dans l'échantillon retenu pour lequel des fichiers Excel officieux provenant de partenaires d'exécution fédéraux (PEF) existaient, a été inscrit correctement dans le système financier. Néanmoins, les documents justificatifs eux-mêmes étaient de qualité limitée et rien n'indiquait qu'ils avaient été approuvés par les PEF. Ce problème indique une insuffisance de l'environnement de contrôle pour la constatation des dépenses réelles dans le système financier. Par conséquent, le risque global d'inexactitude est considéré comme étant modéré. Nous n'avons pas procédé à des confirmations auprès des PEF dans le contexte où nous avons présumé qu'on pouvait s'appuyer sur les procédures établies par ceux-ci.

Enfin, la vérification a permis de constater qu'il n'existe qu'un nombre limité de procédures et de directives détaillées sur l'usage approprié des codes financiers et les processus de communication entourant le classement initial, l'examen et, au besoin, les ajustements, tant pour les employés des Finances que pour ceux des autres services. Le classement des dépenses a une incidence sur la qualité des budgets et les rapprochements faits par la suite. Il est donc important que tous les employés concernés aient une idée claire de ce qu'ils doivent faire. Bien que la clarté limitée des procédures ait entraîné un certain mécontentement et des pertes d'efficacité à INFC, le risque d'inexactitude importante a été considéré comme faible compte tenu du volume relativement faible d'opérations et des activités informelles d'examen à posteriori. Néanmoins, si INFC adoptait des processus efficients, son personnel pourrait se concentrer sur des analyses ayant une plus grande valeur ajoutée.

Dans l'ensemble, nous avons déterminé que le risque associé au codage financier est modéré compte tenu de l'importance des S et C et des opérations portant sur les immobilisations dans les états financiers d'INFC.

Objectif 2 – Surveillance du budget de fonctionnement

La vérification a permis de relever qu'en général, le personnel est responsabilisé et s'efforce de surveiller le budget de fonctionnement. Cependant, nous avons constaté que la qualité et l'utilité des gabarits financiers et autres outils sont limitées compte tenu du fait qu'il faut améliorer l'exactitude et la pertinence de l'information et adopter une présentation plus conviviale pour les rapports. Ces pertes d'efficacité ont été aggravées par l'absence d'accès direct aux systèmes financiers. Par conséquent, beaucoup de temps a été consacré au processus mécanique de rapprochement consistant à vérifier les dépenses réelles et les prévisions, avec peu ou pas de documents explicatifs détaillés sur les écarts. Ces processus entraînent la création d'outils de rapports manuels et de rapprochements hors système afin de compenser les lacunes, ce qui laisse INFC exposé à un risque accru d'inexactitude, de pertes d'efficacité générales et de mauvaises décisions.

La vérification a également permis de constater qu'il n'existait aucun processus de communication officiel entre les responsables de centre financier et la direction concernant les analyses financières des dépenses réelles et les explications des écarts. On était incertain quant à l'efficacité ou l'utilité des analyses mensuelles des écarts fournies aux Finances. Ces limitations ont été atténuées indirectement par l'entremise des voies de communication fonctionnelles individuelles, ainsi que par les comités des acquisitions et des ressources humaines. Néanmoins, compte tenu de l'évolution du mandat et des répercussions non négligeables sur les fonctions de soutien, un plus grand nombre d'examens interfonctionnels et une intégration accrue sont nécessaires.

On communique au Comité exécutif de l'information financière consolidée et les questions clés au sujet des écarts lorsqu'on le juge nécessaire. Ces examens n'ont pas été faits périodiquement durant la période couverte par la vérification, car ils étaient considérés comme étant peu utiles étant donné que la mise en œuvre du mandat de l'exercice venait de débuter. Nous n'avons relevé aucun élément probant indiquant des préoccupations de l'absence possible de communication financière au niveau de la direction durant cette période.

Compte tenu de l'étendue limitée de la vérification de la surveillance du budget de fonctionnement, nous avons été informés que la communication de l'information connaît un accroissement significatif entre les mois de décembre et mars. Il importe cependant de noter que l'impact de cette information financière et la compréhension du processus ont été limités par le fait qu'INFC est une organisation de taille relativement petite, ne comportant qu'un petit nombre de niveaux hiérarchiques, ce qui permet aux gestionnaires d'intervenir directement à tous les niveaux. Cependant, si l'on ne dispose pas de processus établis pour analyser régulièrement l'information financière et connaître les processus de préparation des rapports à tous les niveaux, il existe un risque que les décisions soient prises de manière isolée et que les solutions ne soient pas intégrées. De plus, les examens menés par la direction permettraient de renforcer le cadre de responsabilisation grâce à la visibilité et à la transparence de l'information ainsi qu'à l'engagement envers le processus de communication de l'information.

Les problèmes ci-dessus sont également aggravés par l'évolution de la structure de l'organisation, la présence de personnel nouvellement recruté et le fort taux de roulement du personnel et, dans ce contexte où des contrôles de gestion rigoureux sont nécessaires, la vérification a permis de conclure qu'il existe un risque modéré pour ce qui est de l'accomplissement de la tâche de surveillance du budget de fonctionnement.

Objectif 3 – Mise en œuvre du Plan d'action relatif àla Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures

La vérification de la mise en œuvre du plan d'action en réponse aux recommandations du BCG a permis de constater qu'INFC s'est en grande partie acquitté de ses engagements au niveau global. Cependant, nous avons conclu que les détails plus précis et les processus de contrôle à valeur ajoutée identifiables devraient être davantage élaborés et documentés. Bien que le risque soit considéré comme faible pour INFC, il demeure important de continuer à définir des procédures de base afin d'instaurer un milieu de travail efficient et de favoriser la satisfaction des employés.

Opinion du vérificateur

À notre avis, il existe chez INFC des problèmes de gravité moyenne auxquels la direction doit porter attention. Compte tenu de la situation actuelle de fort roulement du personnel, de l'évolution continue du mandat du Ministère et de la clarté limitée de la documentation des procédures, des rôles et des responsabilités ainsi que des canaux de communication, les rapports financiers et les analyses préparés dans l'organisation sont exposés à des risques. Nous présumons néanmoins que le risque est modéré compte tenu du fait qu'il est atténué par les procédures de compensation informelles adoptées pour la circonstance et la structure organisationnelle relativement horizontale qui favorise la participation active. De plus, bien qu'aucune vérification n'ait été faite, nous présumons que l'on peut s'appuyer sur les PEF, qui sont des organisations gouvernementales bien établies ayant par conséquent des cadres de contrôle généralement adéquats.

Énoncé d'assurance/fiabilité

Selon notre jugement professionnel en tant que vérificateurs, les procédés de vérification effectués de façon à se conformer à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et les éléments probants assemblés sont appropriés et suffisants pour appuyer l'exactitude des conclusions énoncées dans ce rapport de vérification. Des critères ont été élaborés afin de servir de cadre pour évaluer la mesure dans laquelle le cadre de contrôle de gestion (CCG) relatif au codage financier, à la surveillance du budget de fonctionnement et à la mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures répondaient aux objectifs de vérification. Les critères de vérification étaient fondés sur les catégories « Gérance » et « Responsabilisation » du CRG et le chef de la vérification interne les a examinés et approuvés avant que le plan de vérification ne soit mis à exécution. Par conséquent, les éléments probants recueillis procurent à la haute direction une assurance raisonnable quant à l'exactitude des conclusions tirées de cette vérification.

Principales recommandations

Afin d'aider INFC à améliorer son cadre de contrôle de gestion (CCG) relatif au codage financier, à la surveillance du budget de fonctionnement et à la mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures, nous présentons les recommandations clés suivantes au sujet de nos principales constatations. Toutes les recommandations faites à la suite de cette vérification sont présentées dans l'ensemble du rapport immédiatement après chaque section pertinente. Elles sont également regroupées dans un tableau présenté dans l'annexe A.

Codage financier

  • Les Finances d'INFC devraient revoir les processus relatifs à l'application et à la compréhension, par les Finances, de la « Politique sur la classification et codage des opérations financières » et de la « Norme comptable 3.1 – Immobilisations » du CT.
  • Les Finances d'INFC devraient s'assurer qu'un processus efficace de communication et de surveillance est établi pour la mise en œuvre de la « Politique sur la classification et codage des opérations financières » et de la « Norme comptable 3.1 – Immobilisations » du CT par les Finances, les gestionnaires de centre financier et le personnel administratif. Ce processus devrait comprendre de la formation et des mécanismes de contrôle pour permettre l'attestation de sa mise en œuvre continue et efficace.
  • De concert avec la Direction générale des opérations des programmes, les Finances d'INFC devraient analyser les dispositions actuelles des protocoles d'entente avec les PEF afin de s'assurer que ces dispositions sont suffisamment claires pour déterminer ce qui constitue une présentation financière valable, en temps opportun, complète et précise.
  • La Division des finances et de l'administration d'INFC devrait élaborer des descriptions complètes des rôles et des responsabilités liés à chaque activité. De pair avec ces précisions, les Finances d'INFC devraient voir à mettre en place et à documenter des procédures officielles afin de surveiller la conformité et la compréhension de ces rôles et responsabilités.

Surveillance du budget de fonctionnement

  • De concert avec les responsables des centres financiers, les Finances d'INFC devraient diriger un examen afin de connaître l'ensemble des exigences en matière de rapports financiers des utilisateurs en finances et en dehors des finances, et de mettre au point un rapport qui constituera une utilisation plus efficace du temps des personnes qui participent à la gestion courante des activités financières.
  • Les Finances d'INFC devraient revoir le processus de cueillette, d'analyse et de communication mensuelle des écarts budgétaires au Comité exécutif et aux responsables de centre financier afin de renforcer la visibilité de ces plans d'action en matière de finances ainsi que l'engagement par rapport à ces plans.

Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures

Les Finances d'INFC devraient continuer de renforcer leurs directives touchant les politiques et procédures de délégation de pouvoirs de signature et donner des précisions supplémentaires pour ce qui est des contrôles ou procédures, ce qui assurerait la conformité. Si les attentes sont explicites dès le départ, elles seront mieux comprises par leurs utilisateurs et la démarche très précise à suivre assurera que les écarts seront relevés en temps opportun, ce qui permettra de prendre des mesures correctives.

Signature de la Chef de la vérification interne

Yolande Andrews
Yolande Andrews - Chef de la vérification interne

1.0 Contexte

Plan triennal de vérification interne

Le plan de vérification interne triennal qui a été approuvé par le comité de vérification du Ministère lors de sa réunion du 15 juin 2007 prévoit qu'une vérification de plusieurs éléments du cadre de gestion financière et de responsabilisation d'INFC doit être effectuée tous les ans. Deux vérifications portant sur la catégorie « Gérance » ont donc été planifiées durant l'exercice 2007 relativement au codage financier et à la surveillance du budget de fonctionnement.

Parallèlement à ces vérifications et compte tenu de l'étendue comparable des activités de traitement, les travaux sur place de ces deux vérifications ont inclus l'évaluation de la Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures. Ce plan d'action a été élaboré en réponse aux recommandations de la vérification horizontale de la délégation des pouvoirs, phase pilote, menée par le BCG à l'automne 2006.

Détails des états financiers

À titre de ministère relativement nouveau, durant l'exercice terminé le 31 mars 2007, Infrastructure Canada s'est beaucoup appuyé sur le soutien interministériel, en particulier d'Industrie Canada, pour une part importante du traitement de ses opérations financières. L'entente entre les deux ministères incluait du soutien immédiat pour les activités de passation de marchés, le paiement des factures (article 33) et l'utilisation de son système et de ses outils de rapports financiers. Après la période de vérification pour l'exercice terminé le 31 mars 2007, un nouveau protocole d'entente a été signé, aux termes duquel INFC a pris en charge la majorité des responsabilités financières. Le seul aspect sous lequel INFC reçoit encore de l'aide est son utilisation du système de gestion financière d'IC, qui se poursuit.

Les états financiers non vérifiés d'INFC pour l'exercice terminé le 31 mars 2007 montrent ce qui suit :

  • 1,46 milliard de dollars au titre des résultats d'exploitation nets, y compris :
    • 1,43 milliard en paiements de transfert
    • 17,2 millions en salaires et charges sociales
    • 18,7 millions en dépenses d'entretien et de fonctionnement
  • 56,3 millions comme total de l'actif
  • (10,3 millions) d'avoir du Canada.

Durant l'exercice 2007, l'équipe des Finances, formée de six équivalents temps plein, a fourni les directives financières pour toutes les activités de budgétisation, de rapports et de traitement. INFC ne dispose pas d'un budget de services votés. Par conséquent, tous les ans, une nouvelle demande de financement justifiant l'ensemble du plan financier doit être soumise pour approbation. La difficulté de cette tâche est compliquée par les changements que subit continuellement l'organisation.

2.0 Objectifs de la vérification, étendue et approche

2.1 Objectifs de vérification

L'objectif général de ces vérifications combinées était de fournir l'assurance que les contrôles de gestion fondamentaux relatifs au codage financier et à la surveillance du budget de fonctionnement sont adéquats et fonctionnent comme prévu. Elles avaient également pour objectif de fournir une assurance que les contrôles de gestion fondamentaux entourant la Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures qui se rapportent aux recommandations faites dans la vérification pilote (vérification horizontale de la délégation des pouvoirs, phase 1, observations et recommandations – ébauche réalisée par le BCG) sont adéquats et fonctionnent comme prévu. Le présent rapport inclut les constatations et les recommandations pour ces trois éléments de la gestion financière.

Contrôles de gestion fondamentaux

Le Cadre des contrôles de gestion fondamentaux du Conseil du Trésor, qui est actuellement au stade d'ébauche au Bureau du contrôleur général, est l'un des documents de base visant à établir un cadre global pour s'assurer que des vérifications d'assurance pertinentes des contrôles de gestion fondamentaux seront effectuées. Ce cadre tente de circonscrire une liste minimale mais non exhaustive de contrôles « fondamentaux » et de critères de vérification connexes qui permettent la réalisation des attentes en matière de rendement (ainsi qu'elles sont énoncées dans le CRG). Bien que ce cadre de contrôle englobe l'ensemble de l'environnement de contrôle, les contrôles de base et les critères de vérification décrits pour les indicateurs « Gérance » et « Responsabilisation » sont utilisés en tant que critères clés et lignes directrices pour les besoins de la vérification. Plus particulièrement :

  • Gérance-10 – « Les opérations sont codées et comptabilisées avec exactitude et en temps opportun afin de permettre un traitement exact et rapide de l'information. »
  • Gérance-15 – « Des examens sont effectués pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers entre les plans et les résultats réels. »
  • Responsabilisation-1 – « Les autorisations, les responsabilités et les obligations de rendre compte sont claires et communiquées. »

Ces contrôles de base représentent des pratiques et procédures de gestion financière raisonnables et sont donc un bon niveau de référence pour l'évaluation.

Codage financier

Il est important de fournir une assurance sur la cohérence et la présentation fidèle du codage financier parce que l'exactitude du codage financier a un lien direct avec l'intégrité de tous les états et rapports financiers, ainsi qu'avec la confiance envers la gestion financière en général. L'exactitude du codage permet une analyse efficace des activités et la prise de décisions en temps opportun pour ce qui est des affectations budgétaires. Elle est également importante pour la présentation fidèle de la situation financière du Ministère.

Le principal objectif de la vérification consistait à examiner le caractère adéquat et l'efficacité des contrôles de gestion fondamentaux, à les vérifier et à exprimer une opinion à leur sujet.

Les critères de vérification et les assertions étaient fondées sur :

  1. le codage financier approprié du centre financier, du code d'autorisation et du compte du grand livre général;
  2. le délai approprié du codage financier de la transaction;
  3. l'exactitude du montant en dollars codé;
  4. l'exhaustivité de toutes les transactions codées.

Surveillance du budget de fonctionnement

Il est important de fournir une assurance quant au caractère adéquat et à l'efficacité des contrôles internes définis et des activités de gestion financière pour ce qui est de la surveillance du budget de fonctionnement parce qu'on fait ainsi en sorte que la direction :

  • ait un point de référence par rapport auquel elle peut analyser la progression des dépenses d'exploitation;
  • ait une idée plus précise de l'explication des écarts – modifications de la portée d'un projet, difficultés de planification, etc. – et prévoie des mesures correctives au besoin;
  • ait la possibilité de revoir les priorités en matière de financement et les modifications;
  • démontre une gestion efficace de la trésorerie au Ministère et dans tout le gouvernement.

Le principal objectif de la vérification consistait à examiner le caractère adéquat et l'efficacité du cadre de contrôle de gestion en ce qui touche la surveillance du budget de fonctionnement, à le vérifier et à exprimer une opinion à son sujet; les paiements de transfert étaient exclus du périmètre de la vérification.

Les critères de vérification et les assertions étaient fondés sur les points suivants :

  1. des éléments probants montrant que les écarts importants par rapport au budget sont relevés, expliqués et consignés et que les explications fournies sont analysées de manière suffisante;
  2. des éléments probants confirmant que les personnes autorisées à exercer des responsabilités en matière budgétaire participent aux décisions de modification des affectations budgétaires;
  3. le rapport donnant les résultats réels par rapport aux montants budgétisés est consigné et les personnes qui exercent des pouvoirs et des responsabilités en matière budgétaire peuvent le consulter périodiquement afin de faire un suivi de leur progression en matière de budget et de prévisions par rapport aux objectifs organisationnels et d'étayer les décisions qu'elles prennent, par exemple en matière de réaffectation des ressources;
  4. des éléments probants indiquent que des rôles et responsabilités ont été documentés pour l'explication des écarts et qu'on y donne suite de manière appropriée;
  5. des éléments probants indiquent qu'il existe des critères clairs pour ce qui est de l'utilisation des résultats des analyses d'écarts et des mesures prises à cet égard, c.-à-d. quand ou comment la direction décide de réaffecter des ressources pour faciliter la réalisation des objectifs ou des résultats à atteindre.

Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures

Le principal objectif de cette vérification supplémentaire consistait à examiner le caractère adéquat et l'efficacité des contrôles de gestion fondamentaux relatifs aux instruments de délégation de pouvoirs en fonction des lacunes relevées dans la vérification pilote du BCG, à les vérifier et à émettre une opinion à cet égard.

Les critères de vérification et les assertions étaient basés sur les recommandations formulées dans la vérification horizontale de la délégation des pouvoirs, phase 1, observations et recommandations – ébauche. Ce sont les suivants :

  1. établir des contrôles pour s'assurer que, lorsqu'un nouveau ministre est nommé, de nouveaux documents de délégation de pouvoirs financiers sont préparés le plus tôt possible afin qu'il les approuve;
  2. réviser les instruments de délégation pour s'assurer que toutes les autorisations financières ministérielles sont prises en compte et déléguées à des postes précis;
  3. élaborer des procédures écrites sur la délégation de pouvoirs financiers afin de fournir des directives supplémentaires au personnel et de renforcer les contrôles sur les pouvoirs délégués;
  4. préparer des cartes de signature donnant les détails des types de pouvoirs et de leur niveau ainsi que de leurs limites;
  5. élaborer des procédures écrites pour l'examen et la révision annuels des délégations de pouvoirs financiers;
  6. réévaluer les contrôles de surveillance pour ce qui est de la conformité aux lois, politiques et autorisations touchant la gestion financière afin de s'assurer que la filière de présentation des rapports est claire et documentée, que les Finances exercent une surveillance continue et que cette surveillance est effectuée et documentée.

2.2 Portée de la vérification

2.2.1 Codage financier

L'étendue de notre évaluation du caractère adéquat et de l'efficacité des contrôles de gestion fondamentaux en matière de codage financier englobait un examen des opérations financières de tous les paiements de transfert (subventions et contributions) et des activités de fonctionnement et entretien se rapportant à l'exercice 2006-2007. Des examens appropriés des opérations de la période du 1er avril 2007 au 31 mai 2007 ont également été inclus dans l'analyse des activités subséquentes pertinentes concernant l'exercice 2006-2007.

Aspects exclus

  • L'étendue de cette vérification n'a pas inclus l'expression d'une opinion d'assurance en matière de passation de marchés et du processus d'autorisation de l'embauche. Néanmoins, ainsi que nous l'avons relevé, toute question importante qui est apparue à l'extérieur du périmètre de la vérification est mentionnée à titre d'information seulement.
  • L'entendue de la vérification a également exclu toute évaluation du système financier (Système intégré de gestion financière), de ses contrôles et de sa structure. Les vérificateurs se sont appuyés sur les données du système financier et les rapports automatisés.
  • Les responsabilités des tiers telles que le suivi financier et les rapports préparés par les PEF n'ont pas été couverts dans cette vérification interne.

2.2.2 Surveillance du budget de fonctionnement

L'étendue de notre évaluation du caractère adéquat et de l'efficacité des contrôles de gestion fondamentaux en matière de surveillance du budget de fonctionnement a englobé un examen des principales activités de surveillance du budget pour toutes les opérations et fonctions, pour la partie de l'exercice 2007-2008 comprise entre le 1er avril 2007 et le 31 octobre 2007. Il n'était guère utile de vérifier le cadre des contrôles fondamentaux avant cet intervalle, car la direction était au courant des lacunes et procédait aux révisions en conséquence.

2.2.3 Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures

La vérification supplémentaire ne visait pas à émettre une opinion complète sur le caractère adéquat et l'efficacité des contrôles de gestion fondamentaux en matière de délégation de pouvoirs. Elle était spécifiquement axée sur le caractère adéquat et l'efficacité des contrôles de gestion fondamentaux qui ont été mis en place dans le cadre du plan d'action adopté par la direction (la mise en œuvre s'est échelonnée de mai 2007 à octobre 2007). Étant donné que des modifications limitées ont été apportées à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel dans le plan d'action de la direction, l'étendue de la vérification a également inclus une évaluation relative aux articles 32 et 34 de la LEFP pour l'exercice terminé le 31 mars 2007.

La portée de cette vérification a également été déterminée en s'appuyant sur l'opinion et les recommandations de la vérification pilote du BCG, phase 1. On a donc revu l'ensemble du cadre des contrôles de gestion pour les délégations de pouvoirs uniquement afin d'assurer le contexte approprié pour les éléments du plan d'action proposé.

Calendrier de planification pour les trois vérifications

La phase de planification a été exécutée en novembre 2007. Elle a été suivie par la phase d'exécution, de décembre 2007 à janvier 2008. Le rapport provisoire a été terminé le 20 février 2008.

2.3 Stratégie de vérification

2.3.1 Étude préparatoire et cueillette d'information

Des assemblées générales ont été tenues avec des parties intéressées et des responsables de processus clés au sujet des principales activités de processus et des secteurs de risque. La phase de la vérification préliminaire a consisté à mener et compléter les tâches suivantes :

  • Examen de la documentation relative aux états financiers et à la balance de vérification;
  • Examen des politiques et de la gouvernance;
  • Entrevues;
  • Documentation des principales activités d'exécution de processus;
  • Documentation des observations préliminaires et des secteurs de risque.

2.3.2 Phase de l'exécution

Durant la phase de l'exécution de la vérification, nous avons procédé à des sondages sur un échantillon représentatif d'opérations portant sur les frais de fonctionnement et d'entretien et les subventions et contributions. Un questionnaire de vérification portant sur la surveillance du budget de fonctionnement et le codage financier a été mis au point. Nous avons procédé à des entrevues auprès de 13 personnes de différents niveaux au sein d'INFC à l'aide de ce questionnaire. De plus, des réunions de suivi et des examens de la documentation ont été entrepris pour évaluer les secteurs qu'on a jugés devoir vérifier de manière plus approfondie durant la vérification préliminaire. Les résultats cumulatifs des sondages de la vérification préliminaire et de la phase d'exécution sont présentés en détail à la prochaine section, Constatations et recommandations.

3.0 Constatations et conclusions

Ainsi que nous l'avons indiqué précédemment, la vérification combinée nous a permis d'évaluer le caractère adéquat des contrôles de gestion fondamentaux des catégories Gérance et Responsabilisation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) en fonction des critères et des assertions clés établis pour le codage financier, la surveillance du budget de fonctionnement et la Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures. Nous avons observé ce qui suit.

3.1 Codage financier

Les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis pour l'exercice terminé le 31 mars 2007 ont consisté à :

  • Sélectionner un échantillon de 50 opérations touchant les frais de fonctionnement et d'entretien (F et E) tirées du Système intégré de gestion financière (SIGF), représentant 23 % des dépenses de F et E en dollars, et examiner tous les documents justificatifs pertinents;
  • Sélectionner un échantillon de 21 opérations touchant les subventions et contributions (S et C) tirées du SIGF, représentant 25 % des dépenses de S et C en dollars, et examiner tous les documents justificatifs pertinents;
  • Examiner les détails de toutes les pièces de journal de l'exercice vérifié;
  • Examiner les détails de toutes les pièces de journal des deux premiers mois de l'exercice suivant;
  • Examiner les états financiers non vérifiés et la balance de vérification pour l'exercice terminé le 31 mars 2007;
  • Interviewer 13 employés d'INFC de divers niveaux en dehors de la Division des Finances;
  • Interviewer sept employés d'INFC de divers niveaux au sein de la Division des Finances.

3.1.1 Caractère approprié des centres financiers, des codes d'autorisation, des comptes du grand livre général et autres

INFC utilisait et utilise toujours le système d'information financière et de production de rapports géré par Industrie Canada (IC). Le Ministère utilise la structure de codage définie dans la Politique sur la classification et codage des opérations financières du Conseil du Trésor. Cette politique comprend essentiellement six principaux éléments de codage :

  • Code de ministère ou d'organisme ou code d'organisation (qui désigne un ministère distinct responsable de la légitimité, de la précision et de l'exhaustivité de ses opérations);
  • Compte de rapports financiers (utilisé pour la comptabilité d'exercice et donnant le classement pertinent pour l'actif, le passif, les produits, les charges et l'avoir du Canada dans le grand livre général);
  • Code d'autorisation (utilisé pour la reddition de comptes et les rapports des Comptes publics selon des crédits précis – charges, produits et autorisations de dépenses ne nécessitant pas de crédits parlementaires);
  • Niveau d'activité de programme (correspondant aux objectifs généraux des programmes gouvernementaux);
  • Codes d'article (qui indiquent le genre de ressources acquises, p. ex. les subventions et contributions)
  • Code de type d'opération (qui indique les opérations qui sont internes ou externes pour l'entité comptable du gouvernement du Canada).

Après discussion avec les Finances d'INFC et le personnel de soutien du SIGF, nous avons convenu qu'il existe une application définie de plusieurs éléments de codage, qui n'exigent pas des entrées manuelles fréquentes pour chaque opération et qui ne peuvent être surclassés sans examen de la part d'Industrie Canada et des Finances d'INFC. Ces applications sont en général revues plusieurs fois l'an et permettent d'atténuer les erreurs de codage en réduisant le nombre de choix de classement manuel possibles et la nécessité pour les utilisateurs d'entrer des valeurs. Compte tenu de ce risque réduit, la vérification a été particulièrement axée sur les éléments de codage pour le code d'organisation, le compte de rapports financiers, le niveau d'activité de programme et le code d'article, qui exigent que l'utilisateur fasse preuve de jugement lorsqu'il entre des opérations et établit des applications. La vérification a également été axée sur l'utilisation d'affectations de commandes internes qui ont été établies expressément pour INFC afin de permettre une plus grande visibilité parmi plusieurs groupements de subventions et contributions.

Durant l'exercice 2007, on comptait généralement trois paliers de saisie et d'examen du codage financier. Le premier était celui du responsable de centre financier, qui établit le compte du grand livre général, le centre financier et le code d'autorisation. Les Finances d'INFC procèdent ensuite à un examen sur réception de la facture. Le troisième examen est effectué par les Services financiers d'IC ou par Contrats et gestion du matériel, selon le stade de l'opération (c.-à-d. demande de bon de commande ou paiement de facture).

3.1.1 Constatations
Absence d'éléments probants à l'appui (factures)

Premièrement, pour l'ensemble de l'échantillon, l'équipe de vérification a été incapable de trouver l'original ou le double de neuf opérations sur 50, qui auraient dû être conservées au dossier par IC pour étayer leur approbation aux termes de l'article 33. Étant donné qu'il n'existait pas de directive officielle pour la procédure de conservation de documents, ni les Finances d'INFC ni le responsable financier n'ont conservé de double. Ceci peut être en partie dû au moment choisi pour la vérification, qui a eu lieu durant la période de transition des responsabilités financières d'IC à INFC. Les dossiers et la structure de classement auparavant utilisés par IC venaient tout juste d'être reçus et le tout était à diverses étapes du classement ou de la structuration des documents. Néanmoins, cette observation est importante, non seulement en raison de l'absence possible de piste de vérification, si une vérification externe devait avoir lieu, mais aussi parce que cette lacune met en lumière la nécessité d'une plus grande rigueur dans le processus de documentation. Cette information sur l'opération fournit des éléments probants pour l'application des articles 33 et 34 ainsi que sur le caractère approprié du codage pour la nature du travail, la rapidité de la réception et l'annulation du paiement et constitue par conséquent un élément clé pour prouver qu'INFC s'est acquitté de sa fonction de gérance.

Nécessité de continuer à renforcer le processus de classement des dépenses : F et E d'une part, et immobilisations d'autre part

Le plus important problème de codage financier avait trait au classement approprié de ce qui constitue des immobilisations, en particulier le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII) et les frais de développement, plutôt que des frais de fonctionnement. Nous avons observé que, durant tout l'exercice 2007 et les exercices antérieurs, tous les paiements relatifs à des marchés de matériel informatique et de logiciels ont été comptabilisés comme des frais de fonctionnement d'un centre financier plutôt que comme des acquisitions d'immobilisations. À la fin de l'exercice, beaucoup de temps a été consacré au reclassement de ces opérations. Néanmoins, et en dépit du manque de détail dans la documentation, un examen des reclassements effectués en fin d'exercice indique que certains d'entre eux étaient erronés (sous-estimation de 150 000 $ des dépenses d'experts en TI). Étant donné la grande complexité, tant en termes de volume que de par la nature de ce genre d'activités de projets (qui comportent de la main-d'œuvre interne, de la maintenance, des licences, du travail de développement ainsi que des acquisitions d'actifs corporels à long terme), le fait d'attendre à la fin de l'exercice pour procéder au reclassement comporte un certain risque inhérent d'inexactitude.

Il est à noter que les vérificateurs ont eu beaucoup de difficulté à rapprocher les dépenses totales engagées durant l'exercice 2007, notamment parce que les opérations semblent être fondées sur des estimations de régularisations pour l'exercice plutôt que sur les dépenses réelles et que les détails des pièces de journal ne sont pas corroborés. Bien qu'il soit acceptable en comptabilité d'inscrire aux livres la valeur des actifs selon une régularisation fondée sur une estimation, il est important que cette dernière soit documentée et qu'on procède à un rapprochement pour s'assurer que les ajustements d'une année sur l'autre sont faits correctement. Or, les vérificateurs n'ont trouvé que peu d'éléments probants en ce sens.

De plus, et bien qu'elles n'aient pas d'impact sur les mouvements de trésorerie, les acquisitions d'immobilisations ont un effet sur la situation financière d'INFC. Aux termes de la politique « Approbation des projets » du Conseil du Trésor, tous les projets de plus d'un million de dollars doivent faire l'objet d'une approbation préalable, notamment les acquisitions d'immobilisations en raison de leur nature à long terme et de leur impact sur la situation financière d'INFC. Par conséquent, même si INFC ne mène pas d'importantes activités de cette nature, il est nécessaire de suivre dès le départ des procédures claires et complètes afin qu'on procède tôt à l'identification et à l'analyse. Sinon, il est possible de contourner la délégation de pouvoirs décisionnels lorsque les immobilisations sont acquises initialement à même le budget de fonctionnement.

Utilisation de classements généraux aux comptes du G/L pour les frais de F et E

Un problème de codage commun a été relevé pour ce qui est de la sélection du classement aux comptes du G/L. On a souvent choisi un classement générique tel que « Consultants en gestion »; cependant, dans plusieurs cas, un classement plus descriptif existait. Mentionnons, par exemple, le classement du soutien réseau par opposition aux demandes de conseils ponctuels, qu'on peut distinguer du point de vue de l'exploitation comme une activité très précise et qu'il est donc utile de comptabiliser à part. L'impression qui se dégage de l'échantillon d'employés que nous avons interviewés est qu'en général, ils ne comprennent pas la définition des codes et ne les appliquent pas de manière uniforme, et que l'interprétation diffère aux Finances et chez les responsables de centre financier. Parmi l'échantillon d'employés sélectionnés, pratiquement aucun des responsables de centre financier ou des administrateurs n'a reçu de formation. Or, à l'exception des cours de finances, il n'existe pratiquement pas de formation pertinente. Malgré cela, toutes les personnes interviewées ont déclaré qu'elles voulaient être pleinement responsables de l'exactitude du codage financier et qu'elles croyaient qu'il s'agissait d'une exigence de base pour la compréhension des activités de l'entité.

Lacunes des directives sur les procédures et manque de clarté des rôles et des responsabilités

Cette observation de vérification fondée sur l'examen des pièces de journal est liée au nombre d'écritures de correction entraînées par des problèmes de codage. Les entrevues menées par les vérificateurs et l'examen des détails à l'appui ont montré que ce grand nombre d'écritures est principalement lié à un apprentissage continu de l'interprétation du classement au grand livre et de la nature du travail. Bon nombre d'employés interviewés, tant des Finances que d'autres services, se sont dit préoccupés par le manque d'uniformité de l'interprétation et l'absence de lignes directrices relatives au codage de certaines opérations. Cette situation a souvent rendu nécessaires des ajustements a posteriori. Bien que ces écritures de correction décelées lors d'examens menés par les responsables de centre financier et les Finances d'INFC semblent constituer des contrôles compensatoires, cette manière de faire pourrait n'être efficace qu'à condition que la taille de l'organisation soit relativement petite et qu'il soit encore possible et efficace de faire un examen manuel détaillé d'un faible volume d'opérations.

En général, les procédures ne sont pas suffisamment détaillées pour chaque activité financière (p. ex. la saisie des demandes de remboursement de frais de déplacement ou la réaffectation des comptes d'attente des S et C), la formation et les directives de transition sont limitées et le roulement du personnel est important, ce qui s'est traduit par une certaine vulnérabilité de la fonction financière durant la période vérifiée. Les vérificateurs ont demandé à consulter la documentation relative aux procédures; la clarté et l'exhaustivité de l'information reçue étaient limitées. Il existait de nombreuses listes de référence distinctes (par exemple une liste des responsables de centre financier ou des définitions des codes de société) ou encore des procédures autodocumentées, mais pas de document maître ou de responsable central.

De plus, d'après les entrevues, il était apparent que les équipes des Finances et des Contrats et de la gestion du matériel étaient dans l'incertitude quant à leurs rôles et responsabilités respectifs. Nous avons noté une certaine redondance des efforts : les services des Contrats et des Finances examinent tous deux le codage financier à différentes étapes du cycle de traitement. Cette situation a quelquefois entraîné des classements de codage différents et de la confusion pour les clients. De même, nous avons relevé des lacunes du processus de contrôle : les Finances croyaient que les Contrats avaient validé l'information sur les centres financiers alors qu'ils ne l'avaient pas toujours fait ou qu'ils croyaient que ce rôle leur revenait.

Nécessité d'une communication accrue entre le personnel des Finances et celui des autres services

La nécessité d'une communication plus fréquente et plus claire au sujet des opérations financières et des activités financières en général a été au centre de toutes les discussions avec les employés n'exerçant pas de responsabilités financières. Le nombre de modifications apportées à la classification de codage entre le lancement de l'opération par le responsable de centre financier et la saisie dans le système financier, sans consultation du gestionnaire responsable, est l'une des sources de mécontentement. Tant pour l'apprentissage futur que pour des raisons de clarté, un dialogue dès le départ est nécessaire entre les Finances et les responsables de centre financier car certaines activités ne sont pas simples et exigent une connaissance du secteur d'activités. Ce dialogue éliminera le temps consacré à des rapprochements inutiles et à des discussions a posteriori. Nous reviendrons sur ce point dans nos constatations sous la rubrique Surveillance du budget de fonctionnement.

3.1.1 Recommandations de la section 3.1.1
  1. Afin de démontrer une gérance financière appropriée et de maintenir une base de données historiques pour analyse future, les Finances d'INFC devraient établir des directives pour toutes les activités de traitement d'opérations, y compris les processus de documentation pertinents.
  2. La Division des finances et de l'administration d'INFC devrait élaborer des descriptions complètes des rôles et des responsabilités liés à chaque activité. De pair avec ces précisions, les Finances d'INFC devraient voir à mettre en place et documenter des procédures officielles afin de surveiller la conformité et la compréhension de ces rôles et responsabilités.
  3. Les Finances d'INFC devraient revoir les processus entourant la connaissance et l'application par les Finances de la Politique sur la classification et codage des opérations financières du Conseil du Trésor et la Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations.
  4. Les Finances d'INFC devraient s'assurer qu'il existe un processus de communication et de surveillance efficace pour la mise en œuvre de la Politique sur la classification et codage des opérations financières du Conseil du Trésor et la Norme comptable 3.1 du Conseil du Trésor – Immobilisations par les Finances, les responsables de centre financier et le personnel administratif. Ce processus devrait inclure à la fois de la formation et des mécanismes de contrôle permettant d'attester que la mise en œuvre continue d'être efficace.
Réponses de la direction de la section 3.1.1

  1. INFC reconnaît la nécessité d'améliorer la documentation des procédures et des lignes directrices comptables destinées au traitement des opérations. Les Finances entreprendront l'examen, la révision et la documentation de toutes les politiques, procédures et lignes directrices comptables requises en 2008-2009. Sous réserve de la disponibilité de fonds dans le budget de fonctionnement, le travail sera effectué dans le cadre d'un contrat de services professionnels, à l'aide de ressources qui possèdent une expérience spécialisée des systèmes et contrôles financiers, comptables et administratifs du gouvernement fédéral. Le projet produira un ensemble de politiques, de procédures et de lignes directrices qui auront été mises à jour et entièrement documentées. Le résultat permettra d'améliorer la qualité, la précision, l'uniformité et l'efficacité des pratiques relatives aux opérations financières, ainsi que de faciliter la formation et l'orientation offertes aux nouveaux employés des services financiers.

    Échéancier – De mai à décembre 2008

  2. Les rôles et les responsabilités propres aux activités seront examinés et mis au point parallèlement avec l'achèvement des principales activités de dotation des Finances, la mise en œuvre d'un ensemble révisé de politiques et de procédures financières et administratives, et d'un nouveau plan des ressources humaines (RH).

    Finances et Administration prendront les mesures suivantes :

    1. doter le poste de [chef, Opérations comptables] (avril 2008);
    2. examiner, réviser et documenter toutes les politiques, procédures et lignes directrices comptables requises (décembre 2008);
    3. élaborer et mettre en œuvre un nouveau plan des ressources humaines (mars 2009).

    Échéancier – D'avril 2008 à mars 2009

  3. Les Finances prévoient examiner, réviser et documenter toutes les politiques, procédures et lignes directrices comptables requises en 2008-2009. Dans le cadre de ce projet, on fournira des procédures et des documents d'orientation appropriés au personnel des Finances relativement à la classification, au codage, et au traitement, adéquats des opérations en immobilisations.

    Échéancier – De mai à décembre 2008

  4. Les procédures de communication, de mise en œuvre et de contrôle seront examinées et établies parallèlement avec l'élaboration et l'approbation de procédures et de documents d'orientation révisés sur les immobilisations. Les exigences en matière de formation et de communication pour les nouvelles politiques et procédures seront abordées pendant l'élaboration du plan de communication pour l'ensemble renouvelé de politiques et de procédures.

    Échéancier – De septembre à mars 2008

    Les questions seront également abordées dans les plans d'apprentissage personnels (PAP) des membres clés du personnel des Finances. Les Finances fourniront aux gestionnaires de centre financier et au personnel administratif une orientation propre au programme sur les politiques et les procédures applicables en matière d'immobilisations.

    Échéancier – Printemps 2008

3.1.2 Rapidité du paiement de l'opération

La Politique sur les demandes de paiement et paiement à la date d'échéance du Conseil du Trésor prévoit en général que les paiements doivent être faits comme le prévoient, dans le contrat, les modalités de paiements normalisées, soit 30 jours à compter de la date de réception d'une facture ou d'acceptation des marchandises ou des services, la dernière de ces éventualités étant retenue.

On constate lors de l'examen des procédures financières que plusieurs dates sont estampillées sur chaque opération ou facture, notamment celle de sa réception par le responsable de centre financier et celle de sa réception aux Finances d'INFC. Habituellement, les factures sont d'abord envoyées au responsable de centre financier afin qu'il puisse vérifier les charges, entrer le codage financer et apposer l'attestation aux termes de l'article 34. Les documents sont ensuite envoyés aux Finances, où l'on effectue un examen du codage et de la délégation de pouvoirs de signature. En général, les factures elles-mêmes contiennent aussi une description de la période de travail ou des modalités du bon de commande ainsi que la date de la facturation officielle.

Constatations de la section 3.1.2
Rapidité du paiement des factures conformément à la politique du Conseil du Trésor

Selon ce que montre l'échantillon d'opérations examiné par les vérificateurs, il semble que les factures et les opérations sont payées dans les 30 jours de la date de réception par les Finances. Néanmoins, dans plusieurs cas, le délai entre la date de la facture et la réception aux Finances a été plus long. Les discussions avec les Finances et des responsables de centre financier indiquent que, parfois, la validation de la facture exige davantage de temps avant que l'attestation aux termes de l'article 34 puisse être apposée d'une manière qu'ils jugent satisfaisante. Bien que les écarts ne soient pas toujours bien documentés, ils ne semblaient pas significatifs et un problème de procédure ne semble donc pas à l'origine du délai.

Recommandation de la section 3.1.2

Aucune recommandation n'est nécessaire.

3.1.3 Exactitude des montants entrés dans le système financier

Durant la vérification, nous avons déterminé si les montants entrés dans le système correspondaient au montant facturé ou prévu aux termes du calendrier des paiements de l'entente de contribution ou des autres documents pertinents.

3.1.3 Constatations
Aucun écart décelé pour le codage des montants des frais de F et E

La vérification de l'échantillon n'a permis de déceler aucune erreur dans les montants de dépenses de fonctionnement et d'entretien. Nous avons relevé des cas pour lesquels le montant de la facture était partagé entre plusieurs responsables de centres financiers, en fonction de la nature du travail, mais le montant total avait été entré correctement. Il est à noter qu'il n'y avait que peu de justification, voire aucune, à l'appui de la répartition entre plusieurs centres financiers. Cependant, après confirmation verbale avec les personnes responsables, nous avons jugé que les répartitions étaient raisonnables et convenablement approuvées au moyen d'attestations distinctes en vertu de l'article 34.

Documents à l'appui des dépenses engagées par les PEF sont insuffisants en termes de justification de ces dépenses

Dans le cas des subventions et contributions, nous avons constaté lors de la vérification que les documents d'appui étaient insuffisants pour la comptabilisation des dépenses réelles engagées par les partenaires d'exécution fédéraux (PEF) et, dans une moindre mesure, par les bénéficiaires directs. Les avances initiales justifiées par des ententes de contribution et les procédures d'examen des équipes d'exécution des projets ne faisaient pas partie de l'étendue de cette vérification; par contre, l'examen de la comptabilisation des mouvements de fonds entre les comptes d'attente et ceux du grand livre général en faisait partie. Les Finances ont joué un rôle clé dans l'acceptation et la présentation de ces dépenses réelles et on s'est appuyé sur ce service durant tout l'exercice en tant que contrôle principal. Cette information est essentielle au soutien du report du financement aux exercices ultérieurs ou au remboursement des avances de fonds si ces derniers ne sont pas dépensés. Bien que l'équipe d'exécution des projets des Opérations des programmes ait la responsabilité de s'assurer que l'entente de contribution est respectée, la vérification a permis de constater que les profils de dépenses financières ne sont pas régulièrement rapprochés des rapports financiers sur l'avancement des projets, car l'intégration des procédures est limitée entre les Finances, les équipes d'exécution des projets et les PEF.

De plus la vérification a permis de constater que les détails fournis pour étayer les dépenses et les méthodes de transmission comportaient des risques de non-contrôle importants. À partir d'un échantillon de 21 opérations de S et C, l'équipe de vérification a pu en rapprocher 17 à des ententes de contribution ou à des feuilles de calcul Excel des PEF confirmant les sommes dépensées depuis le début. Cependant, ces feuilles de calcul ne sont pas considérées comme étant une documentation suffisante. Entre autres, rien n'indiquait que ces feuilles de calcul constituaient des rapports officiellement approuvés, avec une preuve claire de cette autorisation de la part du PEF ou du responsable de centre financier d'INFC. De plus, aucun mot de passe n'était utilisé lors de la transmission de l'information. Il s'agissait de simples feuilles de calcul Excel qui auraient pu être modifiées involontairement ou comporter des erreurs de saisie. Pour les quatre autres dossiers de S et C, nous n'avons pu trouver aucune documentation indépendante. Les écritures du système financier étaient basées sur des communications verbales avec les PEF et/ou des documents d'appui, qui n'était pas disponibles pour examen. D'après les éléments probants obtenus, les vérificateurs ont pu seulement conclure que le codage des opérations comprises dans l'échantillon pour lequel des fichiers Excel officieux provenant de partenaires d'exécution fédéraux (PEF) existaient, avait été inscrit correctement dans le système financier. Aucune confirmation indépendante de la part des PEF n'a été effectuée pour le moment, mais les Finances d'INFC ont bel et bien relevé des divergences entre les rapports finaux des dépenses d'INFC et ceux des PEF durant le travail de fin d'exercice au 31 mars 2007. Compte tenu de la nature à long terme de ces projets et du report annuel des activités de financement, le risque d'inexactitude globale (sur plusieurs exercices) a été évalué comme étant modéré. Cette évaluation présume qu'on peut s'appuyer sur les procédures établies par les PEF.

3.1.3 Recommandations

5. De concert avec les Opérations des programmes, les Finances d'INFC devraient analyser les dispositions actuelles des protocoles d'entente avec les PEF pour s'assurer que leurs dispositions sont suffisamment claires pour ce qui constitue une présentation financière valable, en temps opportun, complète et précise.

3.1.3 Réponses de la direction

5. Le directeur, Finances et Administration, collaborera avec la Direction générale des opérations des programmes pour veiller à ce que les PEF comprennent complètement leurs obligations en matière de communication de l'information financière en vertu de la politique du gouvernement sur la gestion des comptes d'attente des autres ministères.

Échéancier – D'avril à septembre 2008

3.1.4 Exhaustivité de toutes les opérations codées

L'exhaustivité de toutes les opérations assure la présentation appropriée de la situation financière du Ministère à une date donnée. Elle permet de faire correspondre l'obligation financière et le moment auquel le bien a été reçu ou le service a été rendu. La Norme comptable 1.1 du Conseil du Trésor – Politique et principes (en vigueur depuis avril 2001) exige qu'on utilise la comptabilité d'exercice chaque mois pour toutes les opérations importantes. Cette politique vise à assurer la présentation complète de toutes les obligations financières prévues par la loi sans qu'elle dépende du paiement ou de la facturation indépendante. Les procédés de vérification ont inclus un examen de toutes les écritures relatives aux créditeurs à la fin de l'exercice 2007, une analyse des écritures importantes des deux mois suivant la fin de l'exercice et des discussions avec les responsables de centre financier.

3.1.4 Constatations
Codage approprié des opérations dans le bon exercice

L'examen de l'échantillon d'opérations n'a révélé qu'un seul cas de codage incorrect de charges financières dans le mauvais exercice (une régularisation de 270 000 $ oubliée). La valeur monétaire extrapolée de cette déviation n'a pas causé d'inexactitude importante de l'information financière. Néanmoins, d'après les entrevues effectuées au cours de la vérification, le processus des régularisations et l'assurance d'exhaustivité des rapports compte tenu de l'interdépendance avec les PEF et les autres ministères fédéraux (AMF) sont exposés à des risques allant de faibles à modérés. Bien qu'on ait confirmé que les directives données par les Finances aux responsables de centre financier à la fin de l'exercice pour ce qui est de la préparation des régularisations ou des services non payés ont été très utiles, le délai de réalisation ne correspondait par à la nature et à la complexité de ces opérations. Pour cette raison, les responsables de centres financiers n'ont pu donner que des jugements professionnels très généraux sur les éléments non traités qui comportaient une éventualité. Bien que nous n'ayons pas décelé d'écarts importants en nous basant sur l'échantillon de vérification, il est nécessaire de continuer à renforcer le processus des régularisations, en particulier à mesure qu'INFC évolue. Le Ministère continue de s'appuyer de manière importante sur les PEF pour qu'ils fournissent des justifications des dépenses réelles ainsi que sur les AMF pour fournir des services tels que les locaux. Le fait qu'INFC traite avec des tiers limite sa capacité d'évaluer directement l'ampleur du service fourni dans un délai très court.

Il est à souligner, en tant que problème de gestion qui sera traité plus en détail dans les constatations relatives à la surveillance du budget de fonctionnement, que bon nombre de responsables de centre financier ont adopté une forme de comptabilité d'exercice dans leurs propres feuilles de calcul financières afin de soutenir leurs prévisions. Ils ont déclaré que l'information financière qui leur est fournie actuellement n'est pas pertinente, car elle est déjà périmée pour ce qui est de refléter les services déjà fournis mais non encore facturés. Ces commentaires confirment eux aussi qu'il est nécessaire de mettre au point un processus clair pour s'assurer que toutes les opérations financières d'une période donnée ont été inscrites.

Recommandations

6. Les Finances d'INFC devraient continuer de définir et de communiquer le processus de comptabilité d'exercice et les procédures. Ces dernières devraient tenir compte de délais appropriés ainsi que de la complexité des activités. Le respect accru des principes de la comptabilité d'exercice classique permettra d'accroître la valeur de l'analyse mensuelle des dépenses en tant qu'outil de prévision.

3.1.4 Réponses de la direction

6. INFC a tenu des discussions au cours des quelques derniers mois avec le ministère des Finances, le receveur général et le Bureau du contrôleur général (BCG) sur la charge à payer des dépenses de programme d'INFC. La documentation des pratiques de gestion des dépenses et de comptabilité d'exercice a été partagée avec le BCG et sera révisée, selon le besoin, en attente de la rétroaction du BCG. De plus, les Finances d'INFC examineront, réviseront et documenteront toutes leurs pratiques de comptabilité d'exercice qui sont liées à l'examen des politiques, des procédures et des lignes directrices comptables en 2008-2009.

Échéancier – De mai à décembre 2008

3.2 Surveillance du budget de fonctionnement

Les procédés de vérification appliqués et les éléments probants recueillis ont consisté à :

  • Obtenir un exemplaire du rapport d'écarts de juillet 2007 distribué aux responsables de centre financier;
  • Obtenir un exemplaire du rapport de prévisions et de résultats réels d'octobre 2007 des centres financiers;
  • Obtenir des échantillons d'interventions des responsables de centre financier à la suite d'un écart;
  • Interviewer 13 employés d'INFC n'exerçant pas de responsabilités financières.

3.2.1 Preuve que les écarts significatifs par rapport au budget sont décelés, documentés et suffisamment analysés

Il est essentiel qu'on fasse une comparaison des résultats réels et des budgets et qu'on présente les résultats, mais aussi qu'on documente cette analyse afin d'assurer une communication claire et uniforme de l'information à la haute direction, aux gestionnaires financiers et aux AMF. Le fait de disposer d'une suite chronologique claire et uniformément documentée des explications et des résultats donne aussi de la crédibilité à l'information et permet à la direction de se concentrer sur les questions opérationnelles pertinentes.

3.2.1 Constatations
Nécessité d'améliorer la qualité de l'information financière fournie et des rapports de dépenses

D'après les personnes rencontrées en entrevue, chaque responsable de centre financier a mis au point une forme quelconque de suivi indépendant en matière de finances ainsi qu'un gabarit de rapport. Cette information était utilisée de diverses manières dans la communication des résultats, parfois de manière officielle lors des rencontres hebdomadaires des équipes avec le personnel et les cadres supérieurs et parfois seulement comme soutien pour répondre à des demandes précises des Finances dans la gestion de leur mandat.

De son côté, les Finances tenaient aussi des rapports détaillés et sommaires des salaires et des frais de F et E ainsi que des écarts budgétaires, qui nous ont été fournis pour la période d'avril à octobre 2007. Ces rapports étaient envoyés aux responsables de centre financier pour qu'ils en vérifient l'exactitude et les approuvent. La vérification a soulevé certaines préoccupations quant à l'utilité et à l'exactitude de ces rapports. D'après ces observations et une analyse de l'échantillon, des problèmes de qualité sont apparus, dont :

  • des charges inexactes relatives aux employés, en raison de l'utilisation d'informations périmées par les responsables de centre financier et parfois d'erreurs de calcul liées au double emploi, etc.;
  • des charges erronées, par exemple des demandes de remboursement de frais de déplacement imputées à la mauvaise fonction ou des frais de messagerie imputés au mauvais centre financier;
  • de l'information périmée fournie par les responsables de centre financier en raison de la réception par la suite de factures pour des travaux effectués mais non facturés ou de soldes d'engagements erronés;
  • l'utilisation de classements de comptes différents de ceux qui avaient été budgétisés et soumis aux Finances au départ;
  • des modifications aux affectations budgétaires en raison d'un manque de communication généralisé.

Il est important de noter qu'une perte de temps considérable, soit environ trois jours par mois consacrés au processus de rapprochement – principalement par le personnel administratif – et deux à cinq corrections apportées aux données de centres financiers sont liés aux problèmes ci-dessus, ce qui est inefficace et constitue dans certains cas un chevauchement des efforts. Des personnes ayant participé aux entrevues ont exprimé un certain mécontentement à l'égard du temps consacré à l'information financière fournie, bien que tous s'entendent pour dire que le fort roulement du personnel (aux Finances et ailleurs) et l'évolution de l'organisation ont joué un rôle important dans ces problèmes.

Explications des écarts de qualité limitée

Bien que chaque responsable de centre financier tente systématiquement de rapprocher et d'approuver la totalité des dépenses réelles, très peu de réponses fournies aux Finances expliquaient réellement des écarts en les rattachant à de réels problèmes d'exploitation de base tels que le retard d'un bon de commande et proposaient les mesures correctives nécessaires pour assurer une exécution efficace. Nous nous attendions à trouver des sommaires mensuels officiels des écarts mettant en évidence les répercussions et les risques du profil budgétaire en vigueur. Au contraire, la correspondance et la documentation examinées avaient souvent un caractère ponctuel et informel et étaient axées uniquement sur l'exactitude mathématique mécanique, avec une approbation officielle sporadique de la part des responsables de centre financier. Il en était ainsi parce qu'on ne demandait pas explicitement d'expliquer les écarts mais seulement de valider l'exactitude de l'information et de confirmer les engagements. Il n'existait pas de processus d'analyse critique à intervalles réguliers. Il existe aussi un sentiment que rien n'est réellement fait avec l'information fournie et que, par conséquent, l'application de l'approbation mensuelle n'a que des conséquences limitées.

Nécessité d'améliorer les outils de rapports pour les rendre plus conviviaux

Grâce aux entrevues, nous avons observé que la présentation des rapports eux-mêmes et les types de rapports proposés ne sont pas conviviaux et causaient du mécontentement durant le processus de rapprochement avec les chiffriers de suivi tenus par les responsables de centre financier. Par exemple, le traitement des dépenses interministérielles durant le mois était présenté au grand livre comme l'élément de coût 99000 plutôt qu'au bon compte du grand livre et les montants devaient par conséquent reclassés à une date ultérieure.

De plus, la plupart des responsables de centre financier préparent leurs budgets selon la comptabilité par activités alors que les rapports financiers mensuels reposent sur le classement comptable standard au grand livre. Cette divergence prolonge également le temps consacré au rapprochement nécessaire pour permettre aux responsables de centre financier de comprendre leurs activités et de faire rapport sur elles d'une manière professionnelle et utile.

Beaucoup ont déclaré qu'ils étaient dans le doute quant à ce qu'ils devaient faire et à la manière d'utiliser ce rapport parce qu'ils ne disposaient pas d'un accès direct au système et que les détails fournis étaient limités. Tout le monde abordait donc différemment la tâche du rapprochement et y consacrait plus ou moins d'énergie, mais pas toujours pour des motifs d'efficacité opérationnelle. On communiquait beaucoup de part et d'autre au sujet des données du système qui sont fournies, afin que le contexte de chaque opération soit connu. Il n'est pas clair si un accès direct au système faciliterait le processus de rapprochement. Cependant, la manière actuelle de procéder actuel a créé de nombreux chevauchements de processus et des pertes d'efficacité (p. ex. faire entrer par les Finances les modifications aux engagements pour le compte des adjoints administratifs).

Nécessité de continuer à renforcer le processus des affectations budgétaires

En dernier lieu et à titre d'observation de vérification découlant des entrevues, nous avons relevé que la capacité de préparer des analyses d'écarts a été affectée par le processus budgétaire actuel. Étant donné qu'INFC ne dispose pas d'un budget de services votés, on considère qu'il est plus difficile d'établir un budget et d'en faire un suivi en raison de l'ajustement des cibles et du peu d'orientations historiques. Bien qu'on ait reconnu que le cycle budgétaire inclut habituellement une robuste fonction d'analyse critique et des modifications nécessaires aux priorités, certaines personnes étaient préoccupées par le fait que plusieurs des plus importantes activités des centres financiers nécessitent un cycle de planification à long terme et qu'il faut donc que les priorités et l'engagement des fonds soient clairs dès le départ pour qu'elles puissent s'acquitter efficacement de leur mandat. On a observé qu'une fois que les affectations budgétaires ont été accordées, il y a eu un effort clair pour tenter de faire correspondre les fonds aux différentes activités du mandat, ce qui a ensuite contribué à faciliter la surveillance des dépenses réelles. Néanmoins, ce travail prend du temps et, par conséquent, il serait utile d'améliorer l'établissement des priorités et la planification budgétaire intégrée.

3.2.1 Recommandations

7. De concert avec les responsables de centre financier, INFC devrait diriger un examen afin de connaître l'ensemble des exigences en matière de rapports financiers et mettre au point un rapport qui constituera une utilisation plus efficace du temps des personnes qui participent à la gestion courante des activités financières.

8. Avec l'établissement des principales exigences en matière de rapports financiers, les Finances d'INFC devraient concevoir et documenter des procédures pour surveiller la qualité et l'efficacité de l'information fournie par le personnel non financier et des outils de rapports et d'analyse.

9. De concert avec la direction, les Finances d'INFC devraient renforcer la structure et l'importance qu'on donne à l'explication des écarts afin de s'assurer que le processus est suivi et que des décisions de qualité sont prises. On devrait procéder à un examen officiel assorti d'attentes claires quant à ce qui doit être fait et à la manière de communiquer les résultats.

10. De concert avec la direction, la Direction générale des services ministériels d'INFC devrait réévaluer ses outils de systèmes financiers actuels pour s'assurer qu'ils sont efficients et efficaces pour ce qui est d'atteindre les objectifs à court et à long terme du Ministère.

3.2.1 Réponses de la direction

7. Les Finances d'INFC ont commencé à examiner et à élaborer des modifications au processus mensuel de rapports financiers. L'objectif des modifications proposées est d'améliorer la lisibilité générale, de faciliter l'interprétation des résultats et de s'assurer que les exigences en matière d'information des gestionnaires sont satisfaites. On demandera aux gestionnaires de centre financier de fournir une rétroaction sur les changements proposés.

Échéancier – D'avril à juin 2008

8-9 Les Finances examineront, réviseront et documenteront leurs principales politiques, procédures et lignes directrices financières et administratives en 2008-2009. Ce projet comprendra le cycle de rapports financiers.

La qualité des données financières et l'interprétation des résultats seront améliorées par un meilleur soutien financier général et des conseils offerts aux gestionnaires de programme et au personnel administratif. Le soutien comprendra une meilleure documentation et uniformité des politiques et procédures comptables, une expertise supplémentaire, des conseils et remises en question du nouveau chef des Opérations comptables et le nouveau manuel d'administration financière proposé d'INFC qui servira de principal guide de référence au personnel du programme.

Les résultats prévus comprennent une explication plus détaillée et informative des écarts budgétaires.

Échéancier – D'avril à décembre 2008

10. Les Finances d'INFC renégocient actuellement leurs ententes de services partagés avec Industrie Canada dans certains secteurs, y compris la prestation de services liés aux systèmes financiers. Les deux parties reconnaissent que la situation actuelle n'est pas une bonne solution à long terme. INFC travaille avec Industrie Canada à l'amélioration des services à court terme liés aux systèmes financiers.

Échéancier – Printemps 2008.

INFC examinera d'autres options pour une solution à long terme au cours de 2008-2009.

Échéancier – De septembre à mars 2008

3.2.2 Éléments probants confirmant que les personnes autorisées à exercer des responsabilités en matière budgétaire participent aux décisions de modification des affectations budgétaires

En assurant des mises à jour financières exactes en temps opportun, chaque responsable de centre financier ainsi que l'équipe de la direction peuvent faire preuve de souplesse dans leurs décisions pour ce qui est de la manière et quelquefois du moment de livrer les résultats attendus. Cette intégration des résultats attendus, des coûts et du financement général permet une gestion efficace de la trésorerie et des programmes. Elle permet de revoir continuellement l'ordre de priorités des résultats attendus nouveaux ou critiques.

3.2.2 Constatations
Les activités de réaffectation budgétaire sont comprises et gérées

Les entrevues menées par les vérificateurs ont mis en évidence une compréhension globale et un effort pour faire passer les affectations budgétaires d'un centre financier à l'autre pour le même responsable et entre différents types de dépenses (salaires par opposition à des sommes destinées à la passation de marchés). Cependant, compte tenu de l'étendue limitée de cette vérification, soit d'avril 2007 à octobre 2007, le cycle d'analyse critique complet et le montant des crédits périmés n'ont pas été examinés en entier et, par conséquent, aucune réaffectation importante n'a été effectuée, car il était trop tôt dans le cycle habituel d'exécution des projets pour apporter des modifications importantes. D'après toutes les personnes ayant participé à des entrevues, les réaffectations importantes de frais de F et E débutent habituellement durant la période allant de novembre à février et sont coordonnées par les Finances. Ce début plus tardif est probablement lié aux conséquences minimes de la péremption des fonds et à l'incertitude ou au risque relatifs à des produits à livrer à court et à long terme.

3.2.2 Recommandations

Aucune recommandation n'est nécessaire.

3.2.3 Éléments probants montrant que le rapport comparant les résultats réels aux montants budgétisés fait l'objet d'un examen approprié de la direction

S'il n'existe pas de canaux de communication appropriés pour tirer pleinement parti de l'analyse des écarts, le processus est sans valeur. Tous les niveaux du personnel d'exécution des programmes et des responsables apportent un savoir-faire spécialisé à l'exécution des résultats attendus. Par conséquent, pour tirer parti de ce savoir-faire, il faut adopter une approche claire et uniforme pour la communication de toute l'information, y compris l'analyse des écarts.

3.2.3 Constatation
Nécessité de poursuivre les efforts pour préciser le processus de rapport d'écarts et la fréquence des examens financiers au Comité exécutif

Les entrevues effectuées au cours de la vérification ont montré qu'au niveau des responsables de centre financier, il n'existait pas de processus de communication officiels entre eux et la haute direction en ce qui a trait aux examens financiers des dépenses réelles et aux explications des écarts. Bien que toutes les personnes ayant participé à une entrevue ont reconnu qu'il y a des discussions informelles sur les écarts rapportés, par l'entremise des Finances, la plupart n'étaient pas au courant de ce qui avait été présenté à la haute direction ou aux réunions du Comité des SMA et étaient incertains de l'« état » de leurs explications. De plus, l'examen des écarts et des prévisions révisées réalisé par la haute direction en octobre 2007 a été la seule occasion d'analyse complète des écarts que nous avons décelée. On estimait aussi, notamment au sujet des activités orientées vers les « projets » que, compte tenu du mandat en évolution et des répercussions importantes sur les fonctions de soutien, un plus grand nombre d'examens interfonctionnels et une intégration accrue étaient nécessaires.

Au niveau du Comité exécutif, les Finances ont communiqué, comme elles doivent le faire, une vue d'ensemble des résultats financiers et mis en évidence les questions clés. Cette présentation n'a pas été effectuée à intervalles réguliers durant la période couverte par la vérification parce qu'on considérait qu'il n'était pas utile de le faire étant donné que la mise en œuvre du mandat de l'exercice venait de débuter. Nous n'avons pas relevé de préoccupations à l'égard d'une possibilité de manque de communication à la haute direction durant cette période.

Compte tenu de l'étendue limitée (six mois) de la vérification de la surveillance du budget de fonctionnement, nous avons été informés que la communication de l'information connaît un accroissement significatif entre les mois de décembre et de mars. Il importe cependant de noter que l'impact de la limitation de cette information financière et de la compréhension du processus est réduite par le fait qu'INFC est une organisation de taille relativement petite, ne comportant qu'un petit nombre de niveaux hiérarchiques, ce qui permet aux gestionnaires d'intervenir directement à tous les niveaux. De plus, plusieurs responsables de centre financier ont mis au point leur propre processus de communication internes (par exemple le rapport de mise à jour du SPGII) pour instaurer un canal de communication à tous les niveaux. Cependant, si l'on ne dispose pas de processus établis pour analyser régulièrement l'information financière et connaître les processus de préparation des rapports à tous les niveaux, il existe un risque que les décisions soient prises de manière isolée et que les solutions ne soient pas intégrées. De plus, un examen mené au niveau de la direction renforce le cadre de responsabilisation grâce à la visibilité et à la transparence de l'information ainsi qu'à l'engagement envers le processus de communication de l'information.

3.2.3 Recommandation

11. Les Finances d'INFC devraient revoir le processus de cueillette, d'analyse et de communication mensuelle des écarts budgétaires au Comité exécutif et aux responsables des centres financiers afin de renforcer la visibilité de ces plans d'action en matière de finances ainsi que l'adhésion au principe.

3.2.3 Réponses de la direction

11. La visibilité, l'engagement et la responsabilisation quant aux plans financiers seront renforcés par les améliorations résultantes de la qualité et de l'analyse des données, de même que par une augmentation prévue de la précision, de l'actualité et de l'utilité de l'information financière visant à financer les gestionnaires de centre financier et les cadres supérieurs.

Échéancier – Printemps 2008

Les processus associés à la collecte, à l'analyse et à la communication de rapports financiers mensuels seront décrits et documentés dans les procédures financières révisées et le nouveau manuel d'administration financière proposé d'INFC.

Échéancier – D'avril à décembre 2008

3.2.4 Éléments probants montrant que les rôles et les responsabilités sont clairs pour ce qui est de fournir des explications des écarts

Il est nécessaire que les rôles et les responsabilités soient clairs pour l'analyse des écarts parce que cela assure la responsabilisation ainsi que des efforts appropriés. L'analyse des écarts n'est pas une formalité visant à assurer l'exactitude mathématique des opérations mais inclut plutôt la compréhension du moment, de la cause et des conséquences de l'intégration des dépenses réelles à l'exécution du mandat. Nous nous attendions à trouver une documentation claire des attentes pour ce qui est de la préparation d'analyses des écarts.

3.2.4 Constatations
Documentation et uniformité limitées dans l'exercice des rôles et des responsabilités d'explication des écarts

Nous avons recueilli des éléments probants informels montrant une obligation de rendre compte clairement établie et un effort pour s'en acquitter pour tous les responsables de centre financier en ce qui concerne l'explication mensuelle des écarts. Par contre, nous n'avons trouvé que peu de documentation à l'égard des rôles et des responsabilités dans cet exercice. Comme nous l'avons déjà mentionné, chaque responsable de centre financier mène son propre processus pour ce qui est de s'acquitter de cette obligation. La plupart d'entre eux ont délégué cette tâche à des adjoints administratifs et, dans un cas particulier, un employé a été embauché expressément pour rendre compte de l'administration financière des résultats attendus des projets. Et bien que ceci semble adéquat sur la base de l'étendue de six mois de la vérification, il était clair que le processus pourrait être plus efficient si l'on disposait d'une documentation de meilleure qualité.

3.2.4 Recommandations

12. De concert avec l'équipe de gestion, les Finances d'INFC devraient diriger la mise au point de rôles et de responsabilités pour ce service, notamment pour ce qui est de collaborer au suivi des écarts budgétaires et à l'établissement des attentes en matière d'analyse critique de l'information. Pour ce faire, il faudra peut-être mettre l'accent moins sur les compétences techniques en comptabilité et davantage sur l'analyse des activités. Par contre, on assurera ainsi une approche uniforme et une meilleure utilisation du temps du personnel.

3.2.4 Réponse de la direction

12. L'élaboration d'une meilleure fonction de « remise en question » de la gestion financière sera envisagée dans le contexte d'un examen de la structure et de la capacité, fonctionnelles à long terme de Finances et Administration.

L'examen et l'élaboration d'une fonction de remise en question seront envisagés dans le contexte de l'engagement de Finances et Administration qui consiste à mettre au point un plan des RH en 2008-2009.

Échéancier – De septembre à mars 2009

3.2.5 Éléments probants montrant qu'il existe des critères clairs pour l'utilisation et la réaffectation des fonds

Afin d'établir un ordre de priorité clair parmi les résultats attendus de la part de l'organisation, tous doivent être bien au fait du mandat, des plans d'action détaillés quant à son exécution, de l'intégration des exigences globales d'INFC et du risque inhérent associé à la nature du travail à effectuer. Pour que les projets soient réalisés de manière efficiente et efficace, ce processus d'établissement de priorités ne peut être ponctuel. Il doit demeurer un cycle continuel, documenté dans les plans d'activités et les évaluations des risques réalisées à tous les niveaux, afin que les risques inhérents à toute exécution de projet soient minimisés.

3.2.5 Constatations
Critères informels pour les activités d'établissement des priorités au niveau d'exécution

Comme nous l'avons mentionné plus haut, nous avons relevé pour toutes les fonctions l'existence de gabarits de planification détaillés et d'efforts d'intégration de toutes les exigences d'INFC ainsi que des résultats attendus. De plus, tout au long du semestre vérifié, nous avons relevé des examens continus des détails des plans. Ces examens continus étaient informels, non structurés et souvent axés sur une fonction. Nous n'avons pas constaté de décisions importantes de réaffectation des fonds ou de modifications du financement chez les responsables de centre financier durant la période couverte par la vérification. Par contre, on a procédé à des ajustements continus au niveau de l'exécution du plan au sein de certains groupes. Parmi les exemples de tels ajustements, mentionnons les modifications du besoin relatif aux autorisations de tâches du SPGII correspondant au lancement du Fonds Chantiers Canada et l'emprunt de répartitions réelles d'employés dans les portefeuilles des cadres supérieurs pour des besoins imprévus dont l'ordre de priorité avait été modifié.

Il importe de noter que lorsque la réorganisation d'INFC aura lieu et qu'une structure sera établie, le Ministère sera en mesure de se concentrer sur la miser au point d'un plan stratégique qui viendra renforcer l'établissement de priorités budgétaires et l'exercice de suivi.

3.2.5 Recommandations

Aucune recommandation n'est nécessaire.

3.3 Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures

3.3.1 Établir des contrôles pour s'assurer que, lorsqu'un nouveau ministre est nommé, de nouveaux documents de délégation de pouvoirs financiers sont préparés le plus tôt possible afin qu'il les approuve

Bien que les délégations de pouvoirs actuelles demeurent en vigueur tout au long de la transition vers un nouveau ministre, il importe qu'un processus soit en place pour assurer un examen en temps opportun ainsi que les ajustements nécessaires en fonction du mandat et des priorités du nouveau ministre.

3.3.1 Constatations
Nécessité d'un renforcement continu des procédures touchant les délégations de pouvoirs afin d'assurer une identification explicite des activités clés lors du changement de ministre

Les Finances d'INFC ont rédigé des procédures de délégation des pouvoirs de signature en date de mai 2007. Le document fait référence à la nécessité d'un examen immédiat lors d'un changement de ministre. Par contre, il ne donne pas de détails au sujet des contrôles sur lesquels on s'appuiera pour assurer une révision au moment opportun (par exemple, une piste de vérification claire grâce à une documentation des procédures suivies et à la communication des lacunes). Les lignes directrices devraient être explicites et inclure les procédures particulières qu'INFC suivra pour s'acquitter de ses responsabilités. L'activité est comprise, mais la structure documentée pour l'exécuter doit être renforcée, faute de quoi la situation d'INFC sera la même que par le passé.

3.3.1 Recommandations

13. Les Finances d'INFC devraient continuer de renforcer leurs directives actuelles touchant les politiques et procédures de délégation de pouvoirs de signature lorsque survient un changement de ministre. Elles devraient, par exemple, inclure parmi les exigences 1) la documentation officielle de toutes les étapes de communication suivies; 2) les principaux mécanismes de recours à la hiérarchie pour signaler les problèmes; et 3) tout autre élément probant concernant les contrôles de diligence raisonnable d'INFC.

3.3.1 Réponses de la direction

13-17 Les directives concernant la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et les procédures seront comprises dans l'examen et la révision proposés des politiques, des procédures et des lignes directrices financières et administratives. L'examen garantira que la politique et les procédures d'INFC sont conformes aux pratiques exemplaires du gouvernement fédéral sur la gestion de la délégation de pouvoir, la diligence raisonnable relativement à l'approbation des pièces justificatives (PJ) et des factures, et l'administration et le traitement des cartes de signature.

Échéancier – Décembre 2008

Les exigences relatives à la formation et aux communications seront relevées au cours de l'examen proposé.

Échéancier – De décembre à mars 2009

Une orientation supplémentaire sera offerte au personnel administratif dans le nouveau manuel proposé de Finances et Administration d'INFC.

Échéancier – Automne 2008

3.3.2 Réviser les instruments de délégation pour s'assurer que toutes les autorisations financières ministérielles sont prises en compte et déléguées à des postes précis

Notamment, la recommandation à la suite de la vérification horizontale du BVG faisait référence au manque de clarté de la politique de délégation des pouvoirs de signature d'INFC pour ce qui est du titulaire des pouvoirs délégués pour le lancement de projets informatiques. Bien que les aspects traitant de l'engagement des fonds, de l'acceptation des biens et des services et de l'autorisation des paiements soient clairs dans la délégation de pouvoirs, dans le cas des grands projets qui entraînent une affectation à long terme de ressources, il doit y avoir une forme quelconque d'approbation indiquant qu'on a évalué de façon appropriée la valeur ajoutée et qu'on a soupesé les solutions possibles de même que les répercussions financières (capitaliser les dépenses plutôt que les passer en charges d'exploitation). Cette démarche correspond pour l'essentiel à une analyse de rentabilisation complète effectuée dès le départ, avant que les fonds ne soient engagés. Bien qu'il existe une politique « Approbation des projets » du Conseil du Trésor, la politique d'INFC n'y fait pas explicitement référence lorsqu'elle traite de cette autorisation.

3.3.2 Constatations
Nécessité de renforcer la documentation et d'être plus précis en ce qui concerne la mise en œuvre appropriée de l'approbation du lancement d'un projet

On a ajouté une section officielle traitant de l'approbation du lancement d'un projet à la politique sur la délégation des pouvoirs de signature en date de mai 2007. Cependant, la politique révisée elle-même n'a toujours pas été approuvée. À la lecture de cette nouvelle section, nous avons constaté qu'elle est libellée en termes généraux et ne comporte que des lignes directrices limitées et propres à INFC. Elle fait bel et bien référence en termes généraux aux nouveaux projets de TI ou aux projets renouvelés et fait référence à la politique « Approbation des projets » du Conseil du Trésor. Néanmoins, ainsi que nous l'avons souligné plus haut, il est nécessaire de faire preuve de davantage de précision quant aux critères qui déterminent si un projet fait partie des immobilisations ou si une opération d'un projet de TI touche les immobilisations. Par exemple, INFC pourrait être explicite quant aux cas dans lesquels il est approprié de capitaliser les améliorations locatives. La politique du Conseil du Trésor exige expressément qu'on procède à des estimations pour toutes les activités des projets et qu'on détermine notamment ce qui fait partie des immobilisations, de l'entretien périodique et des frais de fonctionnement ponctuels. Par conséquent, les précisions supplémentaires touchant précisément les activités d'INFC contribueront à faire en sorte que ce processus soit mieux compris, ainsi que le mécanisme d'approbation, et fourniront des lignes directrices plus complètes avec une interprétation propre à INFC. Ce problème comporte un risque faible compte tenu de la nature des activités et des projets actuels d'INFC ainsi que du fait que le Ministère a réalisé un retraitement quinquennal de ses immobilisations durant l'exercice terminé le 31 mars 2007, justement pour séparer les frais de fonctionnement et les immobilisations. Néanmoins, des lignes directrices claires dès le départ assureront un contrôle proactif permettant une meilleure planification et une identification rapide des acquisitions d'immobilisations.

Des précisions sont nécessaires relativement à l'application de l'article 34 pour les rajustements financiers

Un aspect préoccupant relevé durant la vérification concerne la visée de l'approbation par les Finances aux termes de l'article 34 sur les pièces de journal pour la comptabilisation des dépenses réelles associées aux S et C. Bien qu'on ait fait un suivi global des avances et que le responsable de centre financier les ait approuvées, l'acceptation des présentations des PEF et la communication des dépenses réelles semblent avoir été approuvées par les Finances au moyen de l'attestation aux termes de l'article 34 qui apparaît sur leur pièce de journal. Nous avons appris grâce à des discussions avec les Finances que l'intention n'était pas de représenter une approbation des dépenses aux termes de l'article 34 mais plutôt l'approbation de l'enregistrement de la pièce de journal. Il est donc nécessaire d'être plus précis pour ce qui est des documents à l'appui soumis par les PEF, ainsi qu'il est indiqué à la section 3.3 et pour ce qui est de l'approbation de diligence raisonnable des pièces de journal par les Finances.

3.3.2 Recommandations

14. Les Finances d'INFC devraient continuer de renforcer leurs directives touchant les politiques et procédures de délégation de pouvoirs de signature et donner des détails supplémentaires sur ce qui constitue un projet ou une opération en capital. Dans le cadre de cet examen, une évaluation de la formation et des stratégies de communication devrait être réalisée pour assurer une mise en œuvre efficace de la nouvelle politique.

15. Les Finances d'INFC devraient préciser l'intention et documenter les procédures pour ce qui est de l'approbation de diligence raisonnable relative aux pièces de journal. Cette pratique devrait faire partie de la mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures.

3.3.2 Réponses de la direction

Voir les réponses de la direction 13 à 17.

3.3.3 Élaborer des procédures écrites sur la délégation de pouvoirs financiers afin de fournir des directives supplémentaires au personnel et de renforcer les contrôles sur les pouvoirs délégués

Un environnement de contrôle devrait inclure non seulement des politiques écrites claires mais aussi des procédures énonçant les interventions clés qui assurent la mise en œuvre efficace de la politique documentée. En l'absence de procédures, l'interprétation de la politique devient subjective.

3.3.3 Constatations
Délégation des pouvoirs de signature en matière financière : les procédures sont complétées mais demeurent très générales

Un document de procédures relatif à la délégation des pouvoirs de signature a été élaboré et approuvé en mai 2007. La vérification a permis de constater que ce document est de très haut niveau. Nous nous attendions à ce qu'il s'agisse d'un « document de travail » décrivant des activités très précises ou des contrôles fondamentaux et qu'il traite d'aspects tels que les contrôles de surveillance sur lesquels on s'appuierait, les processus structurés et leurs responsables, le moment des examens et de la préparation des rapports axé sur les lacunes, les exigences en matière de formation pour les personnes responsables de leur mise en œuvre, etc. Le document était au contraire très général pour ce qui est de la description de sa mise en œuvre. Il décrivait généralement les exigences. Par contre, il ne décrivait pas les activités clés et, surtout, le rôle des employés d'INFC n'exerçant pas de responsabilités financières ni celui de la direction, ni non plus leur responsabilité en tant qu'experts en matière de conformité aux exigences législatives en vigueur.

3.3.3 Recommandation

16. De concert avec la direction, les Finances d'INFC devraient passer en revue les procédures de délégation de pouvoirs décisionnels afin de s'assurer qu'elles sont suffisamment détaillées et complètes. Ces procédures devraient décrire les activités et processus clés, désigner une personne responsable à leur égard et fixer le moment de leur exécution.

3.3.3 Réponse de la direction

Voir les réponses de la direction 13 à 17.

3.3.4 Préparer des cartes de signature donnant les détails des genres de pouvoirs et de leur niveau ainsi que leurs limites

Afin d'assurer un examen approprié de chaque délégation de pouvoirs décisionnels, INFC doit disposer des outils de base permettant de faire une analyse critique des approbations soumises. Ces outils ne se limitent pas aux signatures dûment approuvées ainsi qu'aux types et aux niveaux d'autorisation applicables, mais aussi à l'assurance que la cueillette et la maîtrise de l'information sont à jour, complètes et communiquées.

3.3.4 Constatations
Révision de la forme et collecte de cartes de signature mises à jour quasi achevées

Durant l'étude préparatoire, l'équipe de vérification a été informée qu'on avait procédé au choix d'une carte de signature standard et qu'INFC avait entrepris la mise à jour de toutes les cartes de signature durant l'été 2007. Nous nous sommes appuyés sur cette information et l'échantillon utilisé dans la vérification a validé toutes les approbations aux termes des articles 32 et 34 avec les cartes de signature mises à jour; trois déviations ont été décelées sur 50 opérations. Selon nos discussions avec les Finances et les responsables de centre financier, ces lacunes résultent vraisemblablement du manque de documentation plutôt que d'approbations inadéquates. Les signatures ont été validées avec celles qui se trouvaient aux dossiers. Néanmoins, les vérificateurs n'ont pas été en mesure d'examiner des documents justificatifs attestant que les personnes donnant ces approbations disposaient de pouvoirs d'« intérim » relatifs au centre financier pour lequel ils exerçaient une représentation au moment en question. Cette documentation est une piste de vérification clé pour prouver que les approbations étaient appropriées et, bien qu'on ait en général été conscient de son importance, les discussions tenues par la suite avec les Finances d'INFC ont montré qu'il n'existait pas de responsable central ni de personne devant rendre compte et ayant la maîtrise des détails du maintien d'une base de données complète sur les cartes de signature.

3.3.4 Recommandation

17. Les Finances d'INFC devraient élaborer et documenter les rôles et responsabilités propres à chaque activité et des lignes directrices en matière de procédures, qui devraient inclure une description complète des exigences touchant le traitement des cartes de signature (voir la recommandation de la section 3.1).

3.3.4 Réponse de la direction

Voir les réponses de la direction 13 à 17.

3.3.5 Élaborer des procédures écrites pour l'examen et la révision annuels des délégations de pouvoirs financiers

Il est nécessaire d'inclure dans les procédures de délégation des pouvoirs décisionnels, il est nécessaire de prévoir un examen annuel, ce qui contribuera à renforcer une séparation appropriée des responsabilités et renforcera les contrôles sur l'examen et la révision des autorisations.

3.3.5 Constatation
Des procédures détaillées sont décrites pour l'examen annuel relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel, mais elles sont très générales

Les procédures établies en mai 2007 au sujet de la délégation du pouvoir décisionnel font bien explicitement référence à la nécessité d'un examen annuel de la politique. Néanmoins, elles sont libellées en termes très généraux et se bornent à répéter qu'un examen est nécessaire. Nous nous attendions à ce que des mesures de base plus explicites soient établies, par exemple un examen structuré de la part de la direction suivi d'une approbation. Le document de procédures n'a qu'une valeur limitée car il laisse l'interprétation de son mode d'application à la discrétion des employés, ce qui est très subjectif.

3.3.5 Recommandation

Voir la recommandation de la section 3.3.1 ainsi que la réponse de la direction correspondante.

3.3.6 Réévaluer les contrôles de surveillance pour ce qui est de la conformité aux lois, politiques et autorisations touchant la gestion financière afin de s'assurer que la filière de présentation des rapports est claire et documentée, que les Finances exercent une surveillance continue et que cette surveillance est effectuée et documentée.

Avec les modifications de structure constantes à INFC, il est indispensable que des contrôles clairs soient établis afin d'assurer l'efficacité du processus de surveillance de la conformité et de l'à-propos des mesures adoptées. Une fois qu'on a établi qu'une procédure est nécessaire, il faut ensuite déterminer comment elle sera accomplie. Les vérificateurs s'attendaient donc à trouver des processus très détaillés pour les activités de surveillance.

3.3.6 Constatation
Aucune documentation des contrôles de surveillance relatifs à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel

Aucune référence à des procédures ou à une reddition de comptes n'a été trouvée lors de la vérification pour ce qui est de la surveillance continue de la conformité ou de l'évaluation du caractère approprié de celles-ci dans les procédures de délégation des pouvoirs de signature de mai 2007. Bien que les responsables soient au courant de cette exigence, il n'existe pas de documentation explicite dans les directives des procédures pour ce qui est des contrôles fondamentaux ou des processus.

3.3.6 Recommandation

Voir la recommandation de la section 3.3.1 ainsi que la réponse de la direction correspondante

Annexe A

Vérification du cadre de contrôle de gestion du FCIS et du FIF liste de recommandations et réponses de la direction

Recommandations découlant des principales conclusions (selon l'ordre où elles apparaissent dans le rapport de la vérification)

Les réponses ci-dessous, approuvées par la haute direction, décrivent les mesures prises ou prévues pour donner suite aux recommandations formulées dans le rapport de la vérification. q

Recommandations Responsabilité Réponse et mesures à prendre (avec échéancier)
Codage financier
1. Afin de faire preuve d'une gérance financière appropriée et de maintenir une base de données historiques en vue d'analyses ultérieures, les Finances d'INFC devraient élaborer des lignes directrices pour toutes les activités de traitement transactionnel, y compris les processus de documentation applicables. Directeur, Finances et Administration

INFC reconnaît la nécessité d'améliorer la documentation des procédures et des lignes directrices comptables destinées au traitement des opérations. Les Finances entreprendront l'examen, la révision et la documentation de toutes les politiques, procédures et lignes directrices comptables requises en 2008-2009. Sous réserve de la disponibilité de fonds dans le budget de fonctionnement, le travail sera effectué dans le cadre d'un contrat de services professionnels, à l'aide de ressources qui possèdent une expérience spécialisée des systèmes et contrôles financiers, comptables et administratifs du gouvernement fédéral. Le projet produira un ensemble de politiques, de procédures et de lignes directrices qui auront été mises à jour et entièrement documentées. Le résultat permettra d'améliorer la qualité, la précision, l'uniformité et l'efficacité des pratiques relatives aux opérations financières, ainsi que de faciliter la formation et l'orientation offertes aux nouveaux employés des services financiers.

Échéancier – De mai à décembre 2008
2. La Division des finances et de l'administration d'INFC devrait élaborer des descriptions complètes des rôles et des responsabilités liés à chaque activité. De pair avec ces précisions, les Finances d'INFC devraient voir à mettre en place et à documenter des procédures officielles afin de surveiller la conformité et la compréhension de ces rôles et responsabilités. Directeur, Finances et Administration

Les rôles et les responsabilités propres aux activités seront examinés et mis au point parallèlement avec l'achèvement des principales activités de dotation des Finances, la mise en œuvre d'un ensemble révisé de politiques et de procédures financières et administratives, et d'un nouveau plan des ressources humaines (RH).

Finances et Administration prendront les mesures suivantes :

  • doter le poste de [chef, Opérations comptables] (avril 2008);
  • examiner, réviser et documenter toutes les politiques, procédures et lignes directrices comptables requises (décembre 2008);
  • élaborer et mettre en œuvre un nouveau plan des ressources humaines (mars 2009).

Échéancier – D'avril 2008 à mars 2009
3. Les Finances d'INFC devraient revoir les processus relatifs à l'application et à la compréhension, par les Finances, de la « Politique sur la classification et codage des opérations financières » et de la « Norme comptable 3.1 – Immobilisations » du CT. Directeur, Finances et Administration

Les Finances prévoient examiner, réviser et documenter toutes les politiques, procédures et lignes directrices comptables requises en 2008-2009. Dans le cadre de ce projet, on fournira des procédures et des documents d'orientation appropriés au personnel des Finances relativement à la classification, au codage et au traitement adéquats des opérations en immobilisations.

Échéancier – De mai à décembre 2008
4. Les Finances d'INFC devraient s'assurer qu'un processus efficace de communication et de surveillance est établi pour la mise en œuvre de la « Politique sur la classification et codage des opérations financières » et de la « Norme comptable 3.1 – Immobilisations » du CT par les Finances, les gestionnaires de centre financier et le personnel administratif. Ce processus devrait comprendre de la formation et des mécanismes de contrôle pour permettre l'attestation de sa mise en œuvre continue et efficace. Directeur, Finances et Administration

Les procédures de communication, de mise en œuvre et de contrôle seront examinées et établies parallèlement avec l'élaboration et l'approbation de procédures et de documents d'orientation révisés sur les immobilisations. Les exigences en matière de formation et de communication pour les nouvelles politiques et procédures seront abordées pendant l'élaboration du plan de communication pour l'ensemble renouvelé de politiques et de procédures.

Les questions seront également abordées dans les plans d'apprentissage personnels (PAP) des membres clés du personnel des Finances. Les Finances fourniront aux gestionnaires de centre financier et au personnel administratif une orientation propre au programme sur les politiques et les procédures applicables en matière d'immobilisations.

Échéancier – De septembre à mars 2008
5. De concert avec la Direction générale des opérations des programmes, les Finances d'INFC devraient analyser les dispositions actuelles des protocoles d'entente avec les PEF afin de s'assurer que ces dispositions sont suffisamment claires pour déterminer ce qui constitue une présentation financière valable, en temps opportun, complète et précise. Directeur, Finances et Administration; directeur général, Opérations des programmes

Le directeur, Finances et Administration, collaborera avec la Direction générale des opérations des programmes pour veiller à ce que les PEF comprennent complètement leurs obligations en matière de communication de l'information financière en vertu de la politique du gouvernement sur la gestion des comptes d'attente des autres ministères.

Échéancier – D'avril à septembre 2008
6. Les Finances d'INFC devraient continuer à définir et à communiquer les processus et procédures de la comptabilité d'exercice. Ces procédures devraient refléter les échéanciers opérationnels appropriés et les complexités. L'adoption de la comptabilité d'exercice de façon plus régulière fera de l'analyse des dépenses mensuelles un outil de prévision plus utile. Directeur, Finances et Administration

INFC a tenu des discussions au cours des quelques derniers mois avec le ministère des Finances, le receveur général et le Bureau du contrôleur général (BCG) sur la charge à payer des dépenses de programme d'INFC. La documentation des pratiques de gestion des dépenses et de comptabilité d'exercice a été partagée avec le BCG et sera révisée, selon le besoin, en attente de la rétroaction du BCG. De plus, les Finances d'INFC examineront, réviseront et documenteront toutes leurs pratiques de comptabilité d'exercice qui sont liées à l'examen des politiques, des procédures et des lignes directrices comptables en 2008-2009.

Échéancier – De mai à décembre 2008
Surveillance du budget de fonctionnement
7. De concert avec les responsables des centres financiers, les Finances d'INFC devraient diriger un examen afin de connaître l'ensemble des exigences en matière de rapports financiers des utilisateurs en finances et en dehors des finances, et de mettre au point un rapport qui constituera une utilisation plus efficace du temps des personnes qui participent à la gestion courante des activités financières. Directeur, Finances et Administration; gestionnaires de centre financier

Les Finances d'INFC ont commencé à examiner et à élaborer des modifications au processus mensuel de rapports financiers. L'objectif des modifications proposées est d'améliorer la lisibilité générale, de faciliter l'interprétation des résultats et de s'assurer que les exigences en matière d'information des gestionnaires sont satisfaites. On demandera aux gestionnaires de centre financier de fournir une rétroaction sur les changements proposés.

Échéancier – D'avril à juin 2008
8. Avec l'établissement des principales exigences en matière de rapports financiers, les Finances d'INFC devraient concevoir et documenter des procédures afin de surveiller la qualité et l'efficacité de l'information fournie par les secteurs autres que Finances, des outils de rapports et de l'analyse. Directeur, Finances et Administration

(Recommandations 8 et 9)

Les Finances examineront, réviseront et documenteront leurs principales politiques, procédures et lignes directrices financières et administratives en 2008-2009. Ce projet comprendra le cycle de rapports financiers. La qualité des données financières et l'interprétation des résultats seront améliorées par un meilleur soutien financier général et des conseils offerts aux gestionnaires de programme et au personnel administratif.
9. Les Finances d'INFC devraient, en collaboration avec la direction, renforcer la structure et l'engagement visant à surveiller les explications des écarts afin d'assurer la conformité et la qualité de la prise de décision. On devrait mener un examen officiel et clairement définir les attentes quant à la mise en œuvre des communications et à la nature de celles-ci. Directeur, Finances et Administration; gestionnaires de centre financier

Le soutien comprendra une meilleure documentation et uniformité des politiques et procédures comptables, une expertise supplémentaire, des conseils et remises en question du nouveau chef des Opérations comptables et le nouveau manuel d'administration financière proposé d'INFC qui servira de principal guide de référence au personnel du programme.

Les résultats prévus comprennent une explication plus détaillée et informative des écarts budgétaires.

Échéancier – D'avril à décembre 2008
10. Les Services ministériels d'INFC devraient, en collaboration avec la direction, réévaluer les outils des systèmes financiers en place afin de s'assurer qu'ils sont efficaces et qu'ils leur permettent d'atteindre les objectifs à court et à long terme du Ministère. Directeur, Finances et Administration

Les Finances d'INFC renégocient actuellement leurs ententes de services partagés avec Industrie Canada dans certains secteurs, y compris la prestation de services liés aux systèmes financiers. Les deux parties reconnaissent que la situation actuelle n'est pas une bonne solution à long terme. INFC travaille avec Industrie Canada à l'amélioration des services à court terme liés aux systèmes financiers. INFC examinera d'autres options pour une solution à long terme au cours de 2008-2009.

Échéancier – D'avril à décembre 2008
11. Les Finances d'INFC devraient revoir le processus de cueillette, d'analyse et de communication mensuelle des écarts budgétaires au Comité exécutif et aux responsables de centre financier afin de renforcer la visibilité de ces plans d'action en matière de finances ainsi que l'engagement par rapport à ces plans. Directeur, Finances et Administration; gestionnaires de centre financier

La visibilité, l'engagement et la responsabilisation quant aux plans financiers seront renforcés par les améliorations résultantes de la qualité et de l'analyse des données, de même que par une augmentation prévue de la précision, de l'actualité et de l'utilité de l'information financière visant à financer les gestionnaires de centre financier et les cadres supérieurs.

Les processus associés à la collecte, à l'analyse et à la communication de rapports financiers mensuels seront décrits et documentés dans les procédures financières révisées et le nouveau manuel d'administration financière proposé d'INFC.

Échéancier – D'avril à décembre 2008
12. Les Finances d'INFC devraient, en collaboration avec la direction, mener l'élaboration des rôles et responsabilités des Finances, particulièrement en ce qui concerne la collaboration à la surveillance des écarts budgétaires et l'établissement des attentes relatives à « la remise en question » de l'information. Il faudra peut-être modifier l'ensemble des compétences en finances et passer de la comptabilité technique à l'analyse opérationnelle. Toutefois, dans le cadre d'un tel changement, on assurerait une approche uniforme et une meilleure utilisation du temps des ressources. Directeur, Finances et Administration; sous-ministre adjoint, Services ministériels

fonction de « remise en question » de la gestion financière sera envisagée dans le contexte d'un examen de la structure et de la capacité fonctionnelles à long terme de Finances et Administration.

L'examen et l'élaboration d'une fonction de remise en question seront envisagés dans le contexte de l'engagement de Finances et Administration qui consiste à mettre au point un plan des RH en 2008-2009.

Échéancier – De septembre à mars 2009
Mise en œuvre du Plan d'action relatif à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures
13. Les Finances d'INFC devraient poursuivre le renforcement des directives concernant la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et les procédures en tenant compte des changements ministériels. Par exemple, on devrait y trouver l'exigence relative 1) à la documentation officielle de toutes les étapes de communication ayant été suivies, 2) aux principaux mécanismes de rapport par palier afin de relever les problèmes et 3) toute autre preuve des contrôles de la diligence raisonnable à INFC. Directeur, Finances et Administration

(Recommandations 13 à 17)

Les directives concernant la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et les procédures seront comprises dans l'examen et la révision proposés des politiques, des procédures et des lignes directrices financières et administratives. L'examen garantira que la politique et les procédures d'INFC sont conformes aux pratiques exemplaires du gouvernement fédéral sur la gestion de la délégation de pouvoir, la diligence raisonnable relativement à l'approbation des pièces justificatives (PJ) et des factures, et l'administration et le traitement des cartes de signature.

Les exigences relatives à la formation et aux communications seront relevées au cours de l'examen proposé.

Une orientation supplémentaire sera offerte au personnel administratif dans le nouveau manuel proposé de Finances et Administration d'INFC.

Échéancier – De mai à décembre 2008
14. Les Finances d'INFC devraient poursuivre la révision de leurs directives actuelles relatives à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et aux procédures afin de fournir plus de renseignements sur ce qui constitue un projet ou une opération en capital. Cette révision devrait comprendre l'évaluation des stratégies de formation et de communication afin d'assurer l'efficacité de la mise en œuvre de la nouvelle politique. Directeur, Finances et Administration
15. Les Finances d'INFC devraient préciser l'intention et documenter les procédures relatives à l'approbation de la diligence raisonnable concernant les pièces justificatives. Cela devrait faire partie de la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel et des procédures. Directeur, Finances et Administration
16. Les Finances d'INFC devraient, en collaboration avec la direction, revoir les procédures relatives à la Politique sur la délégation du pouvoir décisionnel afin de s'assurer qu'elles sont adéquatement détaillées. Ces procédures devraient préciser les activités et les processus clés, les personnes qui en sont responsables et le mode et le moment de leur mise en œuvre. Directeur, Finances et Administration
17. Les Finances d'INFC devraient établir et documenter les rôles, les responsabilités et les directives propres aux activités, dont devraient faire partie les exigences de traitement complètes pour les cartes de spécimen (voir la recommandation de la section 3.1.1). Directeur, Finances et Administration
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