Rapport de vérification interne - Vérification des valeurs et de l'éthique

Mars 2014

Table des matières

• 1. Sommaire
• 2. Contexte
• 3. Objectifs de la vérification
• 4. Démarche de vérification
• 5. Constatations découlant de la vérification
  • 5.1 Établissement d'un cadre des valeurs et de l'éthique à INFC
  • 5.2 Intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique dans la culture d'INFC
• 6. Conclusion
• 7. Énoncé de conformité
• 8. Réponse et plan d'action de la direction
• Annexe A : Critères de vérification

1 SOMMAIRE

Introduction

Le gouvernement du Canada est soucieux de promouvoir les pratiques éthiques dans le secteur public. Des lois telles que la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles et des instruments de politique du Conseil du Trésor tels que le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après mandat appuient et guident les employés du secteur public dans l'exercice de leurs rôles et responsabilités.

En avril 2012, le Code de conduite d'Infrastructure Canada (INFC) et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC ont été lancés comme compléments aux instruments législatifs et aux instruments de politique du Conseil du Trésor. De plus, un cadre des valeurs et de l'éthique a été mis en place; il prend appui sur l'ensemble des politiques et prévoit plusieurs initiatives visant à favoriser l'intégration des valeurs et de l'éthique au travail quotidien des employés du Ministère.

Objectifs et étendue de la vérification

La vérification avait pour but d'évaluer la mise en application et l'efficacité du Cadre des valeurs et de l'éthique d'Infrastructure Canada.

La vérification a porté essentiellement sur la conformité d'INFC aux principales exigences des lois fédérales et des politiques du Conseil du Trésor relatives aux valeurs et à l'éthique. De plus, au cours de la vérification, le Cadre des valeurs et de l'éthique d'INFC a été évalué au moyen d'indicateurs tirés d'un modèle de maturité sur les valeurs et l'éthique publié par l'Institut des auditeurs internes.

Diverses techniques de vérification ont été employées. Celles ci ont consisté, entre autres, à mener des entrevues, à utiliser un questionnaire destiné aux employés afin de recueillir des renseignements, à analyser les réponses à ce questionnaire et à examiner des documents tels que des politiques et des procédures, des procès-verbaux de comités ministériels, des déclarations de l'employé et des lettres d'offre d'employés.

Conclusion

Globalement, le Cadre des valeurs et de l'éthique d'Infrastructure Canada a été bien appliqué et a été utilisé efficacement. Les mesures suivantes permettraient d'améliorer l'efficacité de ce cadre :

• Veiller à ce que tous les employés confirment qu'ils ont lu et qu'ils respecteront les politiques et les codes de conduite du Ministère et du Conseil du Trésor relatifs aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat;
• Réviser le texte de certaines sections de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC afin d'assurer la complémentarité entre cette politique et l'instrument de politique du Conseil du Trésor;
• Renforcer les processus qui permettent d'exécuter la fonction d'agent à l'intégrité;
• Consolider les mesures du rendement et officialiser la surveillance de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique;
• Mettre à jour l'information à la disposition des employés dans l'intranet; et
• Évaluer des options pour améliorer l'intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique au travail quotidien des employés d'INFC.

La direction accepte les constatations et les recommandations issues de la vérification. La direction a élaboré des plans d'action afin de donner suite aux recommandations qui ont été formulées dans le rapport.

2 CONTEXTE

Le gouvernement du Canada est soucieux de promouvoir les pratiques éthiques dans le secteur public. Des lois telles que la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles et des instruments de politique du Conseil du Trésor tels que le Code de valeurs et d'éthique du secteur public et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après mandat appuient et guident les employés du secteur public dans l'exercice de leurs rôles et responsabilités.

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles indique aux employés du secteur public les processus auxquels ils peuvent avoir recours s'ils constatent de possibles actes répréhensibles dans leur milieu de travail. Au nombre de ces processus figurent des méthodes de divulgation de l'information et des façons de se protéger contre les actes de représailles. Cette loi reconnaît le rôle que jouent les fonctionnaires dans le maintien et l'accroissement de la confiance que témoigne le public à l'égard des institutions du gouvernement.

Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public expose les cinq valeurs qui doivent guider les comportements des employés du secteur public. Le respect de la démocratie, le respect envers les personnes, l'intégrité, l'intendance et l'excellence constituent les principes sous jacents aux rôles et responsabilités des administrateurs généraux (équivalents à un sous-ministre), des agents supérieurs chargés des divulgations et des employés du secteur public. La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor traite du signalement et de la prévention des situations de conflit d'intérêts pour les employés du secteur public au cours de leur carrière et après la fin de leur mandat.

En avril 2012, le Ministère a lancé le Code de conduite d'INFC, la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC et la Politique en matière de fraude d'INFC. Ces trois instruments de politique forment l'ensemble de politiques en matière de valeurs et d'éthique du Ministère et fournissent aux employés des indications sur la façon de se conduire de manière éthique et de réagir à différentes situations qui pourraient survenir dans le milieu de travail.

Le Code de conduite d'INFC énonce les valeurs et les comportements qui sont attendus des employés. Il sert aussi de complément au Code de valeurs et d'éthique du secteur public du Conseil du Trésor et favorise son application. La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après mandat d'INFC a notamment pour objectif de faire en sorte que les décisions soient prises dans le respect de l'intérêt du public ainsi que de favoriser la prise de décisions éthiques. Finalement, la Politique en matière de fraude d'INFC a comme objectif de réduire au minimum le risque que des fraudes soient commises à l'endroit du Ministère en veillant à ce que des pratiques efficaces de gestion des risques de fraude soient adoptées et que tous les intervenants connaissent bien leurs rôles et responsabilités dans ce domaine.

Les valeurs et l'éthique à INFC sont davantage qu'un ensemble de politiques. Le Cadre énonce les rôles et les responsabilités pour des postes clés au sein du Ministère, tels que ceux du champion des valeurs et de l'éthique, qui est appuyé par l'agent des valeurs et de l'éthique, ceux de l'agent à l'intégrité, qui agit à titre d'agent supérieur chargé des divulgations au sein du Ministère, et ceux du Comité des valeurs et de l'éthique, qui est formé de représentants de partout au Ministère. Le Cadre prévoit des initiatives concrètes visant à informer les employés et à leur offrir de la formation, du soutien et des conseils. Enfin, le Cadre fait la promotion d'initiatives ministérielles connexes, telles que la résolution des conflits et la prévention du harcèlement.

3 OBJECTIFS DE LA VÉRIFICATION

La vérification avait pour but d'évaluer la mise en application et l'efficacité du Cadre des valeurs et de l'éthique d'Infrastructure Canada.

La vérification a porté essentiellement sur la conformité d'INFC aux principales exigences des lois fédérales et des politiques du Conseil du Trésor relatives aux valeurs et à l'éthique. De plus, au cours de la vérification, le Cadre des valeurs et de l'éthique d'INFC a été évalué au moyen d'indicateurs tirés d'un modèle de maturité sur les valeurs et l'éthique publié par l'Institut des auditeurs internes.

La période visée par la vérification allait du 2 avril 2012 au 30 novembre 2013, sauf pour un questionnaire envoyé à tous les employés d'INFC, qu'ils ont rempli en janvier 2014.

4 DÉMARCHE DE VÉRIFICATION

La vérification a été approuvée dans le Plan de vérification axé sur les risques 2013-2016. L'étape d'examen a débuté en décembre 2013 et a été presque achevée en février 2014. Diverses techniques de vérification ont été employées. Celles ci ont consisté, entre autres, à mener des entrevues, à utiliser un questionnaire destiné aux employés afin de recueillir des renseignements, à analyser les réponses à ce questionnaire et à examiner des documents tels que des politiques et des procédures, des procès-verbaux de comités ministériels, des déclarations de l'employé et des lettres d'offre d'employés.

Le questionnaire qui a été envoyé à tous les employés d'INFC a servi à recueillir des données sur leur connaissance du Cadre des valeurs et de l'éthique. Les questions ont porté sur les éléments de l'ensemble des politiques, les postes clés et les responsabilités décrites. Notre échantillon de 147 répondants est suffisant pour projeter la population entière de 273 employés avec un intervalle de confiance de 5,5 p. 100 et un coefficient de confiance de 95 p. 100.

5 CONSTATATIONS DÉCOULANT DE LA VÉRIFICATION

5.1 Établissement d'un cadre des valeurs et de l'éthique à INFC

La haute direction d'INFC reconnaît que, bien que les valeurs et l'éthique soient parfois difficiles à définir, elles sont essentielles à la fonction publique. Le Ministère a élaboré des documents d'orientation portant sur les problèmes courants en milieu de travail, les conflits d'intérêts, les pratiques d'après-mandat et la fraude, l'objectif étant d'aider les employés à prendre des mesures qui témoignent de leur adhésion aux valeurs et aux principes d'éthique.

INFC est assujetti aux exigences de la Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d'actes répréhensibles. En vertu de cette loi, le sous-ministre doit établir un code de conduite qui est applicable à l'élément du secteur public dont il est responsable et qui est compatible avec celui qui est établi par le Conseil du Trésor.

On s'attendait à ce que l'ensemble de politiques et la structure de responsabilité servant à l'application du Cadre des valeurs et de l'éthique soient élaborés, approuvés et utilisés comme prévu.

Les constatations détaillées découlant de la vérification qui viennent étayer cette conclusion sont présentées par thème.

Fondements du Cadre des valeurs et de l'éthique

Un ensemble de politiques sur les valeurs et l'éthique a été élaboré et mis en place

Un ensemble de politiques sur les valeurs et l'éthique d'INFC a été élaboré et appliqué. L'ensemble de politiques comprend trois principaux documents — le Code de conduite d'INFC, la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC et la Politique en matière de fraude d'INFC. Ces documents ont été établis en conformité avec les obligations qui incombent au Ministère au regard des diverses lois et instruments de politique du Conseil du Trésor relatifs aux valeurs et à l'éthique.

L'ensemble de politiques a été élaboré après consultation de tous les membres du personnel et de la haute direction, et il constitue le fondement des initiatives en matière de valeurs et d'éthique à INFC. Il a été lancé par le sous-ministre en avril 2012 au moyen d'un courriel envoyé à tout le personnel.

L'ensemble de politiques a servi de complément aux instruments de politique du Conseil du Trésor, malgré certaines divergences

Code de conduite d'INFC. Le Code de conduite d'INFC est généralement conforme au Code de valeurs et d'éthique du secteur public du Conseil du Trésor. Le Code de conduite du Ministère traite des mêmes valeurs et donne plus de détails en ce qui concerne leur application. Il traite aussi des divulgations et du rôle de l'agent à l'intégrité d'INFC à cet égard.

Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC. INFC a élaboré et approuvé une politique bien précise sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat. Bien que l'instrument de politique du Conseil du Trésor n'impose aucune obligation en ce qui concerne la mise en place d'une telle politique, celle-ci sert, de maintes façons, de complément à la politique du Conseil du Trésor.

Toutefois, la politique du Conseil du Trésor emploie un ton plus ferme que la politique d'INFC sur bon nombre de sujets. Par exemple, des différences de formulation ont été notées en ce qui concerne les rôles et responsabilités des employés et certaines exigences en ce qui touche la prévention et la résolution des situations de conflit d'intérêts. Ces différences de ton ont eu pour effet de modifier le sens de certains éléments de politique importants de telle manière que des prescriptions sont devenues de simples suggestions. Des suggestions contenues dans la politique d'INFC qui ne reflètent que partiellement les prescriptions du Conseil du Trésor pourraient donner lieu à des malentendus au sujet de la façon dont les employés doivent appliquer la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat au sein d'INFC.

Recommandation 1. Infrastructure Canada devrait réviser le texte de certaines sections de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC afin que celle-ci serve de complément aux instruments de politique du Conseil du Trésor.

Réponse de la direction. La direction accepte cette recommandation. Les RH examineront la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC afin de modifier la formulation de certaines de ses sections pour que cette dernière soit conforme aux formulations employées dans la politique du SCT.

Reddition de comptes dans le Cadre des valeurs et de l'éthique

Plusieurs organismes de gouvernance doivent rendre des comptes concernant la surveillance de l'initiative du Cadre des valeurs et de l'éthique. Le Comité des valeurs et de l'éthique et le Comité de gestion des personnes figurent parmi ces organismes.

Une structure de responsabilité pour l'application du Cadre des valeurs et de l'éthique est en place

La responsabilité à l'égard du portefeuille des valeurs et de l'éthique incombe à la Direction des ressources humaines, de la sécurité et de l'administration. En avril 2012, un Comité des valeurs et de l'éthique a été constitué peu après le lancement de l'ensemble de politiques. Le Comité a tenu sa première réunion en août 2012. Il a pour mandat de faire progresser l'application du Cadre des valeurs et de l'éthique au sein du Ministère. Chaque direction générale a un représentant siégeant au Comité. Bien que le Comité ait été mis sur pied, son mandat n'a toujours pas été approuvé. L'objectif initial était de tenir une réunion par mois; cependant, en raison des priorités opérationnelles du Ministère, il n'y a eu que cinq réunions au cours des deux dernières années. Puisque le Comité constitue la principale tribune des représentants des directions générales pour obtenir de l'information sur les problèmes liés aux valeurs et à l'éthique et exprimer les préoccupations relatives à leurs différents secteurs au sein de l'organisation, l'officialisation du mandat du Comité renforcerait le Cadre des valeurs et de l'éthique.

En plus du Comité des valeurs et de l'éthique, le Comité de gestion des personnes d'INFC a aussi discuté périodiquement de questions touchant les valeurs et l'éthique. Bien que les procès-verbaux de réunions ne reflètent pas ces discussions, nous avons été informés que le Plan d'action sur les valeurs et l'éthique et les progrès réalisés en vue de l'atteinte de ses objectifs ont fait l'objet de discussions, à l'occasion, lors de réunions du Comité.

En général, les principales responsabilités ont été définies dans l'ensemble de politiques

Tous les employés d'INFC ont des responsabilités aux termes du Cadre des valeurs et de l'éthique et sont tenus de rendre compte de leurs actes conformément aux lois connexes et aux instruments de politique du Conseil du Trésor. Afin qu'ils puissent remplir leur obligation de rendre des comptes, il est nécessaire de définir clairement les attentes et de mesurer le rendement par rapport à celles-ci. On s'attendait à ce qu'INFC définisse les responsabilités des employés dans le Cadre des valeurs et de l'éthique et instaure des processus qui permettraient de mesurer leur rendement au chapitre de l'exercice de ces responsabilités.

Les responsabilités des employés en ce qui concerne les valeurs et l'éthique sont définies dans l'ensemble de politiques — plus précisément dans le Code de conduite d'INFC. Les gestionnaires, les superviseurs et les cadres supérieurs ont des responsabilités bien précises du point de vue de l'application des diverses composantes du Cadre des valeurs et de l'éthique. Ces responsabilités supplémentaires consistent notamment à veiller à ce que les employés qui relèvent d'eux reçoivent et comprennent le Code de conduite et aient l'occasion d'en discuter. Globalement, 75 p. 100 des gestionnaires, des superviseurs et des cadres supérieurs qui ont rempli le questionnaire servant à la vérification savaient qu'ils avaient des responsabilités supplémentaires qui étaient prévues dans le Code de conduite.

L'ensemble de politiques et les documents d'orientation ministériels énoncent les différentes responsabilités associées à des postes clés, comme celui du champion des valeurs et de l'éthique et celui de l'agent à l'intégrité. Toutefois, les rôles et responsabilités de l'agent des valeurs et de l'éthique ne sont clairement définis dans aucun document. L'agent des valeurs et de l'éthique relève directement du directeur général des Ressources humaines.

Le champion des valeurs et de l'éthique a pour rôle de guider et de soutenir les fonctionnaires dans leurs activités professionnelles. Il a comme responsabilité d'encourager le dialogue sur les valeurs et l'éthique, de veiller à ce que des mécanismes et des services de soutien soient en place pour aider les fonctionnaires à résoudre les problèmes ayant un rapport avec le Code de conduite et de donner des conseils aux employés et au sous ministre.

L'agent à l'intégrité est le cadre supérieur qui a pour responsabilité de fournir aux employés d'INFC un mécanisme leur permettant de discuter et de soulever des allégations d'actes répréhensibles au travail. Les responsabilités de l'agent à l'intégrité sont clairement énoncées dans le Code de conduite d'INFC.

Au cours de la période de vérification, un agent à l'intégrité était en place à INFC; cependant, il était difficile de naviguer dans l'intranet pour trouver son nom ou des renseignements sur ce à quoi les employés d'INFC pouvaient s'attendre s'ils souhaitaient faire part de leurs préoccupations à l'agent à l'intégrité. De plus, aucune information au sujet des processus internes utilisés par l'agent à l'intégrité n'était à la disposition des employés d'INFC.

Recommandation 2. Infrastructure Canada devrait travailler avec le Bureau de l'agent à l'intégrité afin d'améliorer les processus qui permettent d'exécuter cette fonction.

Réponse de la direction. La direction accepte cette recommandation. Les RH travailleront étroitement avec le Bureau de l'agent à l'intégrité afin de définir clairement les rôles et responsabilités et de veiller à ce que les deux bureaux aient des contacts réguliers.

Surveillance et évaluation de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique

Conformément aux principes de saine gestion, un cadre des valeurs et de l'éthique a été élaboré et mis en place, des politiques et des procédures servant à la mise en œuvre d'initiatives ont été instaurées, des comités et des postes clés ont été identifiés, et les rôles et responsabilités ont été établis. Des mécanismes permettant de suivre les progrès accomplis au chapitre de la mise en œuvre des initiatives et de la mesure des résultats étaient nécessaires. On s'attendait à ce qu'INFC fixe des objectifs et des paramètres pour l'évaluation de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique.

L'attestation de prise de connaissance du Code de conduite et de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat n'a pas été reçue de tous les employés

Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public établi par le Conseil du Trésor stipule que les employés du secteur public doivent se conformer aux valeurs et aux attentes décrites dans le Code. La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor énonce différentes exigences qui représentent des critères d'embauche pour les employés du secteur public

Les Ressources humaines se sont fixé un objectif précis en ce qui concerne le Cadre des valeurs et de l'éthique. Il s'agit de veiller à ce que tous les employés lisent et s'engagent à respecter les codes de conduite et les politiques sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor et du Ministère.

Pour suivre les progrès accomplis en vue d'atteindre cet objectif, on s'est servi d'une feuille de suivi pour consigner la date à laquelle un employé en poste a confirmé qu'il avait lu et qu'il respecterait les instruments de politique du Conseil du Trésor et du Ministère. Les nouveaux employés qui se sont joints à INFC après le 2 avril 2012 ont confirmé dans leurs lettres d'offre signées qu'ils se conformeraient aux politiques. Toutefois, quelques employés ne faisant pas partie du groupe de la direction et presque tous les employés qui en font partie n'ont pas de date de confirmation au dossier démontrant qu'ils ont satisfait au critère d'embauche lié à prise de connaissance des politiques.

INFC a l'occasion de s'inspirer d'une pratique exemplaire adoptée par d'autres ministères fédéraux, qui consiste à incorporer les déclarations relatives aux conflits d'intérêts dans les processus auxquels participent déjà les employés, tels que le processus annuel d'évaluation du rendement de l'employé. Chaque gestionnaire qui est déjà chargé de documenter les évaluations des employés pourrait exiger que ceux ci remplissent annuellement une déclaration attestant qu'ils ne sont pas actuellement en situation de conflit d'intérêts. Cette façon de faire permettrait aux employés d'accroître leur connaissance des conflits d'intérêts potentiels et témoignerait de la volonté du Ministère de promouvoir les valeurs et l'éthique.

Recommandation 3. Infrastructure Canada devrait faire en sorte que tous les employés confirment qu'ils ont lu et qu'ils respecteront les codes de conduite et les politiques sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor et du Ministère.

Réponse de la direction. La direction accepte cette recommandation. Les RH effectueront un suivi auprès des employés d'INFC qui n'ont toujours pas confirmé qu'ils ont lu et qu'ils respecteront les codes et les politiques, et elles demanderont aux employés de confirmer qu'ils ont satisfait à ce critère d'embauche. Les RH continueront de suivre les progrès accomplis relativement à l'atteinte de cet objectif au moyen de la feuille de suivi.

INFC a mis en place un Plan d'action sur les valeurs et l'éthique

Le champion des valeurs et de l'éthique a dirigé l'élaboration d'un Plan d'action sur les valeurs et l'éthique pour la mise en application du Cadre. Le plan d'action sur les valeurs et l'éthique prévoit une série d'initiatives assorties de jalons, lesquelles ont pour but d'assurer la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique dans le travail quotidien des employés. Le Plan a été présenté lors d'une réunion spéciale du Comité de gestion des personnes d'INFC qui s'est tenue le 31 octobre 2012, au cours de laquelle ce plan a été approuvé. Bien que l'ordre du jour de cette réunion précise que le Plan d'action devait être approuvé, il n'y a aucun procès-verbal confirmant qu'il a été approuvé. Un cadre supérieur a indiqué qu'il avait été approuvé à cette date, affirmation qui est étayée par des détails contenus dans les documents se rapportant au Plan d'action sur les valeurs et l'éthique.

Il est également possible d'améliorer les jalons et les mesures qui s'inscrivent dans le Plan d'action sur les valeurs et l'éthique, puisqu'ils n'étaient pas toujours associés à des objectifs, et, dans bon nombre de cas, l'information fournie constituait un résumé des activités qui avaient déjà été réalisées.

De façon générale, la surveillance et le contrôle de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique pourraient être renforcés

Le Code de valeurs et d'éthique du secteur public établi par le Conseil du Trésor exige que le Ministère fasse en sorte que les codes de conduite du Conseil du Trésor et du Ministère et le processus ministériel de divulgation soient appliqués efficacement et qu'une surveillance et un contrôle réguliers soient exercés à cet égard. On s'attendait à ce qu'il y ait des données démontrant qu'INFC respectait ces exigences.

INFC a choisi les postes clés dont les titulaires étaient responsables de la surveillance de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique. Le champion des valeurs et de l'éthique et l'agent des valeurs et de l'éthique étaient principalement responsables de la surveillance de l'application du Cadre des valeurs et de l'éthique. Le Comité des valeurs et de l'éthique était chargé de la surveillance de la mise en œuvre du Plan d'action sur les valeurs et l'éthique. Le Comité de gestion des personnes d'INFC avait pour responsabilité d'approuver le Plan d'action sur les valeurs et l'éthique et de discuter du Cadre des valeurs et de l'éthique chaque trimestre.

En général, l'agent des valeurs et de l'éthique a informé régulièrement le champion des valeurs et de l'éthique des derniers développements concernant la mise en œuvre des initiatives liées au Cadre et au Plan d'action au sein du Ministère. Bien que les comptes rendus à ce sujet aient été présentés dans l'exercice normal de la fonction, il n'y avait aucune documentation s'y rapportant. Le Comité des valeurs et de l'éthique a parfois discuté de différents éléments du Plan d'action sur les valeurs et l'éthique qui se situaient dans leur sphère de responsabilité. L'examen des procès-verbaux des réunions du Comité de gestion des personnes d'INFC n'a pas permis de conclure que le Cadre des valeurs et de l'éthique avait fait l'objet de discussions chaque trimestre. Un cadre supérieur a informé l'équipe de vérification que des discussions avaient bel et bien eu lieu périodiquement lors des réunions; cependant, ces discussions n'étaient pas consignées dans les procès-verbaux généraux de ces réunions.

De plus, environ une fois par année, le directeur général des Ressources humaines présente un exposé au Comité ministériel de vérification sur les valeurs et l'éthique. Ces présentations permettent de fournir de l'information sur les divers éléments du Cadre des valeurs et de l'éthique d'INFC au sous-ministre, à la sous-ministre déléguée et aux membres de la haute direction qui sont présents.

En général, on emploie une approche informelle pour surveiller et contrôler la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique à INFC. À cet égard, il est possible d'améliorer la gouvernance du Cadre en consignant dans les procès-verbaux des réunions les discussions qui s'y rapportent et en instaurant un système formel de surveillance.

Recommandation 4. Infrastructure Canada devrait renforcer les mesures de rendement et adopter un système formel de surveillance de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique.

Réponse de la direction. La direction accepte cette recommandation. Le Comité des valeurs et de l'éthique commencera à élaborer le nouveau Plan d'action sur les valeurs et l'éthique et veillera à ce que toutes les initiatives qui s'inscrivent dans le nouveau Plan d'action soient associées à des résultats mesurables. En outre, INFC adoptera des approches plus structurées qui permettent de garder une trace écrite appropriée des activités de surveillance et de contrôle de la mise en œuvre du Plan d'action. L'agent et le champion des valeurs et de l'éthique continueront de se rencontrer régulièrement afin d'examiner le Cadre des valeurs et de l'éthique et d'en discuter, et des comptes rendus de ces réunions et de ces discussions seront conservés au dossier. Le Plan d'action sur les valeurs et l'éthique continuera d'être présenté trimestriellement lors des réunions du Comité de gestion des personnes d'INFC, et les procès-verbaux du Comité en rendront compte. De plus, des exposés sur le Cadre des valeurs et de l'éthique continueront d'être présentés au Comité de ministériel de vérification sur demande.

5.2 Intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique dans la culture d'INFC

Tous les employés ont des responsabilités pour ce qui est de la promotion des valeurs de la fonction publique. Les gestionnaires et les employés doivent s'employer à créer et à maintenir un milieu de travail qui favorise le dialogue sur les valeurs organisationnelles et les dilemmes éthiques uniques se rattachant à leurs activités. Afin d'intégrer efficacement les valeurs et l'éthique aux pratiques ministérielles, les employés et les gestionnaires doivent se familiariser avec leurs rôles et responsabilités à l'égard de l'application du Cadre des valeurs et de l'éthique. Ils doivent notamment se montrer respectueux des valeurs et des principes d'éthique dans leur conduite personnelle, intégrer les valeurs et l'éthique aux pratiques de leur unité et favoriser un climat de transparence, de confiance et de respect au sein de leurs unités de travail et dans leurs interactions avec autrui.

On s'attendait à ce que les employés aient connaissance du Cadre des valeurs et de l'éthique et à ce que tout le personnel ait reçu de la formation.

Les résultats détaillés de la vérification qui viennent étayer cette conclusion sont présentés par thème.

Sensibilisation des employés et accès à l'information

L'intégration des valeurs et de l'éthique à la culture de travail des employés contribue, dans une large mesure, à la réalisation des objectifs du Ministère. Une façon d'intégrer les valeurs et l'éthique consiste à fournir de l'information aux employés sur leurs rôles et responsabilités et les principales attentes à leur endroit. On s'attendait à ce que les employés d'INFC aient accès à de l'information pertinente et à jour sur le Cadre des valeurs et de l'éthique du Ministère.

Information sur les principales responsabilités

INFC a élaboré un site Web dans son intranet afin de fournir aux employés de l'information sur le Cadre des valeurs et de l'éthique. La page principale décrit l'ensemble de politiques qui se rattachent au Cadre et auxquelles les employés d'INFC sont assujettis. Cette page contient également une liste des principaux responsables à INFC avec qui les employés peuvent communiquer s'ils ont besoin de plus amples renseignements, ainsi qu'une description de leur rôle –le rôle du champion des valeurs et de l'éthique y est par exemple décrit. On a observé que les liens vers les principaux éléments de la page principale fonctionnaient correctement, ce qui est important, parce que presque tous les employés d'INFC savaient qu'ils pouvaient trouver dans l'intranet de l'information et des conseils relatifs aux questions touchant les valeurs et l'éthique.

Toutefois, certains éléments du Cadre étaient difficiles à trouver dans le site intranet, et d'autres informations n'étaient plus exactes. Par exemple, le nom de l'agent à l'intégrité qui était en poste au moment de la vérification était difficile à trouver, et les noms des membres du Comité des valeurs et de l'éthique étaient introuvables. De surcroît, même si le poste d'agent des valeurs et de l'éthique pouvait être associé à un nom en particulier, aucune information ne permettait de déterminer le nom du champion des valeurs et de l'éthique. Présentement, comme les employés pourraient ne pas être en mesure de trouver les noms des principales personnes-ressources dans le site intranet, il est possible qu'ils ne puissent pas demander l'information dont ils ont besoin pour exercer leurs responsabilités ou exprimer leurs préoccupations relatives aux valeurs et à l'éthique.

Employee knowledge generally reflected the contents of information available on the intranet

La Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC qui est accessible dans l'intranet fournit des définitions descriptives de ce que signifie un conflit d'intérêts. En examinant les réponses au questionnaire, on a constaté que même si les employés ont connaissance des principaux éléments de la politique, certains d'entre eux ont des lacunes du point de vue de leurs connaissances sur la façon d'appliquer cette politique. Presque tous les répondants à notre questionnaire savaient que les conflits d'intérêts devaient être signalés comme il convient. De plus, même si la grande majorité des répondants ont reconnu correctement l'une des définitions d'un conflit d'intérêts contenues dans la politique, environ un tiers des répondants ne pouvaient pas reconnaître correctement cette définition ou n'étaient pas certains que l'une des définitions tirées de la politique correspondait à un conflit d'intérêts. Il en résulte une situation où les employés savent généralement qu'ils doivent signaler un conflit d'intérêts potentiel, mais pourraient ne pas être certains de savoir ce qui constitue un tel conflit potentiel.

Les connaissances des employés correspondaient généralement à l'information contenue dans l'intranet

Les réponses au questionnaire indiquent que la majorité des répondants pouvaient correctement reconnaître le Code de conduite d'INFC et la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC comme étant des composantes de l'ensemble de politiques sur les valeurs et l'éthique. Cependant, seulement la moitié des répondants ont correctement reconnu la Politique en matière de fraude d'INFC comme faisant partie de l'ensemble de politiques.

Les connaissances des employés au sujet du Cadre des valeurs et de l'éthique correspondaient à l'information contenue dans l'intranet, ce qui signifie que les employés avaient une bonne connaissance des aspects du Cadre sur lesquels de l'information était accessible dans le site intranet. En revanche, les employés avaient des lacunes dans leur connaissance des aspects sur lesquels il n'y avait aucune information ou aucune information à jour dans le site intranet. Le meilleur exemple se rapporte au rôle de l'agent à l'intégrité. Le rôle de l'agent à l'intégrité et celui des Ressources humaines n'étaient pas clairement distingués — particulièrement en ce qui touche les enquêtes sur les allégations d'actes répréhensibles. Compte tenu du manque de clarté, les employés pourraient ne pas connaître leurs responsabilités au chapitre de la prévention des fraudes ou ne pas savoir avec qui communiquer s'ils ont des préoccupations au sujet de possibles actes répréhensibles.

Recommandation 5. Infrastructure Canada devrait mettre à jour l'information contenue dans le site intranet afin de veiller à ce qu'elle soit actuelle, pertinente et accessible.

Réponse de la direction. La direction accepte cette recommandation et s'engage à mettre à jour l'information sur les valeurs et l'éthique dans l'intranet. Les RH examineront l'information importante relative aux valeurs et à l'éthique qui se trouve actuellement sur le site Web afin de s'assurer que celle-ci est exacte et à jour et y apporteront des changements au besoin.

Formation sur les valeurs et l'éthique à INFC

Lorsque le Cadre des valeurs et de l'éthique a été mis en place en avril 2012, le respect des valeurs et des principes d'éthique a cessé d'être un comportement implicite pour devenir une responsabilité explicite. Différentes obligations ont été établies pour des postes clés figurant dans le Cadre et pour tous les employés. De nouveaux processus en matière de divulgation ont également été instaurés. On s'attendait à ce qu'INFC fournisse de l'information et de la formation aux employés afin d'améliorer leur connaissance du Cadre des valeurs et de l'éthique. On s'attendait également à ce que les employés soient capables de démontrer leur connaissance du Cadre des valeurs et de l'éthique.

Une grande partie des employés d'INFC ont reçu une formation sur les valeurs et l'éthique

Le Comité des valeurs et de l'éthique avait élaboré des documents de formation afin de renseigner les employés sur les divers éléments du Cadre des valeurs et de l'éthique. Cette formation a été offerte par les membres du Comité et a été présentée lors de réunions des directions générales et des divisions. Au terme de l'étape d'examen de la vérification, la formation avait été offerte à la plupart des directions générales d'INFC. Le Comité des valeurs et de l'éthique avait prévu terminer la formation pour les deux dernières directions générales au plus tard à la fin de l'exercice 2013-2014.

Intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique aux activités des employés

Les valeurs et l'éthique façonnent les activités courantes des employés. Leur importance ressort de la manière dont elles sont intégrées à la routine des employés. On s'attendait à ce qu'INFC démontre sa volonté de promouvoir un milieu de travail éthique en accentuant l'importance des valeurs et de l'éthique dans les processus ministériels.

Il est possible d'améliorer l'intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique aux processus ministériels

Il est possible de multiplier les discussions formelles et informelles sur les valeurs et l'éthique au sein du Ministère. Les réponses au questionnaire ont révélé un manque de cohérence entre la plupart des gestionnaires, des superviseurs et des cadres supérieurs, qui ont indiqué que des sujets ayant trait aux valeurs et à l'éthique étaient abordés pendant la plupart des réunions d'équipe ou un petit nombre d'entre elles, tandis qu'une importante majorité d'employés d'INFC ont indiqué qu'il en était question rarement voire jamais.

INFC a plusieurs processus en place qui permettent à la direction d'influencer le comportement et le rendement des employés. Chaque année, une entente de rendement qui fixe les objectifs qu'une personne doit atteindre est signée par un employé et son gestionnaire ou superviseur.

Les réunions d'équipe sont beaucoup plus fréquentes et informelles que les discussions découlant des ententes de rendement. Ces réunions permettent aux employés d'obtenir des indications sur la façon de gérer leurs préoccupations d'ordre opérationnel et administratif. Les réunions d'équipe constituent un lieu de discussion idéal pour les gestionnaires et les employés qui souhaitent échanger sur les divers éléments du Cadre des valeurs et de l'éthique et la manière dont ils s'appliquent aux activités courantes des employés. À l'heure actuelle, le Ministère ne profite pas de toutes les occasions qui s'offrent à lui pour accentuer l'importance du Cadre des valeurs et de l'éthique et son incidence sur les activités courantes des employés.

Recommandation 6. Infrastructure Canada devrait évaluer des options pour améliorer l'intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique au travail quotidien des employés d'INFC.

Réponse de la direction. La direction accepte cette recommandation. Le Comité des valeurs et de l'éthique d'INFC est composé de représentants de toutes les directions générales du Ministère qui agissent à titre d'ambassadeurs au sein de leurs groupes respectifs et qui s'emploient à faire des valeurs et de l'éthique une responsabilité partagée par tous à l'échelle du Ministère. Le Comité travaillera à l'élaboration d'un nouveau plan d'action sur les valeurs et l'éthique pour le Ministère, dans lequel s'inscriront des initiatives visant à promouvoir les valeurs et l'éthique au sein du Ministère et qui permettra d'assurer la pertinence des valeurs et de l'éthique au quotidien. Les RH feront également en sorte que les valeurs et l'éthique demeurent un sujet de discussion lors du forum des gestionnaires et des réunions du Comité de gestion élargi du Ministère, et elles continueront d'encourager l'ensemble des gestionnaires et des superviseurs à avoir un dialogue et des discussions continus avec leurs employés sur les valeurs et l'éthique. De plus, pour la mise en œuvre de la nouvelle Directive sur la gestion du rendement cette année, il sera nécessaire d'inclure la compétence essentielle « faire preuve d'intégrité et de respect » dans les ententes de rendement de tous les employés, ce qui permettra de veiller à ce que les gestionnaires et les employés aient une discussion sur la façon dont ces derniers respectent les valeurs et les principes d'éthique dans leur travail quotidien.

6 CONCLUSION

À la lumière des résultats de la vérification, on a conclu que le Cadre des valeurs et de l'éthique d'Infrastructure Canada a généralement été bien appliqué et utilisé efficacement.

Les mesures suivantes permettraient d'améliorer l'efficacité du Cadre des valeurs et de l'éthique :

• Veiller à ce que tous les employés confirment qu'ils ont lu et qu'ils respecteront les politiques et les codes de conduite du Ministère et du Conseil du Trésor relatifs aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat;
• Réviser le texte de certaines sections de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC afin d'assurer la complémentarité entre cette politique et l'instrument de politique du Conseil du Trésor;
• Renforcer les processus qui permettent d'exécuter la fonction d'agent à l'intégrité;
• Consolider les mesures du rendement et officialiser la surveillance de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique;
• Mettre à jour l'information à la disposition des employés dans l'intranet; et
• Évaluer des options pour améliorer l'intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique au travail quotidien des employés d'INFC.

7 ÉNONCÉ DE CONFORMITÉ

La vérification est conforme aux normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne et aux normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.

8 RÉPONSE ET PLAN D'ACTION DE LA DIRECTION

	Recommandation	Plan d'action de la direction	Responsable et échéance
1	Infrastructure Canada devrait réviser le texte de certaines sections de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC afin que celle ci serve de complément aux instruments de politique du Conseil du Trésor.	La direction accepte cette recommandation. Les RH examineront la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat d'INFC afin de modifier la formulation de certaines de ses sections pour que celle-ci soit conforme aux formulations employées dans la politique du SCT.	Directeur général, Ressources humaines 30 septembre 2014
2	Infrastructure Canada devrait travailler avec le Bureau de l'agent à l'intégrité afin d'améliorer les processus qui permettent d'exécuter cette fonction.	La direction accepte cette recommandation. Les RH travailleront étroitement avec le Bureau de l'agent à l'intégrité afin de définir clairement les rôles et responsabilités et de veiller à ce que les deux bureaux aient des contacts réguliers.	Directeur général, Ressources humaines 31 décembre 2014
3	Infrastructure Canada devrait faire en sorte que tous les employés confirment qu'ils ont lu et qu'ils respecteront les codes de conduite et les politiques sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du Conseil du Trésor et du Ministère.	La direction accepte cette recommandation. Les RH effectueront un suivi auprès des employés d'INFC qui n'ont toujours pas confirmé qu'ils ont lu et qu'ils respecteront les codes et les politiques, et elles demanderont aux employés de confirmer qu'ils ont satisfait à ce critère d'embauche. Les RH continueront de suivre les progrès accomplis relativement à l'atteinte de cet objectif au moyen de la feuille de suivi.	Directeur général, Ressources humaines 30 septembre 2014
4	Infrastructure Canada devrait renforcer les mesures de rendement et adopter un système formel de surveillance de la mise en application du Cadre des valeurs et de l'éthique.	La direction accepte cette recommandation. Le Comité des valeurs et de l'éthique commencera à élaborer le nouveau Plan d'action sur les valeurs et l'éthique et veillera à ce que toutes les initiatives qui s'inscrivent dans le nouveau Plan d'action soient associées à des résultats mesurables. En outre, INFC adoptera des approches plus structurées qui permettent de garder une trace écrite appropriée des activités de surveillance et de contrôle de la mise en œuvre du Plan d'action. L'agent et le champion des valeurs et de l'éthique continueront de se rencontrer régulièrement afin d'examiner le Cadre des valeurs et de l'éthique et d'en discuter, et des comptes rendus de ces réunions et de ces discussions seront conservés au dossier. Le Plan d'action sur les valeurs et l'éthique continuera d'être présenté trimestriellement lors des réunions du Comité de gestion des personnes d'INFC, et les procès-verbaux du Comité en rendront compte. De plus, des exposés sur le Cadre des valeurs et de l'éthique continueront d'être présentés au Comité ministériel de vérification sur demande.	Directeur général, Ressources humaines 31 décembre 2014
5	Infrastructure Canada devrait mettre à jour l'information contenue dans le site intranet afin de veiller à ce qu'elle soit actuelle, pertinente et accessible.	La direction accepte cette recommandation et s'engage à mettre à jour l'information sur les valeurs et l'éthique dans l'intranet. Les RH examineront l'information importante relative aux valeurs et à l'éthique qui se trouve actuellement sur le site Web afin de s'assurer que celle ci est exacte et à jour et y apportera des changements au besoin.	Directeur général, Ressources humaines 30 septembre 2014
6	Infrastructure Canada devrait évaluer des options pour améliorer l'intégration du Cadre des valeurs et de l'éthique au travail quotidien des employés d'INFC.	La direction accepte cette recommandation. Le Comité des valeurs et de l'éthique d'INFC est composé de représentants de toutes les directions générales du Ministère qui agissent à titre d'ambassadeurs au sein de leurs groupes respectifs et qui s'emploient à faire des valeurs et de l'éthique une responsabilité partagée par tous à l'échelle du Ministère. Le Comité travaillera à l'élaboration d'un nouveau plan d'action sur les valeurs et l'éthique pour le Ministère, dans lequel s'inscriront des initiatives visant à promouvoir les valeurs et l'éthique au sein du Ministère et qui permettra d'assurer la pertinence des valeurs et de l'éthique au quotidien. Les RH feront également en sorte que les valeurs et l'éthique demeurent un sujet de discussion lors du forum des gestionnaires et des réunions du Comité de gestion élargi du Ministère, et elles continueront d'encourager l'ensemble des gestionnaires et des superviseurs à avoir un dialogue et des discussions continus avec leurs employés sur les valeurs et l'éthique. De plus, pour la mise en œuvre de la nouvelle Directive sur la gestion du rendement cette année, il sera nécessaire d'inclure la compétence essentielle « faire preuve d'intégrité et de respect » dans les ententes de rendement de tous les employés, ce qui permettra de veiller à ce que les gestionnaires et les employés aient une discussion sur la façon dont ces derniers respectent les valeurs et les principes d'éthique dans leur travail quotidien.	Directeur général, Ressources humaines 31 décembre 2014

ANNEXE A : CRITÈRES DE VÉRIFICATION

• 1.1 Un code de conduite a été établi et intégré dans le Ministère;
• 1.2 INFC a démontré sa volonté d'intégrer explicitement le Cadre des valeurs et de l'éthique aux processus ministériels;
• 1.3 De l'information sur le Cadre des valeurs et de l'éthique a été mise à la disposition des employés, qui se sont familiarisés avec celle-ci;
• 1.4 Les employés ont rendu compte de leurs actes dans les limites de leurs responsabilités au regard du Cadre des valeurs et de l'éthique;
• 1.5 INFC a surveillé et évalué les progrès accomplis au chapitre des initiatives s'inscrivant dans le Cadre des valeurs et de l'éthique.