Rapport de vérification interne - Vérification du cadre de contrôle de la gestion financière

Juin 2013

Table des matières

• Sommaire exécutif
• 1. Introduction
  • 1.1 Contexte
  • 1.2 Objectifs et portée de la vérification
  • 1.3 Approche relative à la vérification
• 2. Constatations
  • 2.1 Financement futur
  • 2.2 Contrôles généraux de la technologie de l'information (CGTI) sur les rapports financiers
  • 2.3 Connaissance des processus de gestion financière
  • 2.4 Optimiser le travail déjà effectué
  • 2.5 Réduction du déficit budgétaire
• 3. Conclusion de la vérification
• 4. Énoncé de conformité
• Annexe A : Critères de vérification

Sommaire exécutif

Introduction

Infrastructure Canada (INFC) guide les efforts deployés par le gouvernement fédéral pour s'assurer que les Canadiens et Canadiennes bénéficient d'une infrastructure publique moderne et de calibre mondial. Chaque année, INFC verse des milliards de dollars en paiements de transfert à ses partenaires d'infrastructure tels que les governements provinciaux, territoriaux et municipaux. Dans le but de s'acquitter avec succès de son mandat et de ses obligations contractuelles, INFC doit avoir un cadre de gestion financière qui permet de soutenir efficacement les activités pertinentes et opportunes en matière de planification financière, de budgétisation, de surveillance et de production de rapports.

Objectifs et portée de la vérification

Les objectifs de la vérification du Cadre de contrôle de la gestion financière visent à s'assurer que :

Objectif 1 : Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC est conforme aux exigences de la législation et des politiques fédérales.

Objectif 2 : INFC maintient un système adéquat de contrôles internes et de pratiques pour assurer une gestion financière efficace et efficiente du Ministère.

Objectif 3 : Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC fournit des renseignements précis et opportuns pour soutenir la prise de décisions ministérielles.

La portée de la vérification comprend l'examen de l'ensemble des systèmes, des pratiques, des politiques, des procédures et des outils en lien avec le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC, comme la planification, la budgétisation (y compris la détermination des exigences en matière de ressources, l'établissement de budgets et l'affectation des ressources), la surveillance et la production de rapports au sein d'INFC.

Conclusion

En s'appuyant sur des éléments probants, il a été constaté que le Cadre de contrôle de la gestion financière est aligné et conforme aux exigences de la législation et des politiques fédérales. INFC maintient un système adéquat de contrôles internes et de pratiques permettant d'assurer une gestion financière efficace et efficiente du Ministère. Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC fournit des renseignements précis et opportuns pour soutenir la prise de décisions ministérielles.

Les possibilités d'amélioration du Cadre de contrôle de la gestion financière ont été identifiées et elles permettront de :

• réduire les risques financiers pour INFC en effectuant le suivi auprès de Transports Canada pour s'assurer qu'une approche uniforme a été mise en place pour l'établissement des comptes créditeurs à la fin de l'exercice;
• renforcer les contrôles internes liés au système de gestion financière et aux processus financiers au sein d'INFC en s'occupant des défaillances connues et restantes des contrôles au sein du Système intégré de gestion financière et en fournissant des séances de formation obligatoires aux gestionnaires de centre de fonds qui ne se conforment pas au processus existant en matière d'établissement de rapport sur la situation financière;
• appuyer la préparation du Ministère à se conformer à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor en officialisant l'application des principaux contrôles au sein des processus de budgétisation d'INFC et en documentant les processus existants qui influent sur la qualité des résultats financiers et sur la production d'états financiers;
• améliorer la capacité au sein de la Division des Finances et passation de contrats.

La direction souscrit aux constatations et aux recommandations issues de la vérification. Elle a dressé des plans d'action, inclus dans le présent rapport, afin de donner suite aux recommandations.

Énoncé de conformité

La vérification a été effectuée selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la fonction de vérification interne d'INFC.

Signature

1. Introduction

1.1 Contexte

Infrastructure Canada (INFC) guide les efforts deployés par le gouvernement fédéral pour s'assurer que les Canadiens et Canadiennes bénéficient d'une infrastructure publique moderne et de calibre mondial. Chaque année, INFC verse des milliards de dollars en paiements de transfert à ses partenaires d'infrastructure tels que les governements provinciaux, territoriaux et municipaux. Dans le but de s'acquitter avec succès de son mandat et de ses obligations contractuelles, INFC doit avoir un cadre de gestion financière qui permet de soutenir efficacement les activités pertinentes et opportunes en matière de planification financière, de budgétisation, de surveillance et de production de rapports.

INFC est assujetti au Cadre des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor. De concert avec la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), ce cadre guide le travail des employés de la fonction publique et représente la pierre angulaire de la gestion financière efficace au sein du gouvernement fédéral. Le cadre des politiques comprend la Politique sur la gouvernance de la gestion financière, la Politique sur le contrôle interne, la Politique sur la gestion des ressources financières, l'information et les rapports financiers, et la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière.

Chaque politique porte sur un aspect différent des principes de gestion financière. La Politique sur la gouvernance de la gestion financière se concentre sur les rôles et les responsabilités des ressources humaines en lien avec la gouvernance de la gestion financière. La Politique sur le contrôle interne met l'accent sur la gestion prudente des fonds publics, la protection des biens publics et l'utilisation efficace, efficiente et économique des ressources publiques. La Politique sur la gestion des ressources financières, l'information et les rapports financiers traite de la gestion des fonds publics du point de vue des administrateurs généraux, des dirigeants principaux des finances, des cadres supérieurs du Ministère et du contrôleur général du Canada. La Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière prend en considération le rôle des systèmes de gestion financière qui doivent fournir en temps opportun une information financière plus exacte, plus fiable et plus accessible, et les responsabilités pertinentes de l'administrateur général.

La Direction générale des services ministériels a entrepris un rôle clé en assumant les responsabilités d'INFC en lien avec le Cadre des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor. La Direction est dirigée par le dirigeant principal des finances (DPF) qui relève directement du sous ministre. Au sein de la Direction, la Division des Finances et passation de contrats est chargée d'assurer la prestation de services financiers et d'élaborer des politiques, des procédures et des outils financiers pour aider les gestionnaires et les employés à s'acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion financière.

1.2 Objectifs et portée de la vérification

Les objectifs de la vérification du Cadre de contrôle de la gestion financière visent à s'assurer que :

Objectif 1 : Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC s'aligne et est conforme aux exigences de la législation et des politiques fédérales.

Objectif 2 : INFC maintient un système adéquat de contrôles internes et de pratiques pour assurer une gestion financière efficace et efficiente du Ministère.

Objectif 3 : Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC fournit des renseignements précis et opportuns pour soutenir la prise de décisions ministérielles.

La portée de la vérification comprend l'examen de l'ensemble des systèmes, des pratiques, des politiques, des procédures et des outils en lien avec le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC, comme la planification, la budgétisation (y compris la détermination des exigences en matière de ressources, l'établissement de budgets et l'affectation des ressources), la surveillance et la production de rapports au sein d'INFC.

1.3 Approche relative à la vérification

La phase d'examen de la vérification à débuté en janvier 2013 et était en grande partie achevée en avril 2013. La vérification fait appel à diverses techniques, notamment les entrevues, la révision des processus financiers et l'examen de la documentation financière et non financière, comme les rapports sur la situation financière, les principaux documents sur le processus de budgétisation, le compte rendu des réunions du Comité de gestion du Ministère, les documents d'orientation du SCT et les présentations d'INFC au BCG et au SCT.

2. Constatations

2.1 Financement futur

Fonds de fonctionnement

Contrairement à d'autres ministères fédéraux, INFC ne dispose pas de fonds de fonctionnement permanents pour mener à bien les activités du Ministère. Par le passé, le Conseil du Trésor (CT) a approuvé une petite composante de la prestation des programmes pour chaque nouveau programme de paiements de transferts livré par INFC. Alors que les fonds pour la prestation de programmes visaient initialement à couvrir les frais supplémentaires associés avec chaque nouveau programme, ils ont finalement servi à financer la totalité du budget de fonctionnement du Ministère. Toutefois, en 2013-2014, pour la première fois, le Ministère a reçu du SCT des fonds spécifiquement pour le budget de fonctionnement. Ces fonds étaient uniquement pour l'exercice 2013-2014 et ils n'ont pas été fournis pour les exercices ultérieurs.

Le Ministère administre actuellement huit programmes d'infrastructure. De plus, INFC procède également à l'élaboration d'une nouvelle série de programmes dans le cadre du nouveau plan Chantiers Canada, conformément au budget de 2013. Bien que ces programmes doivent débuter en 2014-2015, il y a encore des frais administratifs à payer en lien avec la planification, la consultation et l'élaboration de programmes. Par conséquent, des fonds de fonctionnement seront nécessaires pour mener à bien les activités du Ministère pendant plusieurs autres années.

Il a été attendu qu'INFC devrait mettre en œuvre des mesures pour gérer le risque de ne pas avoir suffisamment de fonds de fonctionnement pour remplir son mandat.

Un processus est en place pour aider à obtenir des fonds de fonctionnement pluriannuels

Comme première étape pour assurer des fonds de fonctionnement, INFC a tout d'abord satisfait à la condition imposée dans le budget de 2012, pour qu'il puisse utiliser la disposition du budget aux fins de la création d'un crédit pour dépenses de fonctionnement dans le budget principal des dépenses 2013-2014. La condition était qu'INFC devait produire un modèle d'établissement des coûts ministériels et le faire approuvé par le bureau de contrôleur général (BCG), puis par le SCT.

Le modèle d'établissement des coûts d'INFC détermine les coûts requis pour l'établissement et la prestation de nouveaux programmes. Ce modèle peut tenir compte des ressources requises à diverses étapes du cycle de vie du programme, y compris la conception, la mise en œuvre et la clôture du programme. Le modèle est axé sur l'utilisation des ressources et, plus précisément, sur des équivalents temps plein (ETP) qui représentent la charge de travail d'une personne par jour. Les ETP de chaque Direction générale et de chaque Division sont modélisés pour soutenir l'éstimation des coûts de fonctionnement pour les prochaines années.

Il a été observé qu'INFC s'est engagé à collaborer avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et le ministère des Finances à utiliser le modèle d'établissement des coûts afin d'aider à établir les chiffres nécessaires à la planification au-delà de la prochaine année.

Paiements de transfert

Les projets d'infrastructure durent souvent plusieurs années et les dépenses admissibles peuvent être engagées à différents moments, pendant le cycle de vie du projet. Si des dépenses admissibles sont engagées, payées et présentées par le bénéficiaire à INFC aux fins de paiement avant la fin de l'exercice financier, alors INFC a l'obligation de payer ces montants avec les fonds de ce même exercice. Lorsque des dépenses admissibles sont engagées, payées ou présentées et qu'elles ne seront pas traitées avant la fin de l'exercice financier, il faut créer un créditeur à la fin de l'exercice (CAFE).

Lors des années antérieures, INFC a mis en place un CAFE fondé sur l'estimation du bénéficiaire des dépenses admissibles qui n'ont pas encore été réclamées. Au fil du temps, INFC a commencé à cerner les projets dont le CAFE avait été largement surestimé. Une telle surestimation entraîne la péremption des fonds inutilisés. Pour rétablir les fonds engagés, INFC a présenté des demandes aux agences centrales, plus précisément au SCT et au ministère des Finances, en vue de reporter les fonds à l'exercice financier au cours duquel ils ont été effectivement utilisés. Récemment, les agences centrales ont rejeté les demandes visant le report de fonds des CAFE.

En raison de la nature pluriannuelle des projets d'infrastructure, les prévisions servent à décrire le montant des fonds et le moment où ils seront utilisés. Grâce aux prévisions, INFC peut établir le montant approprié des fonds pour les années correspondantes.

INFC utilise un processus similaire à celui du CAFE pour demander aux bénéficiaires du projet de lui fournir les prévisions financières. L'expérience d'INFC avec les prévisions finnacières a démontré que certaines prévisions financières étaient inexactes pour diverses raisons, comme des éstimations trop optimistes ou des délais en raison du processus de passation de marchés, de la température ou de la fourniture des matériaux entraînant ainsi la non-utilisation de fonds prévus à la fin de l'exercice financier. Bien que le SCT et le ministère des Finances n'ont pas encore rejeté les demandes d'INFC visant à reporter les fonds inutilisés en rapport avec les prévisions financières, il est à craindre qu'ils puissent changer leur position en s'appuyant sur le précédent établi en lien avec la surestimation des CAFE.

Il a été attendu à ce qu'INFC mettra en œuvre de nouvelles mesures visant à améliorer l'exactitude du CAFE et des prévisions financières.

INFC a géré la plupart des risques financiers en lien avec les fonds CAFE.

INFC a mis en œuvre un nouveau processus exigeant que les CAFE pour les bénéficiaires se fondent sur une réclamation présentée à INFC qui n'aurait pas été traitée avant la fin de l'exercice. En ce qui concerne les partenaires d'exécution fédéraux (PEF), INFC a envoyé des lettres d'appel pour amorcer le processus des CAFE. Il a été constaté que le la directive de la lettre d'appel a été modifiée pour redéfinir la façon de calculer les CAFE. Le nouveau processus exige que l'on fonde les CAFE sur une demande présentée à INFC qui n'aurait pas été traitée avant la fin de l'exercice. En ce qui a trait aux projets administrés par les PEF pour le compte d'INFC, une preuve acceptable serait l'approbation des dépenses en vertu de l'article 34 de la LGFP et la confirmation que ces dépenses ont déjà été payées par le bénéficiaire. L'approbation en vertu de l'article 34 signifie que les travaux ont été effectués, les marchandises ont été fournies ou les services ont été rendus.

Transports Canada (TC) est l'un des PEF d'INFC. Il réalise des projets dans le cadre de trois programmes d'INFC et, pour cette raison, il envoie les renseignements sur les CAFE à INFC pour le compte de ces projets. TC continue de s'appuyer sur une attestation fournie par le bénéficiaire quant au caractère raisonnable des montants estimés pour les CAFE. Il a été constaté que les estimations des CAFE réalisées par TC excédaient les dépenses effectivement réclamées en contrepartie du montant des CAFE. Selon INFC, TC serait en train de modifier son approche pour l'estimation des CAFE. Bientôt, TC exigera une attestation pour confirmer que les dépenses admissibles ont été engagées et payées par les bénéficiaires. Ce nouveau développement permettra de s'assurer que les dépenses admissibles remboursées par TC correspondent aux CAFE estimés par TC.

TC est le seul PFE qui n'exige actuellement pas de preuve des bénéficiaires à l'effet que leurs dépenses admissibles ont été engagées, puis payées. INFC risque de ne pas avoir suffisamment de fonds si les dépenses en lien avec l'un des programmes excèdent les fonds restants. Cette situation est possible et dépend des engagements pris dans le cadre des accords de contribution.

INFC a partiellement réduit le risque potentiel de fonds inutilisés en raison de prévisions financières inexactes

Il a été constaté qu'INFC n'a pas modifié son processus sur la façon dont les prévisions en lien avec un projet sont dévelopées. La raison pour laquelle INFC continue d'utiliser sa pratique actuelle - se fier au jugement de chaque analyste pour seulement évaluer, dans l'ensemble, le caractère raisonnable des prévisions financières — est due au fait qu'il n'est impliqué dans les détails logistiques de la gestion de projets. Bien que le ministère surveille l'avancement du projet, les répercussions budgétaires et la portée du projet, INFC n'est pas un décideur ou un conseiller en lien avec les projets.

Des efforts ont été déployés afin de fournir aux analystes des directives sur la façon de contester le caractère raisonnable des prévisions. INFC a suggéré des exemples de questions aux fins de discussions entre l'analyste d'INFC et le bénéficiaire du projet. En outre, INFC a fourni des conseils pratiques, comme le recours aux expériences antérieures pour cerner les projets pour lesquels on a déjà fait des prévisions inexactes, dans le but de concentrer les ressources là où elles sont le plus nécessaires.

Les prévisions financières inexactes d'un projet peuvent faire en sorte que les fonds inutilisés ne soient pas disponibles pour satisfaire aux engagements financiers d'INFC, conformément aux accords de contribution. La principale différence entre les CAFE et les prévisions financières est que les montants des prévisions financières sont beaucoup plus élevés que ceux des CAFE et que, par conséquent, le risque financier est proportionnellement plus important pour INFC.

Par la suite, la direction a commencé la gestion de ces risques financiers. INFC a amorcé les discussions avec le SCT pour traiter de l'implication des fonds déjà périmés. En outre, un nouveau libellé en lien avec les crédits votés a été ajouté aux modèles pour les prochains accords de contribution. Advenant la réduction des crédits votés, le Canada se réserve le droit de réduire ou de mettre fin à un paiement, conformément à l'accord.

Recommandation 1 :

Il est recommandé que le sous-ministre adjoint (SMA) des Services ministériels poursuive ses efforts pour l'adoption d'une approche uniforme pour l'établissement des CAFE par l'ensemble des partenaires d'exécution fédéraux.

Réponse de la direction pour la recommandation 1 :

Le SMA des Services ministériels accepte cette recommandation. INFC a négocié une approche uniforme avec tous les partenaires d'exécution fédéraux. Depuis la fin de l'exercice 2011-2012, les organismes de développement régional ont suivi exactement la même approche qu'INFC pour l'établissement des CAFE. Les négociations avec Transports Canada (TC) ont pris un peu plus de temps et, selon INFC, TC a adopté une nouvelle approche en 2012-2013. INFC fera le suivi auprès de TC et leur demandera de fournir une preuve en lien avec la nouvelle méthode qu'il a adoptée.

Date d'échéance : 31 août 2013

2.2 Contrôles généraux de la technologie de l'information (CGTI) sur les rapports financiers

Le Système intégré de gestion financière (SIGF) est le système ministériel de gestion financière d'INFC. Il sert à consigner les transactions financières ministérielles et à préparer les états financiers du Ministère.

Industrie Canada héberge le SIGF et, par conséquent, INFC n'en est pas le propriétaire. Un protocole d'entente (PE) entre Industrie Canada et INFC décrit les rôles et les responsabilités de chaque partie.

Le PE 2012-2013 indique que, malgré le fait qu'Industrie Canada partagera les résultats des évaluations en lien avec les contrôles des applications du SIGF, ceux-ci devraient être utilisés par INFC pour l'évaluation de leurs contrôles informatiques généraux (CIG) dans la mesure où ils se rapportent aux contrôles internes sur les rapports financiers. Le libellé du PE indique clairement qu'INFC demeure responsable des CIG qui influent sur ses rapports financiers et ce, même s'il n'est pas l'hôte du Système. Cette exigence est en harmonie avec les responsabilités existantes d'INFC visant à évaluer les CIG en matière de rapports financiers, conformément à la Politique sur le contrôle interne du SCT.

En conformité avec les exigences du PE, Industrie Canada a procédé à l'évaluation de la conception et de l'efficacité opérationnelles des contrôles généraux de la technologie de l'information (CGTI) au sein du SIGF pendant l'exercice financier 2011-2012 dans le rapport intitulé « Évaluation de la conception et de l'efficacité opérationnelles des contrôles généraux de la TI — Détails des contrôles jugés inefficaces ». Industrie Canada effectue des revues générales pour savoir si les CGTI ont été conçus et mis en opération de façon efficace, et s'ils fonctionnent adéquatement. Le rapport indique que la conception et le fonctionnement des CGTI sont efficaces dans plusieurs processus clés. Toutefois, la validation périodique de l'utilisateur, la gestion des changements et la configuration des mots de passe sont tous autant de processus clés où la conception et la mise en opération des CGTI ne sont pas efficaces et où les CGTI ne fonctionnent pas adéquatement. En outre, les contrôles d'accès des anciens utilisateurs ont été conçus et mis en opération efficacement, mais ils ne fonctionnent pas adéquatement.

Dans le cadre des efforts déployés par INFC pour satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du SCT, la Division des Finances et passation de contrats d'INFC a mis en œuvre un plan d'action des CGTI. Ce plan tient compte de tous les systèmes d'information qui sont essentiels au soutien des activités et des rapports financiers d'INFC, notamment le SIGF. À ce jour, la phase de la planification et de la portée, de même que la phase de la documentation ont été achevées pour le SIGF. Les prochaines phases comprendront un essai pour évaluer l'efficacité de la conception, suivi d'un autre essai pour mesurer l'efficacité du fonctionnement. En outre, ces phases incluront l'identification et la mise en œuvre de mesures correctives appropriées.

Étant donné qu'INFC n'est pas propriétaire du système, la direction a indiqué qu'INFC ne serait pas en mesure de remédier aux défaillances connues des contrôles au sein du SIGF et que son influence sur la conception technique ou l'entretien du système financier serait minime.

Il a été attendu à ce qu'INFC puisse atténuer les risques en lien avec les défaillances connues des CGTI au sein du Système ministériel de gestion financière (SMGF) utilisé pour les dossiers financiers ministériels et les rapports financiers.

Atténuation partielle des risques en lien avec les défaillances connues des contrôles au sein du SIGF

INFC reconnaît ses responsabilités quant à l'évaluation des CIG du SIGF dans la mesure où ils se rapportent aux contrôles internes sur les rapports financiers, conforme aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du CT. Il a été observé qu'INFC avait déterminé des mesures correctives pour aider à atténuer le risque créé par les défaillances de la conceptiondes contrôles qui sont énumérées dans le rapport d'Industrie Canada. Les contrôles compensatoires incluent la validation trimestrielle de l'accès des utilisateurs, pour l'ensemble des utilisateurs du SIGF d'INFC, et les examens hebdomadaires des formulaires de départ des employés d'INFC pour s'assurer que l'accès au SIGF prenne fin lors du départ de l'employé.

Tandis que ces contrôles compensatoires permettront d'atténuer le risque associé aux défaillances connues en lien avec la validation périodique de l'utilisateur et le contrôle de l'accès échu des utilisateurs, les mesures correctives ne tiennent pas compte des défaillances liées à l'efficacité de la conception et du fonctionnement des CGTI au sein des processus de gestion du changement et de configuration du mot de passe.

Les CGTI du SIGF, dont la conception et le fonctionnement sont inefficaces, peuvent avoir une incidence sur la fiabilité des dossiers financiers d'INFC. Les processus existants de gestion du changement pourraient ne pas empêcher la réalisation non intentionnelle d'un changement dans la programmation ayant une incidence financière. En outre, la sécurité et l'intégrité de l'information finnacière peuvent être compromises advenant une brèche de mot de passe.

Retard dans la mise en œuvre du plan d'action des CGTI d'INFC en raison de la capacité insuffisante de la Division des Finances et passation de contrats

Dans le cadre du plan d'action des CGTI, les tests portant sur l'efficacité de la conception des contrôles du SIGF devraient être terminés d'ici le quatrième trimestre de l'exercice financier 2012-2013. Ces tests auraient inclusl'identification des mesures correctives pour remédier aux défaillances des contrôles. Il a été obserevé que la tenue de ces tests a été reportée en raison du manque d'employés disponibles pour compléter l'éxercice. Par conséquent, des mesures correctives n'ont pas été déterminées à ce jour.

Recommandation 2 :

Il est recommandé que le SMA des Services ministériels remédie aux autres défaillances connues des contrôles du Système ministériel de gestion financière, soit en déterminant des mesures d'atténuation au sein d'INFC qui compenseront pour les défaillances connues des contrôles du SIGF ou en collaborant avec Industrie Canada pour remédier aux défaillances des contrôles du SIGF. Dans le cadre du PE 2014-2015 avec Industrie Canada, le libellé devrait limiter les responsabilités d'INFC aux secteurs que l'organisation contrôle.

Réponse de la direction pour la recommandation 2 :

Le SMA des Services ministériels accepte cette recommandation. Le Ministère déterminera les mesures d'atténuation au sein d'INFC qui compenseront pour les défaillances connues des contrôles du SIGF. De même, le PE 2014-2015 avec Industrie Canada comprendra un libellé qui limite les responsabilités d'INFC aux secteurs qu'il contrôle.

Date d'échéance : 31 mars 2014

Une recommandation visant à tenir compte de l'incidence des problèmes de capacité sur l'achèvement du plan d'action des CGTI sera formulée à la section 2.3.

2.3 Connaissance des processus de gestion financière

Dans le cadre des efforts déployés pour soutenir l'engagement du gouvernement à réduire les dépenses prévues, INFC a mis en œuvre sa propre initiative de réduction du déficit budgétaire. INFC a subi des réductions d'effectif prévues en plus d'autres départs d'employés durant la même période. Dans ce contexte, il est important d'officialiser et de conserver les connaissances des processus de gestion financière du Ministère.

Les rôles et les responsabilités clés en lien avec la gestion financière doivent être exercés pour répondre efficacement aux engagements financiers du Ministère. Parmi les principaux processus financiers, on trouve la préparation des états financiers et le rapport mensuel sur la situation financière. Tandis que la préparation des états financiers s'effectue principalement au sein de la Division des finances et passation de contrats, le rapport sur la situation financière (RSF) doit être rempli par l'ensemble des gestionnaires des centres financiers à la grandeur du Ministère. Dans la mesure du possible, il faut s'assurer de la réalisation de ces processus clés et du maintien du niveau approprié de rendement même s'il y a des changements de personnel.

On s'attend an ce qu'INFC devrait démontrer le caractère officiel et la conservation des connaissances en lien avec les principaux processus de gestion financière.

Documentation des éléments spécifiques à la préparation des états financiers du Ministère

Il a été constaté qu'INFC a élaboré des textes descriptifs et des graphiques afin de consigner la façon dont on prépare les principaux éléments des états financiers du Ministère. Les comptes créditeurs à la fin de l'exercice, les comptes débiteurs à la fin de l'exercice, la fermeture de l'exercice financier et les écritures de régularisations spéciales sont décrits en détail. Tandis que les graphiques contiennent les procédures générales de chaque processus, les textes descriptifs fournissent un contexte additionnel, comme les participants au processus, les directives pour la préparation à l'interne et à l'externe et les descriptions détaillées des activités de contrôle.

Le rapprochement mensuel entre les systèmes financiers n'est pas documenté ni approuvé de façon officielle

Les transactions financières présentées dans les états financiers du Ministère sont consignées dans le SIGF. L'Application de planification et d'analyse financière (APAF) sert à la gestion des programmes de paiements de transfert. Un rapprochement a lieu mensuellement entre les systèmes pour s'assurer que l'APAF contient les informations completes et précises en lien avec les paiements de transfert. Il a été constaté que le rapprochement mensuel entre l'APAF et le SIGF n'avait pas fait l'objet d'une documentation officielle et n'avait pas été approuvé à un niveau plus élevé pour s'assurer du caractère adéquat des éléments de rapprochement.

Le rapport sur la situation financière (RSF) ne suit pas toujours le processus approuvé

Les données du rapport mensuel sur la situation financière permettent au Ministère d'avoir un aperçu des résultats financiers réels par rapport au budget. Les données du RSF sont une compilation de l'information financière fournis par les centres de fonds et approuvés par les gestionnaires de chaque centre de fonds. Les résultats mensuels de centres de fonds sont compilés dans le RSF ministériel utilisé pour appuyer la prise de décisions des cadres supérieurs lors des réunions du Comité de gestion du Ministère. La Division des finances et passation de contrats a mis en œuvre plusieurs mesures afin d'améliorer les connaissances Ministèrielle sur la façon dont chaque participant devrait s'acquitter de ses responsabilités en lien avec le RSF. Des lettres d'appel sont envoyées à tous les mois aux gestionnaires de centres de fonds pour leur fournir des directives et les inviter à des réunions facultatives où ils auront l'occasion de poser des questions et de faire part de leurs préoccupations.

Il a été observé que certains gestionnaires de centre de fonds ne suivent pas le processus d'approbation convenu lors des modifications les dépenses prévues de leur centre de fonds. Le formulaire normalisé de demande de changements n'a pas été utilisé et la demande non-standard présentée ne permettait pas d'établir la responsabilité du gestionnaire du centre de fonds en ce qui a trait à la raison du changement. Par ailleurs, il a été constaté que les demandes de changements non standards contenaient les données de mi-mois plutôt que les données de fin de mois, comme il est exigé dans le processus du RSF. En dernier lieu, il a aussi été observé que les procédures utilisées par la Division des Finances et passation de contrats pour convertir les données non standards de mi-mois en dépenses prévues de fin de mois n'ont pas été documentées ni communiquées à un employé suppléant.

La direction précise que l'élaboration du RSF n'est pas toujours fidèle aux directives établies, car certains gestionnaires de centre de fonds décident de présenter les données dans le format qu'ils utilisent pour effectuer le suivi des données. À la Division des Finances et passation de contrats, l'information des demandes non standards doit être modifiée par une seule personne.Cette façon de faire n'a pas été documentée étant donné qu'une seule personne effectue cette tâche de façon informelle.

Des progrès ont été réalisés en lien avec la documentation des principaux processus financiers

INFC a réalisé des progrès quant à la documentation des principaux processus financiers liés aux rapports financiers. Cette réalisation est attribuable aux efforts déployés par INFC pour se conformer à la Politique sur le contrôle interne du SCT. Compte tenu de l'accent mis sur les rapports financiers dans la politique, INFC a accordé la priorité à ces processus. Pour le moment, les travaux en lien avec le contrôle interne sont en cours et les autres processus financiers seront examinés ultérieurement. Le rythme auquel les travaux sont effectués est tributaire de la capacité au sein de la Division. Il y a un risque que les problèmes de capacité peuvent entraîner des retards dans l'achèvement de la documentation des processus d'INFC.

Des lacunes en lien avec le maintien des connaissances des processus de gestion financière peuvent voir un impact sur le rendement ultérieur de la Division des Finances et passation de contrats. Il est possible que les rapprochements mensuels entre l'APAF et le SIGF, actuellement effectués de façon informelle par une seule personne, soient négligés ou exécutés inadéquatement au fur et à mesure que les rôles changent au sein de la Division des Finances et passation de contrats. Les connaissances requises pour convertir les données non standards de mi-mois en ressources prévues de fin de mois peuvent se perdre avec le roulement du personnel.

Recommandation 3 :

Il est recommandé que le SMA des Services ministériels mette en œuvre des mesures permettant d'identifier les gestionnaires de centre de fonds qui n'ont pas recours aux formulaires normalisés pour le RSF et de fournir des séances de formation individuelles obligatoires pour s'assurer de l'application d'une approche uniforme à l'échelle du Ministère et de l'obligation de rendre compte pour expliquer la façon dont les dépenses prévues du centre de fonds ont été modifiées.

Réponse de la direction pour la recommandation 3 :

Le SMA des Services ministériels accepte cette recommandation. Des séances de formation individuelles seront offertes à tous les nouveaux gestionnaires de centre de fonds, notamment la formation sur l'utilisation du formulaire normalisé. Toutefois, certains gestionnaires utilisent leur propre formulaire. La Division des Finances et passation de contrats fournira une formation ciblée à ces gestionnaires et les avisera qu'à compter du 31 décembre 2013, les formulaires non standards ne seront plus acceptés.

Date d'échéance : 31 mars 2014

Recommandation 4 :

Il est recommandé que le SMA des Services ministériels termine la documentation des processus existants compte tenu de leur influence sur la qualité des résultats financiers et sur la production des états financiers, y compris les procédures de rapprochement entre l'APAF et le SIGF et les calculs requis pour convertir les données non standards de mi-mois aux fins du RSF.

Réponse de la direction pour la recommandation 4 :

Le SMA des Services ministériels accepte cette recommandation. La documentation n'est pas terminée pour l'ensemble des processus existants. Compte tenu des problèmes de capacité auxquels doit faire face la Divsion des Finances et passation de contrats et de la priorité de trouver une solution au budget de fonctionnement du Ministère, les travaux devraient prendre fin le 31 mars 2014.

Date d'échéance : 31 mars 2014

Recommandation 5 :

Il est recommandé que le SMA des Services ministériels examine les problèmes de capacité avec la Division des Finances et passation de contrats en donnant une formation à d'autres employés qui seront chargés d'exécuter les processus de gestion financière, notamment la réalisation des tests de contrôle dans le cadre du plan d'action des CGTI, la documentation des principaux processus financiers et la préparation des rapports mensuels sur la situation financière.

Réponse de la direction pour la recommandation 5 :

Le SMA des Services ministériels accepte cette recommandation. Les problèmes de capacité seront résolus au sein de la Division des Finances et passation de contrats en donnant une formation à des employés qui agiront à titre de remplaçants pour exécuter les principaux processus de gestion financière, notamment la réalisation des tests de contrôle dans le cadre du plan d'action des CGTI, la documentation des principaux processus financiers et la préparation des rapports mensuels sur la situation financière.

Depuis 2011-2012, chaque groupe au sein de la Division des Finances et passation de contrats a commencé à former des employés à titre de remplaçants qui exécuteront les principaux processus de gestion financière, notamment la documentation des principaux processus financiers, la préparation des rapports mensuels sur la situation financière, la préparation du RSF, les rapports sur les salaires, etc. La Division poursuivra ses efforts continus pour former des ressources et s'assurer qu'il y a un remplaçant pour effectuer les principales tâches en lien avec chaque poste.

En ce qui a trait aux tests prévus dans le cadre du plan d'action des CGTI, ces derniers seront réalisés par le truchement d'un contrat de services professionnels. Un analyste financier du groupe de contrôle internecollaborera avec l'expert-conseil afin de recevoir une formation pratique et d'acquérir les compétences requises pour réaliser les tests de contrôle à titre de remplaçant.

Date d'échéance : 31 mars 2014

2.4 Optimiser le travail déjà effectué

La Politique sur le contrôle interne du CT vise à gérer adéquatement les risques liés à la gérance des ressources publiques par le truchement de contrôles internes efficaces, y compris les contrôles internes sur les rapports financiers. Le sous-ministre est responsable de veille à la mise en place, au maintien, à la surveillance et à l'examen du Système ministériel de contrôle interne qui permet d'atténuer les risques. La Politique met en évidence l'efficacité et l'efficience des programmes, des opérations et de la gestion des des ressources, y compris la protection des actifs comme l'une des principales catégories des responsabilités du sous-ministre. Les contrôles internes relatifs à la gestion financière appartiennent à un sous-ensemble de cette catégorie. Les activités relatives à la gestion financière comprennent notamment la planification, la budgétisation, la comptabilité, les rapports, le contrôle, la surveillance, l'analyse, les conseils et le support à la prise de décisions ainsi que les systèmes financiers.

À INFC, les processus de budgétisation et de planification incluent le RSF et la mise à jour annuelle des niveaux de référence (MJANR). Pour ce qui est du RSF, les données financières de chaque centre de fonds doivent être envoyées chaque mois au gestionnaire du centre de fonds. Ce dernier approuve les dépenses mensuelles réelles et les dépenses prévues de son centre de fonds. La Division des Finances et passation de contrats compile les données financières approuvées du centre de fonds à l'intérieur d'un tableau qui donne un aperçu des finances du Ministère pour le mois. Le rapport ministériel sur la situation financière est présenté au comité de gestion du Ministère aux fins de discussions au niveau du sous ministre et des cadres supérieurs.

La MJANR et le budget principal des dépenses d'INFC doivent être préalablement approuvés avant d'être transmis au SCT. Tandis que le dirigeant principal des finances (DPF) effectue la plupart de ces approbations clés, le sous-ministre approuve aussi les épreuves en page utilisées par le SCT pour la publication du budget principal des dépenses d'INFC.

INFC a recours au processus d'élaboration du budget et d'affectation des ressources pour subdiviser le budget principal des dépenses confirmées en dépenses salariales et non salariales, et par la suite entre les directions générales. Les données faisant partie des dépenses salariales comprennent la confirmation des dépenses salariales prévues à moyen terme par le gestionnaire du centre de fonds. Les données faisant partie des dépenses non salariales incluent les données du RSF approuvé et les consultations avec les employés visés d'INFC. Les allocations budgétaires provisoires de chaque centre de fonds font l'objet d'un examen au niveau de la Direction générale et du Ministère. Les allocations finales sont ensuite approuvées par de la haute direction.

On s'attend à ce que les contrôles internes relatifs à la gestion financière spécifiques au RSF, à la MJANR, au budget principal des dépenses, et à l'élaboration du budget et à l'affectation des ressources fonctionnent adéquatement afin que le sous-ministre puisse s'acquitter de ses responsabilités, conformément à la Politique sur le contrôle interne du CT.

L'application des contrôles n'est pas toujours documentée

En révisant les processus de gestion financière, il a été observé que plusieurs contrôles importants en lien avec les processus de budgétisation et de planification fonctionnaient efficacement. Toutefois, il n'y a pas d'éléments probants directes disponibles pour confirmer l'efficacité de certains contrôles clés.

En ce qui a trait au processus du RSF, il y a des cas isolés où l'on n'a pas reçu les données du RSF approuvées par le gestionnaire du centre de fonds. Tandis que toutes les données des autres centres financiers étaient approuvées, puis envoyées à la Division des Finances et passation de contrats, les approbations manquantes ont affecté l'imputabilité de l'information qui a été reflété dans le RSF du Ministère. Il a été observé que ces cas ont modifié les résultats de seulement deux rapports mensuels au niveau du Ministère. Aucun document officiel ne démontre que le RSF au niveau ministériel a fait l'objet d'un examen par les cadres supérieurs de la Division des finances et passation de contrats avant d'être approuvé par le DPF. En outre, il n'y a aucune preuve explicite que le DPF a approuvé les rapports mensuels sur la situation financière (RSF) du Ministère. Une preuve indirecte a été fournie pour un rapport mensuel sur la situation financière qui a été approuvé lors d'une réunion du Comité de gestion du Ministère dont fait partie le DPF. Les autre rapports mensuels sur la situation financière du Ministère ont fait l'objet d'une présentation uniquement aux fins de discussions par les membres du Comité de gestion du Ministère et il n'ont reçu aucune approbation officielle selon les comptes rendus des réunions.

Durant le processus de MJANR et d'élaboration du budget principal des dépenses, il a été observé qu'il n'y avait aucune preuve officielle de l'approbation de la présentation du budget principal des dépenses par le DPF. Toutefois, il y avait une preuve indirecte de cette approbation dans un courriel que le DPF a envoyé au SCT et qui accompagnait la présentation du budget principal des dépenses.

En ce qui a trait au processus d'élaboration du budget et d'affection des ressources, aucune preuve ne démontre que les allocations budgétaires provisoires ont fait l'objet d'un examen par les cadres supérieurs de la Division des Finances et passation de contrats avant d'être approuvées par le DPF. En fait, il n'y a aucune preuve explicite que le DPF a approuvé les allocations budgétaires provisoires. Toutefois, l'approbation du DPF était implicite au moment où il a présenté ces allocations aux fins de discussions lors de la réunion du Comité de gestion du Ministère. De plus, il n'y a aucune approbation documentée des allocations budgétaires par le sous-ministre.

Selon les employés de la Division des Finances et passation de contrats, le fait que l'approbation officielle n'a pas été documentée n'est qu'un simple oubli étant donné que les travaux sont déjà en cours au sein de la Division. Il y a une preuve indirecte et implicite que certains contrôles sont déjà en opération. Toutefois, l'officialisation des contrôles n'a jamais eu lieu, car le processus informel fonctionne de façon satisfaisante pour les besoins de la Division des Finances et passation de contrats.

Les principaux contrôles financiers exécutés de façon non officielle ne fournissent pas de preuves suffisantes pour appuyer l'efficacité du fonctionnement des contrôles internes relatifs à la gestion financière ou pour démontrer l'acquittement des responsabilités du sous-ministre, conformément à la Politique sur le contrôle interne du CT.

Recommandation 6 :

Il est recommandé que le SMA des Services ministériels officialise le l'application des principaux contrôles dans les processus de budgétisation d'INFC afin de fournir une preuve suffisante pour démontrer le fonctionnement efficace des contrôles internes de la gestion financière. Les processus clés de budgétisation comprenent le Rapport sur la situation financière, la mise à jour annuelle des niveaux de référence, le budget principal des dépenses, et les processus d'élaboration du budget et d'allocation des resources.

Réponse de la direction pour la recommandation 6 :

Le SMA des Services ministériels accepte cette recommandation. Un nouveau processus sera mis en oeuvre pour documenter, de façon officielle, les travaux de la revue et des approbations à chacune des étapes des principaux processus de budgétisation énumérés précédemment.

Date d'échéance : 31 août 2014

2.5 Réduction de déficit budgétaire

Le budget de 2012 souligne l'engagement du gouvernement en lien avec la gestion responsable des dépenses à travers le Plan d'action de la réduction du déficit (PARD). L'objectif vise à rétablir l'équilibre budgétaire à moyen terme en améliorant l'efficacité et l'efficience des activités, des programmes et des services du gouvernement qui se traduiront par des économies de coûts pour les contribuables canadiens.

Bien qu'INFC n'est pas assujetti à l'initiative officielle du PARD utilisée pour repérer les possibilités de réduction des coûts, INFC a contribué à cette initiative en réduisant les fonds de fonctionnement annuels.

Le budget de 2012 a nécessité une diminution de 2 millions de dollars du budget annuel par rapport au budget 2011-2012 qui s'élevait à 57 millions de dollars. Le budget annuel a été établi à 55 millions de dollars pour 2012-2013 et il sera diminué d'un montant additionnel de 5 millions de dollars pour le budget 2013-2014 de 50 millions de dollars. Dans le but de respecter les nouveaux budgéts annuels, il a fallu procéder à la réduction des dépenses salariales et non salariales.

On s'attend à ce qu'INFC élabore et mette en oeuvre une stratégie visant à respecter le niveau budgétaire réduit.

Mise en oeuvre réussie du plan de réduction du budget d'INFC

Il a été observé qu'INFC a atteint les objectifs qu'elle s'était fixée en matière de réduction du déficit budgétaire. La stratégie de réduction des coûts a été élaborée et mise en œuvre à tous les niveaux de l'organisme.

Au niveau de la Direction générale, on a recensé les possiblités de réduire les dépenses non salariales en diminuant le recours aux services d'aide temporaire et aux marchés de services professionnels. Les dépenses d'accueil, de voyages et de conférences ont été limitées. Le montant alloué à la formation de chaque employé a été diminué. En outre, on a annulé les contrats prévus spécifiques à la Direction. Les frais d'utilisation ont été réduits conformément aux protocoles d'entente existants.

Au niveau du Ministère, les dépenses non salariales ont été diminuées en réévaluant le calendrier et la portée des grands projets d'investissement. La Gestion de l'information/Technologie de l'information a annulé un projet en lien avec le développement d'un système de gestion de l'information pour le Ministère compte tenu de la possibilité de mettre en œuvre le GCDocs, la nouvelle solution pour la gestion des documents pangouvernementale. Certaines améliorations au Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures du Ministère ont été reportées tandis que d'autres ont été gelées pour une période d'un an. Le calendrier portant sur la mise à jour des ordinateurs de bureau a été allongé pour retarder les investissements dans les nouveaux actifs.

La haute direction a relevé des possibilités de réduire les coûts de dotation dans le but de respecter la les niveaux réduits des prochains budgets. Par conséquent, dix-neuf postes ont été marqués comme devant être abolis. Certains postes ont été immédiatement déclarés excédentaires, tandis que d'autres seront touchés dans le cadre du processus de sélection des fonctionnaires aux fins de maintien en poste ou de mise en disponibilité. Il a été observed qu'à la fin du processus de réduction du déficit budgétaire, les dix-neuf postes ont été déclarés excédentaires et Ils ont été abolis ou sur le point de l'être.

L'initiative de réduction du déficit budgétaire à INFC a permis au Ministère de se positionner afin d'appuyer l'engagement du gouvernement de réduire les dépenses tout en continuant de fournir ses programmes d'infrastructure.

3. Conclusion de la vérification

En s'appuyant sur des éléments probants, il a été constaté que le Cadre de contrôle de la gestion financière s'harmonise et est conforme aux exigences de la législation et des politiques fédérales. L'INFC maintient un système adéquat de contrôles internes et de pratiques permettant d'assurer une gestion fainacière efficace et efficiente du Ministère. Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC fournit des renseignements précis et opportuns pour soutenir la prise de décisions ministérielles.

Les possibilités d'amélioration du Cadre de contrôle de la gestion financière ont été déterminées et elles permettront de :

1. réduire les risques financiers d'INFC en effectuant le suivi auprès de Transports Canada pour s'assurer qu'une approche uniforme a été mise en place pour l'établissement des comptes créditeurs à la fin de l'exercice;
2. renforcer les contrôles internes liés au système de gestion financière et aux processus financiers au sein d'INFC en s'occupant des défaillances connues et restantes des contrôles au sein du Système intégré de gestion financière et en fournissant des séances de formation obligatoires aux gestionnaires de centre de fonds qui ne se conforment pas au processus existants en matière d'établissement de rapport sur la situation financière;
3. appuyer la préparation du Ministère à se conformer à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor en officialisant la performance des contrôles clés au sein des processus de budgétisation d'INFC et en documentant les processus existants qui influent sur la qualité des résultats financiers et la production d'états financiers;
4. améliorer la capacité au sein de la Division des Finances et passation de contrats.

4. Énoncé de conformité

La vérification a été effectuée selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du Programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la fonction de vérification interne d'INFC.

Annexe A : Critères de vérification

Objectif 1 : Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC est aligné et conforme aux exigences de la législation et des politiques fédérales.

• 1.1 Les procédures d'INFC sont alignées et conformes aux attentes et aux exigences de la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du Conseil du Trésor.
• 1.2 Les procédures d'INFC sont alignées et conformes aux attentes et aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.
• 1.3 Les procédures d'INFC sont alignées et conformes aux attentes et aux exigences de la Politique sur la gestion des ressources financières, l'information et les rapports financiers du Conseil du Trésor.
• 1.4 Les procédures d'INFC sont alignées et conformes aux attentes et aux exigences de la Politique sur la gérance des systèmes de gestion financière du Conseil du Trésor.
• 1.5 Les procédures d'INFC sont alignées et conformes aux attentes et aux exigences de la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice du Conseil du Trésor.

Objectif 2 : INFC maintient un système adéquat de contrôles interneset de pratiques pour assurer une gestion financière efficace et efficiente Ministère.

• 2.1 Les processus de planification et de gestion des ressources d'INFC fonctionnent tel que prévu.
• 2.2 Les processus de planification et de gestion des ressources d'INFC fonctionnent en tenant dûment compte du contexte actuel et des restrictions budgétaires.
• 2.3 INFC a en place les contrôles et les pratiques pour atténuer le risque lié à l'absence d'un budget de fonctionnement ministériel pluriannuel approuvé.

Objectif 3 : Le Cadre de contrôle de la gestion financière d'INFC fournit des renseignements précis et opportuns pour soutenir la prise de décisions ministérielles.

• 3.1 Les processus de gestion financière d'INFC appuient la capacité du Ministère à fournir en temps opportun une information financière exactes et complete de manière à favoriser la prise de décisions ministérielles.