Rapport de vérification interne - Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique
Avril 2013
Table des matières
- Sommaire exécutif
- 1. Introduction
- 2. Constatations
- 3. Conclusion de la vérification
- 4. Énoncé d'assurance
- 5. Énoncé de conformité
- Annexe A : Critères de vérification
Sommaire exécutif
Introduction
Infrastructure Canada (INFC) doit respecter le cadre législatif et stratégique du gouvernement du Canada quant aux programmes de paiements de transfert, y compris la Loi sur la gestion des finances publiques, la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière, la Politique sur les paiements de transfert et la Politique sur la vérification interne. Le gouvernement du Canada a annoncé le lancement du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique (FCIS) de 2 milliards de dollars dans le budget 2001. Le FCIS visait à favoriser le programme du gouvernement fédéral en regard des collectivités urbaines en fournissant des fonds fédéraux pour des projets d'infrastructure de grande envergure qui stimulent la croissance économique et améliorent la qualité de vie des Canadiens et des Canadiennes. Le FCIS a été créé en vertu de la Loi sur le Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique, qui a reçu la sanction royale le 27 mars 2002.
Le budget 2003 a fourni 2 milliards de dollars de plus à investir dans le programme du FCIS. Deux enveloppes de financement spécialisées relatives à ces fonds supplémentaires ont été allouées à des projets nationaux (200 millions de dollars) et à des projets d'infrastructure de grande envergure profitant aux municipalités de moins de 250 000 habitants (10 % de deux milliards de dollars, moins le financement des projets nationaux, des études de recherche et de l'administration du programme). Un montant complémentaire annoncé dans le budget 2006 a porté les contributions fédérales totales approuvées à ce jour pour le FCIS à 4,3 milliards de dollars.
Le FCIS est géré selon le modèle des partenaires d'exécution fédéraux (PEF). Dans ce modèle, les PEF travaillent avec INFC et les bénéficiaires pour administrer et exécuter les projets du FCIS selon les modalités du protocole d'entente établi entre INFC et le PEF.
Dernièrement, à la fin de 2011-2012, une entente mutuelle a été conclue selon laquelle INFC assumerait désormais les responsabilités administratives d'un certain nombre de PEF pour le reste des projets du FCIS relevant d'eux (désignés dans la présente par le terme « rapatriement » de projets). Cela a été effectué pour allouer plus efficacement les ressources à l'échelle du gouvernement. Ces projets ont été rapatriés de l'Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor), l'Agence de promotion économique du Canada atlantique(APECA), l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario) et Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO). La plupart des projets administrés par l'Agence de Développement économique Canada pour les régions du Québec (DECRQ) sont maintenant aux premiers stades de rapatriement.
Objectifs et portée de la vérification
La vérification du FCIS visait trois objectifs :
- évaluer si, en travaillant avec les partenaires d'exécution fédéraux ou les bénéficiaires, la surveillance des ententes de contribution par INFC est suffisante pour s'assurer que les fonds sont utilisés aux fins prévues;
- évaluer si les procédures suivies pendant le rapatriement des projets préservent la capacité du programme à atteindre les résultats escomptés;
- évaluer si les recommandations issues de la vérification interne antérieure du FCIS ont été mises en œuvre selon le plan d'action de la direction.
La vérification a également permis d'évaluer la cohérence de la documentation dans les domaines susmentionnés.
Conclusion
En travaillant avec les partenaires d'exécution fédéraux ou bénéficiaires, INFC a adéquatement surveillé les ententes de contribution pour s'assurer que les fonds sont utilisés aux fins prévues. Les activités de surveillance existent pour veiller à ce que les exigences des ententes de contribution sont respectées et que les fonds sont versés selon les modalités des ententes de contribution et uniquement pour des dépenses admissibles.
Aussi, des domaines à améliorer ont été identifiés. L'un des domaines auquel la direction n'a pas encore prêté toute l'attention requise consiste en la cohérence et en l'exhaustivité de la documentation. Des recommandations ont été formulées afin d'améliorer les processus de surveillance des exigences liées aux bénéficiaires et améliorer également la conservation des documents afin de mieux témoigner de la diligence raisonnable quant aux examens des prévisions financières et des demandes de financement des partenaires d'exécution fédéraux.
Pour traiter les risques monétaires de la surestimation des créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE), le Ministère a mis récemment sur pied un processus pour assurer des prévisions et une estimation des CAFE plus précises. De plus, le Ministère a reconnu que des améliorations s'imposaient relativement à la gestion de l'information et il est en train de prendre des mesures pour améliorer la cohérence des données du programme ainsi que l'information dans le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII).
Les procédures suivies durant le rapatriement des projets ont préservé la capacité du programme à atteindre les résultats attendus. Le Ministère a bien géré l'élaboration et la mise en œuvre du processus de rapatriement.
La direction a donné suite à toutes les recommandations issues de la vérification interne de 2007 du FCIS.
Énoncé de conformité
La vérification a été effectuée selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la fonction de vérification interne d'INFC.
Signatures
Original signé par
Inanc Yazar, CIA,
CGA,
CRMA
Directrice, Vérification interne, Infrastructure Canada
Raymond Kunze
Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation pour Infrastructure Canada
1. Introduction
1.1 Objectif
Le plan de vérification axé sur les risques 2012-2015 du Ministère comprenait une vérification du programme du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique (FCIS). Le but de la vérification a été basé sur les éléments suivants :
- Le risque inhérent à une surveillance insuffisante des exigences de l'entente de contribution du FCIS par Infrastructure Canada (INFC);
- La reprise par INFC de l'administration de certains projets relevant de nombreux partenaires d'exécution fédéraux (désignée ci-après comme « rapatriement »); et
- Le besoin de l'assurance que la direction a mis en œuvre les recommandations formulées dans le rapport de la vérification interne du FCIS effectuée en 2007 par INFC (Vérification par INFC du Cadre de contrôle de gestion du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique et du Fonds sur l'infrastructure frontalière).
1.2 Contexte
INFC doit respecter le cadre législatif et stratégique du gouvernement du Canada pour les programmes de paiements de transfert, y compris la Loi sur la gestion des finances publiques, la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière, la Politique sur les paiements de transfert et la Politique sur la vérification interne.
Les paiements de transfert sont des transferts monétaires ou des transferts de biens, services ou actifs à des tierces parties, incluant les sociétés d'État, en fonction de crédits. Les paiements de transfert n'ont pas pour résultat l'acquisition de biens, de services ou d'actifs par le gouvernement du Canada.
Les paiements de transfert constituent un instrument essentiel du gouvernement afin de mettre de l'avant ses vastes objectifs et priorités. Ils favorisent et sollicitent la mobilisation de ressources et de compétences très diverses de l'extérieur du gouvernement fédéral, qui facilitent l'atteinte des buts du Canada et qui contribuent à la construction d'une société forte et une nation compétitive, à la fois inclusive et respectueuse des valeurs canadiennes et de la dualité linguistique. La Politique sur les paiements de transfert exige ce qui suit :
- les rôles, les responsabilités et les obligations en matière de gestion des programmes de paiements de transfert sont clairement définis et compris par tous les ministères;
- les programmes de paiements de transfert sont conçus, mis en œuvre et administrés de manière à tenir compte des risques et à clairement démontrer l'optimisation des ressources;
- les programmes de paiements de transfert sont soutenus par des systèmes efficaces et efficients de surveillance et de contrôle au niveau des ministères et à l'échelle de l'ensemble du gouvernement;
- les programmes de paiements de transfert sont accessibles, compréhensibles et utilisables par les demandeurs et les bénéficiaires.
Le gouvernement du Canada a annoncé le lancement du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique (FCIS) de 2 milliards de dollars dans le budget 2001. Le FCIS visait à favoriser le programme du gouvernement fédéral en regard des collectivités urbaines en fournissant des fonds fédéraux pour des projets d'infrastructure de grande envergure qui stimulent la croissance économique et améliorent la qualité de vie des Canadiens et des Canadiennes. Le FCIS a été crée en vertu de la Loi sur le Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique, qui a reçu la sanction royale le 27 mars 2002.
Le budget 2003 a fourni 2 milliards de dollars de plus à investir dans le programme du FCIS. Deux enveloppes de financement spécialisées relatives à ces fonds supplémentaires ont été allouées à des projets nationaux (200 millions de dollars) et à des projets d'infrastructure de grande envergure profitant aux municipalités de moins de 250 000 habitants (10 % de deux milliards de dollars, moins le financement des projets nationaux, des études de recherche et de l'administration du programme). Un montant complémentaire annoncé dans le budget 2006 a porté les contributions fédérales totales approuvées à ce jour pour le FCIS à 4,3 milliards de dollars.
Toutes les activités liées aux programmes devaient initialement se terminer le 31 mars 2013. Cependant, en mars 2012, cette date butoir a été retranchée des modalités du programme, et des prorogations pour des projets individuels ont été accordées au cas par cas, ce qui s'accorde avec la Politique sur les paiements de transfert.
Le FCIS est géré selon le modèle des partenaires d'exécution fédéraux (PEF). Selon ce modèle, les PEF travaillent avec INFC et les bénéficiaires pour administrer et exécuter les projets du FCIS selon les modalités du protocole d'entente établi entre INFC et le PEF.
En 2007, le Bureau de services des réseaux à large bande à Industrie Canada a mis fin à ses activités et informé INFC qu'il n'avait pas les ressources nécessaires pour poursuivre l'administration des projets de réseaux à large bande réalisés aux termes du FCIS. Par conséquent, durant la période 2007-2008, INFC a assumé toutes les responsabilités ayant trait à la mise en œuvre des projets de réseaux à large bande du FCIS (soit une valeur de quelque 68,6 M$ selon le rapport ministériel sur le rendement 2007-2008).
Dernièrement, à la fin de 2011-2012, une entente mutuelle a été conclue selon laquelle INFC assumerait désormais les responsabilités administratives d'un certain nombre de PEF pour le reste des projets du FCIS relevant d'eux (désignés dans la présente par le terme « rapatriement » de projets). Cela a été effectué pour allouer plus efficacement les ressources à l'échelle du gouvernement. Ces projets ont été rapatriés de l'Agence canadienne de développement économique du Nord (CanNor), l'Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA), l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario (FedDev Ontario) et Diversification de l'économie de l'Ouest Canada (DEO). La plupart des projets administrés par l'Agence de Développement économique Canada pour les régions du Québec (DECRQ) sont maintenant aux premiers stades de rapatriement. Les projets rapatriés à INFC, y compris ceux relatifs à DECRQ, ont une valeur totale de 649,7 M$ en fonds fédéraux approuvés.
La décision de rapatriement a été prise afin de tirer parti d'économies d'échelle ainsi que de l'expertise d'INFC quant à la gestion d'un important volume de projets, de même que de permettre aux PEF de mettre l'accent sur l'exécution des programmes à vocation communautaire et d'alléger leur fardeau administratif en une période de restriction budgétaire.
À l'heure actuelle, les seuls arrangements avec les PEF qui demeurent concernent DEO, l'APECA et Transports Canada. En raison de l'état avancé de certains projets spécifiques administrés par DEO et l'APECA, il a été jugé qu'il ne serait pas efficient de rapatrier ces projets. Il y a un ministre qui est responsable des deux portefeuilles de Transports et celui d'Infrastructure. De plus, il y a une solide relation de travail qui existe entre TC et INFC. Par conséquent, il a été convenu de poursuivre la relation de PEF avec TC.
1.3 Objectifs et portée de la vérification
La vérification du FCIS visait trois objectifs :
- évaluer si, en travaillant avec les partenaires d'exécution fédéraux ou les bénéficiaires, la surveillance des ententes de contribution par INFC est suffisante pour s'assurer que les fonds sont utilisés aux fins prévues;
- évaluer si les procédures suivies pendant le rapatriement des projets préservent la capacité du programme à atteindre les résultats escomptés;
- évaluer si les recommandations issues d'une vérification interne antérieure du FCIS ont été mises en œuvre selon le plan d'action de la direction.
La vérification a également permis d'évaluer la cohérence de la documentation dans les domaines susmentionnés.
Par sa portée, la vérification comprenait l'examen des activités de prévision, de surveillance et de reddition de comptes menées par INFC en regard du FCIS, telles qu'elles sont documentées dans les fichiers électroniques et papier, concernant la période du 30 juin 2010 au 30 juin 2012.
La vérification n'a pas examiné les procédures et les pratiques en place chez les PEF.
La planification de la vérification s'est faite par des entrevues et l'examen des politiques et procédures afin de documenter les risques et contrôles existants quant au programme du FCIS.
S'appuyant sur l'information recueillie durant la phase de la planification, la phase de conduite était surtout axée sur l'évaluation de l'efficacité des trois grands objectifs de la vérification.
1.4 Approche relative à la vérification
Les sources ci-après ont été prises en compte pour établir les critères de vérification :
- la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP);
- la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor;
- la Politique de gouvernance en matière de gestion financière du Conseil du Trésor;
- les contrôles de gestion de base tirés du document intitulé Critères de vérification liés au Cadre de responsabilisation de gestion : outil à l'intention des vérificateurs internes, élaboré par le Bureau du contrôleur général;
- le Modèle d'Affaires du FCIS mis au point par INFC;
- les procédures financières internes et normes de service d'INFC.
Compte tenu des éléments susmentionnés, on prévoyait ce qui suit :
Surveillance des exigences de l'entente de contribution
- En surveillant la mise en œuvre des ententes de contribution, le comité de gestion de l'entente fournit l'assurance que toutes les parties ont respecté les obligations relatives à l'entente de contribution;
- L'évaluation des risques du projet aux fins de la surveillance axée sur les risques est raisonnable, cohérente et documentée.
- Tous les fonds sont déboursés selon les modalités des ententes de contribution et les politiques et lois pertinentes;
- Un processus est en place pour contester les hypothèses et les demandes de ressources connexes relatives aux prévisions financières annuelles;
- Les prévisions financières sont surveillées sur une base régulière et des examens sont effectués pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers entre les dépenses réelles et celles prévues;
- les transferts aux PEF sont soutenus par une documentation et des autorisations suffisantes et appropriées;
- les données de programme sur les projets en cours et achevés-terminés sont disponibles, complètes et précises;
- des procédures de fermeture des projets ont été établies et suivies pour assurer que toute la documentation requise a été reçue et que les approbations ont été obtenues quant aux projets achevés;
- les relations entre les PEF et INFC soutiennent la capacité du programme à atteindre les résultats attendus.
Mise en œuvre du rapatriement
- Les procédures de rapatriement sont clairement définies et communiquées au personnel d'INFC et aux PEF concernés, et sont suivies;
- INFC a travaillé avec les PEF pour obtenir toute la documentation requise afin d'assurer une transition en douceur et de minimiser l'impact sur le bénéficiaire;
- Les changements dans la composition du comité de gestion étaient consignés dans les comptes rendus de réunion, et la documentation à l'appui est disponible;
- Les niveaux de risques liés aux projets rapatriés ont été évalués et des exigences en matière de surveillance ont été instaurées en fonction de ces risques.
Suivi des éléments du plan d'action antérieur de la direction
- La direction a mis en place les mesures énoncées dans le plan d'action de façon à tenir compte des risques sous-jacents.
Tous ces domaines ont été en outre évalués quant à la cohérence de la documentation à l'appui des exigences de l'entente de contribution, à l'information liée à la prise des décisions et à la conservation des connaissances ministérielles.
La vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne. Des procédures satisfaisantes de vérification ont été élaborées et suffisamment d'information pertinente a été recueillie pour assurer l'exactitude des points de vue exprimés dans le présent rapport.
La vérification a été effectuée par la Direction de la vérification interne d'INFC. Les phases de planification et d'exécution de la vérification ont été menées entre mai et octobre 2012. L'étape de l'établissement de rapports, y compris la vérification des faits, a été achevée en novembre 2012.
Durant la phase de planification, afin de comprendre de manière plus détaillée le programme du FCIS, l'équipe de vérification a interviewé des membres du personnel de la Direction générale des opérations des programmes (DGOP) et de la Division des finances et passation de contrats d'INFC ainsi qu'un conseiller juridique. Des critères de vérification détaillés ont été élaborés et figurent à l'annexe A. L'échantillon pour la vérification a été choisi selon une méthode d'échantillonnage non statistique axée sur les risques. Étant donné que l'échantillon n'était pas de qualité statistique, les résultats ne peuvent pas être extrapolés.
Pendant la phase d'exécution, l'équipe de vérification a interviewé des employés de la DGOP, de la Division des finances et passation de contrats, ainsi que la direction responsable du programme du FCIS. De plus, l'équipe a examiné les dossiers de projets et a testé la base de données d'INFC sur la gestion du programme, c.-à-d. le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII).
1.5 Structure du rapport
Les constations de la vérification sont présentées en cinq sections : surveillance des exigences de l'entente de contribution, fonds déboursés et prévisions, mise en œuvre du rapatriement, mise en œuvre du plan d'action antérieur de la direction, et exhaustivité et cohérence de la documentation.
Des recommandations visant à traiter les possibilités et les écarts décrits dans la section des constatations sont présentées à la fin de chaque section concernée.
2. Constatations
2.1 Surveillance des exigences de l'entente de contribution
Selon la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor, les programmes de paiements de transfert sont conçus, mis en œuvre et administrés de manière à tenir compte des risques et a clairement démontrer l'optimisation des ressources. En outre, la Directive sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor précise que la direction doit s'assurer, par l'évaluation opportune des rapports des bénéficiaires et d'autres activités de surveillance jugées nécessaires, que le bénéficiaire de la contribution s'est conformé aux obligations et aux objectifs de rendement de l'entente de financement.
En surveillant les ententes de contribution, on s'attendait à ce que le comité de gestion de l'entente fournirait l'assurance que toutes les parties se sont conformées à toutes les obligations inhérentes à l'entente de contribution.
L'équipe de vérification a examiné un échantillon de dossiers de projets pour vérifier si la surveillance des exigences des ententes de contribution par INFC était adéquate.
En général, les lignes directrices liées au comité de gestion de l'entente sont respectées.
Le rôle principal du comité de gestion de l'entente consiste à veiller à ce que les modalités établies dans l'entente de contribution (et les documents connexes) sont respectées. Les lignes directrices modèles liées au comité de gestion de l'entente définissent le mandat du comité et fournissent aux membres une description de leurs rôles et responsabilités. Par exemple, les lignes directrices définissent la structure du comité de gestion de l'entente et contiennent une liste d'activités dont le bénéficiaire doit rendre compte et qui, entre autres, doivent être surveillées par le comité de gestion de l'entente.
On a constaté que, en général, pour les projets sélectionnés, le comité de gestion de l'entente avait traité à un moment donné ou l'autre pendant sa durée de vie les points suggérés dans les lignes directrices modèles liées au comité. Cela fournit à INFC une certaine assurance que le comité de gestion de l'entente a tenu compte des modalités des ententes de contribution en exerçant ses responsabilités de surveillance pour s'assurer que le projet était conforme aux modalités de l'entente de contribution. Cependant, il a été constaté que certains comités de gestion d'entente de contribution ne se sont pas réunis assez souvent et que certains rapports, concernant notamment des vérifications de la conformité et des rapports annuels, ont été remis en retard.
La direction s'occupe actuellement de la question de la présentation des rapports en retard par suite d'une constatation similaire dans un rapport de vérification précédent.
En effet, une vérification effectuée par la Direction de la vérification interne d'INFC l'an dernier au sujet du Fonds Chantiers Canada - Volet Collectivités (FCC-VC) a aussi fait ressortir le problème des rapports en retard et a recommandé que le sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes mette en œuvre des procédures que les analystes peuvent utiliser pour surveiller le respect par les partenaires d'exécution des modalités nécessaires de l'entente de contribution ou de l'entente de niveau de service (ENS). Ces procédures devraient inclure des indications sur la façon de faire observer le rendement, le cas échéant. Les modifications proposées, visant à traiter les constatations de la vérification, ont été mise en en place. Par exemple, en septembre 2011, la DGOP a instauré un rapport trimestriel sur l'état d'avancement du FCC-VC. Ce rapport est rédigé par des analystes de la DGOP et vise à renforcer la surveillance du respect des exigences des ENS par les PEF. En allant de l'avant, la DGOP mettra à jour la structure de ce rapport pour s'assurer de manière adéquate que les modalités des EC sont respectées. De telles mesures devraient être appliquées à tous les programmes où INFC travaille avec des PEF, à l'heure actuelle et dans l'avenir.
Le manque d'uniformité des exigences en matière de surveillance et de rapport conduit à une complexité accrue.
Toutes les ententes de contribution évoquent des rapports d'étape annuels, des vérifications financières et des vérifications de conformité que les bénéficiaires doivent soumettre à INFC par l'entremise du comité de gestion de l'entente.
Toutes les ententes de contribution exigent la présentation de rapports d'étape annuels, et la plupart des ententes de contribution exigent la présentation de la vérification financière annuelle.
Les exigences quant aux vérifications de conformité varient grandement. La plupart des ententes de contribution précisaient que le comité de gestion de l'entente déterminerait la nécessité des vérifications de conformité. Toutefois, certaines ententes exigeaient des vérifications de conformité annuelles, alors que d'autres prévoyaient que des vérifications de conformité seraient effectuées pendant la durée de l'entente.
En général, l'uniformité faisait défaut quant aux exigences en matière de surveillance et de rapport (rapports d'étape annuels, vérifications financières et vérifications de conformité) ayant trait aux projets examinés auxquelles il devait être donné suite auprès du comité de gestion de l'entente. Ces exigences n'étaient pas non plus définies de façon uniforme dans les divers documents : ententes de contribution, lignes directrices diverses, plans de vérification; ou indirectement dans les comptes rendus de réunion du comité de gestion de l'entente, ce qui aggravait le risque que les analystes et les comités de gestion de l'entente ne soient pas au courant de toutes les exigences et que, par conséquent, ils ne les surveillent pas toutes.
Le manque de cohérence dans les exigences en matière de rapports et dans les documents utilisés pour énoncer les exigences est attribuable au fait qu'INFC a négocié et signé les ententes de contribution directement avec les bénéficiaires sur plusieurs années. Durant ce temps, les changements en matière de gestion et les leçons tirées ont fait évoluer la présentation et le contenu des ententes de contribution. Les politiques ministérielles ont aussi évolué au fil du temps par suite de la mise en pratique des leçons retenues et des nouvelles politiques du gouvernement fédéral (p. ex. la transition d'un nombre déterminé de vérifications de la conformité à une fréquence de vérifications de conformité axée sur le risque).
Le manque d'uniformité des exigences des ententes de contribution et la gamme des différents documents utilisés pour les communiquer accentuent le risque que les exigences ne soient pas adéquatement surveillées. Cela augmente également le risque que le comité de gestion de l'entente ne donne pas adéquatement suite à certaines des exigences.
La gestion a reconnu le besoin d'améliorer l'uniformité des exigences et de la surveillance des ententes de contribution.
Le programme du FCIS a été lancé en 2001. Depuis ce temps, la DGOP a tenu compte des leçons retenues afin de mettre en œuvre un éventail d'outils pour surveiller tous ses programmes, y compris le FCIS. Ces outils comprennent, notamment, le rapport de surveillance de projet, l'outil d'évaluation du risque lié aux opérations des programmes, un processus amélioré de traitement des demandes de remboursement, les lignes directrices liés au comité de gestion de l'entente et l'inclusion du FCIS dans les comités de gouvernance de la DGOP, où divers analystes de la DGOP discutent des questions touchant le programme et les projets et élaborent des outils, politiques et procédures destinées à régir divers grands programmes d'infrastructure. Tous ces éléments sont considérés comme de bonnes pratiques de gestion.
La vérification a permis de constater qu'il n'existe pas de liste de contrôle officielle pour l'enregistrement de toutes les exigences et échéances en matière de rapport. Dès lors, les exigences liées aux ententes de contribution ne font pas l'objet d'un suivi uniforme, si bien que parfois des rapports sont soumis en retard. Un document ou une procédure de suivi constituerait pour les analystes de programme et le comité de gestion de l'entente un outil utile pour suivre et surveiller les exigences des ententes de contribution, ainsi que pour aider à déterminer si une exigence accuse un retard.
Recommandation 1 :
On recommande que le sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes veille à ce qu'un document ou une procédure de suivi soit élaboré(e), de manière que toutes les exigences en matière de rapport liées aux bénéficiaires, ainsi que les rapports d'étapes, les échéances et les notes soient répertoriées afin que les analystes de programme puissent exercer une surveillance uniforme et opportune.
Réponse de la direction pour la recommandation 1 :
D'accord. Pour toutes les ententes de contribution du FCIS, gérées par INFC, la DGOP veillera à ce qu'une liste de contrôle d'une page soit élaborée afin de définir clairement toutes les exigences de surveillance du programme et des projets énoncées dans les ententes de contribution (fréquence des lettres d'appel ayant trait à la gestion financière, échéances en matière de rapport, fréquence des réunions du comité de gestion de l'entente, etc.).
Échéance : Juin 2013
2.2 Versement des fonds et prévisions
La Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du Conseil du Trésor exige que les ministères établissent une solide structure de gouvernance pour la gestion financière qui favorise une gérance prudente des ressources publiques dans le cadre de l'exécution du mandat de l'organisme. Cela comprend le besoin d'assurer une fonction de remise en question sur les éléments de gestion financière et d'utilisation des ressources publiques au sein du Ministère.
L'équipe de vérification a examiné si les exigences financières des ententes de contribution étaient respectées et elle a aussi évalué si cela était fait en conformité avec la législation applicable, les politiques gouvernementales et les normes et processus de service internes. Un échantillon de demandes de remboursement, de prévisions et de mises à jour financières liés à la période de vérification a été testé.
Les fonds ont été déboursés en conformité avec les modalités des ententes de contribution et que pour des dépenses admissibles.
Dans le cadre du protocole d'entente (PE) qu'INFC a signé avec chacun des partenaires d'exécution fédéraux (PEF) entre janvier 2003 et octobre 2006, la responsabilité du traitement des demandes de remboursement et du versement des fonds aux bénéficiaires incombait aux PEF.
Durant la période de vérification, INFC n'était directement responsable que du paiement des demandes de remboursement et de l'administration des projets de réseaux à large bande aux termes du programme du FCIS. Par conséquent, seuls les projets de réseaux à large bande ont été examinés. La vérification a permis de constater que les fonds étaient déboursés de manière conforme aux modalités des ententes de contribution et seulement pour des dépenses admissibles. Le versement des fonds s'est aussi effectué en conformité avec les politiques et lois pertinentes.
Il n'existe pas de processus officiel pour examiner et remettre en question les prévisions des PEF.
Tous les PEF ont soumis des prévisions à INFC pour les périodes examinées (30 juin 2010 au 30 juin 2012). Toutefois, nous avons constaté qu'il n'existe pas de processus officiel pour examiner et remettre en question les prévisions financières et les demandes de financement des PEF.
La documentation sur les remises en question officieuses n'était pas uniforme (voir section 2.5). INFC se fiait aux prévisions des PEF qui, à leur tour, comptaient sur les bénéficiaires pour fournir des prévisions fiables. Ce modèle de prévision pluripartite complique davantage l'établissement de prévisions précises, car les dates butoirs pour les projets d'infrastructure fluctuent souvent à cause de retards imprévisibles.
La direction d'INFC reconnaît les risques et difficultés pour l'obtention de prévisions précises. En fait, la direction vient de mettre en place des processus pour renforcer la fonction de prévision et de remise en question par le Ministère. La DGOP, de concert avec la Division des finances et passation de contrats, a récemment élaboré et mis en œuvre un document d'orientation sur la trésorerie et les prévisions pour améliorer la fiabilité des prévisions de trésorerie quant à certains programmes, y compris le FCIS. Ce document d'orientation traite, entre autres, de la nécessité de prévisions plus précises, de l'incidence des reports de fonds sur les dépenses gouvernementales, des moyens d'améliorer la fiabilité des prévisions, des normes de documentation ainsi que des situations qui devraient donner lieu à des procédures de suivi.
De plus, INFC est en train d'examiner l'utilisation des tendances quant aux dépenses de programmes historiques comme base pour les prévisions annuelles liées aux programmes, au lieu d'une combinaison de prévisions individuelles de dépenses liées aux projets. Une telle approche devrait permettre de mieux prévoir les dépenses annuelles et de réduire le besoin de reporter les fonds inutilisés.
La surestimation des créditeurs à la fin de l'exercice pose un risque monétaire pour INFC.
Selon la Politique sur les créditeurs à la fin de l'exercice (CAFE) du Conseil du Trésor, pour chaque exercice, les ministères et organismes doivent relever et quantifier les dettes envers les organisations et particuliers externes découlant d'activités menées jusqu'au 31 mars inclusivement. Si l'on ne peut les chiffrer avec précision, une estimation raisonnable suffira. Cependant, cela augmente la possibilité que les CAFE soient surestimés. Les demandes de report de CAFE sont attribuables, en partie, à la nature des projets d'infrastructure, car les retards imprévus (conditions météorologiques, pénuries de matériel, questions environnementales, etc.) peuvent affecter les prévisions et les échéances. Par conséquent, des CAFE peuvent être établis pour des obligations plus élevées que les montants réellement engagés et payés par le bénéficiaire dans un exercice donné. Alors que le montant réel pour les dépenses admissibles est payé au bénéficiaire, le montant supplémentaire surestimé serait perdu pour le Ministère étant donné qu'il ne serait pas reporté au budget de l'exercice suivant.
Les demandes de report à l'exercice suivant des montants de CAFE surestimés ne sont plus approuvées par le Ministère des Finances ni le SCT, étant donné le présent contexte de restrictions budgétaires. Cependant, même si les demandes de report de CAFE ne sont plus approuvées, INFC doit quand même payer le montant intégral tel que défini dans les accords de contribution, ce qui expose INFC à un risque monétaire.
Pour faire face à ce risque, la Division des finances et passation de contrats a travaillé avec la DGOP, les PEF et les autres parties prenantes afin de définir les options pour améliorer le processus de création des CAFE. À la suite de ces consultations, la Division des finances et passation de contrats a récemment mis en place une nouvelle procédure visant à renforcer les contrôles liés aux CAFE. Pour réduire le montant des CAFE non utilisés des exercices précédents, les CAFE seront désormais établis pour des montants déjà engagés et payés par le bénéficiaire (c.-à-d. le bénéficiaire doit avoir reçu les biens ou services et payé les factures), tel qu'en témoignera une demande de remboursement soumise à INFC, avec des copies des factures à l'appui. Cela concorde avec la Politique du Conseil de Trésor sur les CAFE.
La direction est en train d'élaborer des outils pour documenter et renforcer les contrôles financiers.
Le nouveau document d'orientation sur la gestion de la trésorerie et des prévisions aidera à assurer des prévisions de trésorerie précises pour certains programmes, y compris le FCIS. Ce document traite, entre autres, de la nécessité de prévisions plus précises, de l'incidence des reports sur les dépenses gouvernementales, de moyens d'améliorer l'efficacité des prévisions, de documentation ainsi que de suivi, et définit une nouvelle politique ministérielle sur les CAFE. Le document vise à orienter et à aider les analystes dans l'examen et dans la remise en question des prévisions des bénéficiaires et constitue un point de départ pertinent pour améliorer le processus. De plus, concernant l'exercice 2012-2013, la Division des finances et passation de contrats a commencé à valider et à approuver l'information sur les demandes de remboursement financières et la trésorerie dans le SPGII, afin d'en effectuer le rapprochement avec le système financier du Ministère. Ces étapes supplémentaires servent de points de contrôle dans le processus d'approbation et de paiement des demandes de remboursement, et veillent à ce que l'information financière est consignée dans le SPGII en temps opportun et s'accorde avec le système financier d'INFC.
2.3 Mise en œuvre du rapatriement de projets
Étant donné que le rapatriement de projets constituait une situation nouvelle pour le Ministère, la section de la mise en œuvre du rapatriement a évalué si le processus, y compris la décision du Ministère de rapatrier des projets, les décisions ministérielles quant aux projets à rapatrier et le processus de rapatriement des fichiers de projet, a été mené d'une manière uniforme et axée sur les risques. Tous les dix projets qui ont été identifiés pour le rapatriement au début de la vérification ont été testés.
Au début, le programme du FCIS utilisait un modèle prestation de PEF. Selon ce modèle, les PEF travaillaient avec INFC et les bénéficiaires pour administrer et exécuter les projets liés au FCIS selon les modalités initiales du PE conclus entre INFC et le PEF.
En 2011, certains PEF se sont dits préoccupés par leur capacité d'administrer les projets du FCIS selon les modalités du PE avec INFC et les ententes de contribution avec les bénéficiaires. Pour atténuer la pression sur les PEF et tirer parti d'économies d'échelle internes, INFC a effectué une analyse des risques à la fin de 2011 concernant tous les projets restants du FCIS (ceux non encore clos ou achevés). Au début, 12 projets ont été identifiés pour rapatriement. Cependant, suite à d'autres consultations, neuf projets ont été rapatriés, tous de PEF les plus touchés par les réductions financières. Concernant les trois projets retenus mais non rapatriés, deux étaient administrés par DECRQ et sont en train d'être rapatriés, et un projet administré par l'APECA devait se terminer au plus tard le 31 mars 2012. En raison du caractère avancé de ce dernier projet, il a été convenu qu'il ne serait pas rentable de le rapatrier.
La communication avec les intervenants internes et externes a été cohérente tout au long du rapatriement.
La vérification a permis de constater que les procédures de rapatriement étaient clairement définies et communiquées tant à l'interne qu'à l'externe. Par exemple, le SCT a été consulté avant le rapatriement des projets et il a donné des conseils ainsi que l'autorisation de procéder au rapatriement. Les intervenants ont été consultés à maintes reprises durant le processus et une approche axée sur les risques a servi à sélectionner les projets qui se prêtaient le mieux au rapatriement parmi les projets en cours restants. Une gamme déterminée de facteurs de risque a été prise en compte, et la décision de rapatrier tel ou tel projet a été prise de concert avec les PEF concernés.
De plus, INFC a fourni un plan de rapatriement détaillé ainsi qu'un calendrier à chacun des PEF visés et a travaillé avec eux tant au niveau exécutif qu'au niveau opérationnel pour s'assurer que toute la documentation était transférée à INFC afin de réduire l'impact sur le bénéficiaire pendant la transition.
Les niveaux de risque concernant les projets rapatriés ont été évalués de façon uniforme et des stratégies claires d'atténuation des risques ont été élaborées.
Les niveaux de risque relatifs à tous les projets rapatriés ont été évalués de façon cohérente et pertinente au moyen de l'Outil d'évaluation du risque lié aux opérations des programmes (OEROP), un outil d'évaluation Excel axé sur les risques. L'analyste de projet consigne l'information sur le projet sur une variété de facteurs de risque liée les domaines de la capacité de gestion du bénéficiaire, la viabilité financière du projet, la planification du projet, les questions environnementales et autochtones ainsi que le caractère matériel et public. Les niveaux de risque sont déterminés en fonction de l'information quantitative (notamment la matérialité basée sur les niveaux de financement) ou évalués par l'analyste à partir d'information qualitative. Un niveau de risque pour chacun des domaines ainsi qu'un niveau de risque global pour le projet sont alors établis. Les mesures recommandées d'atténuation des risques sont générées automatiquement, ce qui renforce la cohérence des projets comportant des niveaux de risque similaires. L'OEROP est ensuite signé par le représentant désigné de la direction. Les projets dont le risque a été évalué comme étant de moyen à élevé doivent être approuvés par un gestionnaire de niveau supérieur à celui des projets évalués à risque très faible ou faible.
L'OEROP constitue un exemple de bonne pratique pour l'évaluation des risques liés aux projets, car il fournit des mesures d'atténuation des risques en fonction des risques évalués, et assure que les projets évalués comme comportant un risque similaire sont surveillés d'une manière semblable. La mise en œuvre des stratégies d'atténuation des risques n'a pas été évaluée dans le cadre de la vérification, étant donné qu'elle était toujours en cours.
En général, le processus de sélection des projets à rapatrier et le rapatriement même ont été effectués d'une manière qui réduisait le risque pour INFC et étaient bien documentés. Ils ont également permis d'effectuer des économies d'échelle et de tirer parti de l'expertise d'INFC quant à la gestion d'un grand nombre de projets.
2.4 Mise en place du plan d'action antérieur de la direction
Selon la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, les administrateurs généraux doivent veiller à ce que soient élaborés et mis en place des plans d'action de la direction visant à donner suite adéquatement aux recommandations et aux constatations de la vérification interne.
On prévoyait que les recommandations antérieures liées au FCIS découlant de la Vérification du cadre de contrôle de gestion du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique et du Fonds sur l'infrastructure frontalière, réalisée en 2007 par la Direction de la vérification interne d'INFC, auraient été mises en œuvre selon le plan d'action de la direction convenu par suite de la vérification et, le cas échéant, qu'elles seraient soutenues par de la documentation à l'appui. Il convient de souligner que les recommandations présentées à la suite de la vérification de 2007 ont été fermées suite à l'examen mené par le Comité ministériel de vérification au sujet des mesures prises par la direction entre 2007 et 2012. La mise en œuvre des plans d'action de la direction, qui concernent les recommandations de la vérification de 2007, a fait l'objet d'un suivi dans le cadre de la présente vérification afin de fournir une assurance supplémentaire à l'administrateur général et au Comité ministériel de vérification.
Toutes les recommandations ont été vérifiées pour s'assurer que les mesures prises par la direction concordaient avec le plan d'action de la direction, à moins que les recommandations ne soient devenues depuis désuètes.
Toutes les recommandations de la vérification antérieure sont fermées et les documents de preuve examinés soutiennent les actions prises par la direction.
En raison de l'intervalle entre l'examen du plan d'action de la direction et la période initiale de vérification, certaines recommandations étaient jugées comme n'étant plus pertinentes, étant donné que d'autres mesures d'atténuation ou des nouveaux processus et procédures étaient en place.
L'information examinée pour soutenir mesures prises par la direction concernant les éléments qui demeuraient pertinents était suffisante pour vérifier si la direction avait mis en place les mesures qu'elle s'était engagée à prendre. L'un des principaux documents établis par la direction pour donner suite aux recommandations de la vérification antérieure était le modèle d'affaires du FCIS, qui sert de document de planification intégrée et de gestion de programme.
2.5 Exhaustivité et cohérence de la documentation
L'objectif de La Politique sur la gestion de l'information du Conseil du Trésor vise à assurer une gestion efficiente et efficace de l'information pour favoriser la prestation des programmes et services; à faciliter la prise de décisions éclairées; à favoriser la reddition des comptes, la transparence et la collaboration; et à préserver et assurer l'accès à l'information et aux documents pour le bienfait de la présente génération et des générations à venir.
On s'attendait qu'il y aurait une documentation cohérente et complète relativement à tous les domaines des dossiers de projets, tant en mode électronique que papier, concernant les dossiers examinés. Dans le cadre de la vérification, la cohérence a été testée en comparant les dossiers papier aux fichiers électroniques et à l'information contenue dans le SPGII. De plus, la documentation a été testée contre les lignes directrices et les normes internes pour s'assurer que les exigences ont été respectées.
La documentation financière soutenant le versement des fonds et l'approbation des transferts aux PEF était adéquate.
INFC était directement responsable du paiement des demandes de remboursement et de l'administration des projets de large bande sous le FCIS durant la période couverte par la vérification. Dès lors, seuls les projets de large bande ont été testés en regard du versement des fonds. La documentation liée au versement des fonds était au dossier et soutenait les décisions prises. Les dossiers contenaient également des listes de contrôle documentant l'examen et la contestation de l'information par l'analyste, ce qui représente une bonne pratique.
Les PEF soumettent des prévisions et des mises à jour financières à INFC, par le biais d'un processus de lettres d'appel, quatre fois par année financière et présentent des demandes de financement selon le besoin. Une documentation suffisante et appropriée et des autorisations soutenaient tous les transferts de fonds aux PEF examinés.
La documentation de la revue et de contestation des prévisions financières et des demandes de financement pourrait être renforcée.
Les représentants d'INFC examinent et contestent les prévisions financières et les demandes de financement des PEF. Cependant, ce processus est informel, et la documentation à l'appui n'était pas uniforme. La portée de de la revue et de la contestation demeure inconnue, car la documentation pour appuyer ces processus n'a pas été trouvé dans le dossier.
Dans certains cas, des communications par courriels entre INFC et les PEF ont été trouvés, mais elles ont été limitées à des corrections de codes manquants ou erronés ou des montants d'argent divergents. Il n'y avait pas d'éléments probants sur les examens par les analystes des demandes de financement qui ne nécessitaient pas de corrections. En conséquence, si un examen ne relevait pas de problèmes, ou si une remise en question n'était pas requise, il n'y avait rien dans les dossiers pour témoigner et assurer qu'il avait été fait preuve d'une diligence raisonnable.
Les données liées aux projets sont disséminées sur de nombreuses plateformes telles que les dossiers papier, les fichiers électroniques sur l'unité de disque du réseau de la DGOP, ainsi que sur le SPGII.
Les bénéficiaires doivent soumettre des rapports d'étape annuels ainsi que des vérifications financières et des vérifications de la conformité selon la fréquence et le calendrier établis dans les ententes de contribution ou les autres documents d'orientation. Même si on a constaté que de nombreux rapports figuraient aux dossiers (sous forme papier et/ou en mode électronique), certains rapports requis ne figuraient pas dans les dossiers, alors que d'autres n'étaient pas conformes aux délais établis. Par exemple, les comptes rendus de réunion du comité de gestion de l'entente contenaient souvent une raison expliquant un changement dans le calendrier ou l'omission d'un rapport donné, mais dans certains cas le dossier ne contenait pas d'information pour expliquer la modification du calendrier ou l'absence d'un rapport. Dans d'autres cas, par ailleurs, les comptes rendus de réunion mentionnaient que certains rapports avaient été soumis, mais ces rapports ne figuraient pas aux dossiers.
En ce qui concerne la fermeture des projets, une liste de contrôle documentée des procédures et des exigences quant à la clôture des projets n'a pas été dressée pour le FCIS avant février 2012. Toutefois, certaines ententes de contribution traitaient des volets clés de la fermeture du projet. En général, la fermeture du projet a été effectuée selon les exigences de l'entente de contribution, mais la documentation était souvent manquante ou inadéquatement classée.
Parfois, les analystes ont versé au dossier une note à la demande du vérificateur pour expliquer pourquoi la documentation manquait. Même si ces notes ont été jugées acceptables, elles témoignent d'un risque potentiel dans le cas où un analyste quitte INFC sans documenter ses connaissances du dossier. Cependant, dans une occurrence, un projet fermé plus récemment l'avait été en utilisant la nouvelle liste de contrôle de la fermeture documentée et toute la documentation évoquée dans la liste de contrôle figurait au dossier et était facilement accessible. Cela constitue une pratique exemplaire qui a été communiquée à la direction afin que cette méthode pertinente de classement et de documentation soit appliquée de façon uniforme aux autres dossiers de projets.
Parfois, la documentation relative aux éléments du plan d'action du rapatriement était aussi difficile à trouver, et les analystes ont fourni également, suite à la demande des vérificateurs, des notes expliquant pourquoi la documentation n'existait pas. Encore une fois, cela démontre un risque potentiel si un analyste partait sans documenter ses connaissances au dossier. Les changements dans la composition du comité de gestion de l'entente attribuables au rapatriement étaient pour la plupart documentés dans les comptes rendus de réunion et une documentation à l'appui était généralement disponible. Cependant, il convient de noter que les analystes de projet ont semblé veiller à ce que tous les documents clés (tels que les relevés historiques des demandes financières et la documentation en matière d'évaluation environnementale, le cas échéant) aient été reçus afin d'atténuer les risques pour INFC.
Une documentation fragmentée (c.-à-d. répartie en plusieurs endroits et qui à l'occasion ne reflète pas l'état actuel du projet ou qui peut fournir des renseignements contradictoires) crée un fardeau administratif superflu, étant donné que beaucoup de temps et d'efforts peuvent être déployés pour localiser et vérifier l'information. Ce problème a été aggravé par le fait que les exigences liées à la documentation variaient grandement d'un projet à l'autre, par suite de la variété des exigences exprimées dans les ententes de contribution.
La qualité des données du SPGII doit être renforcée.
Le manque d'une compréhension cohérente des entrées de données crée le besoin de revoir et de corriger constamment les données, et la nécessité des systèmes parallèles hors ligne. Tout particulièrement, l'information sur les projets dans le SPGII n'est pas toujours mise à jour sur une base régulière et elle ne correspond pas toujours aux renseignements sur les projets dans les dossiers papier et dans les fichiers électroniques.
Par conséquent, parfois l'information dans le SPGII ne reflète pas l'état actuel du projet ou les décisions les plus récentes prises. On doit aussi souligner que les mises à jour sur l'état d'avancement et l'information liées aux projets constituaient une exigence du plan d'action ayant trait au rapatriement et n'avaient pas toujours été faites, ce qui peut faire en sorte que des décisions soient prises selon une information obsolète.
En outre, l'information figurant dans le SPGII ne correspondait pas toujours à l'information présente dans les autres sources de documentation. Par exemple, il y avait des cas où les dates relatives à l'entente de contribution dans le SPGII ne correspondaient pas aux dates sur la copie papier de l'entente de contribution. Dans un autre cas, le pourcentage des coûts admissibles représentant la part fédéral à payer au bénéficiaire affiché dans le SPGII ne correspondait pas à la part fédérale indiquée dans l'entente de contribution. Parfois, les feuilles de calcul du SPGII ne permettaient pas d'ajouter de l'information comme elles l'auraient dû, ce qui témoigne d'une autre faiblesse du SPGII. De telles lacunes réduisent grandement l'efficacité du SPGII comme outil de surveillance des projets.
La direction reconnaît que la gestion de l'information est un domaine qui pourrait être amélioré et elle est en train d'élaborer des outils pour renforcer la qualité des données.
La direction a récemment parachevé le Modèle opérationnel lié au FCIS qui établit des normes en matière de documentation, précise que le SPGII constitue la base de données centrale et fournit des listes de contrôle liées à la documentation. De plus, une Initiative sur la qualité des données (IQD) est en cours pour standardiser l'information contenue dans SPGII. Cette initiative comprend un certain nombre d'éléments différents qui aideront le Ministère à donner suite aux priorités répertoriées aux fins d'action, y compris la formation, l'amélioration des systèmes et l'élaboration de définitions et de procédures claires et cohérentes. Faute de capacité, l'IQD n'évaluera pas ni ne mettra à jour les projets fermés ou les entrées déjà effectuées. L'équipe de vérification estime que l'initiative de la gestion sur la qualité des données est une bonne pratique. Cependant, la mise en œuvre de l'IQD n'a pas été évaluée dans le cadre de la vérification car elle était en cours d'élaboration.
Une vérification menée par la Direction de la vérification interne d'INFC en 2011 du programme du Fonds Chantiers Canada - Volet Collectivités (FCC-VC) avait mis au jour des problèmes similaires d'absence de documentation, et une recommandation avait été faite pour créer une norme de documentation pour officialiser la nécessité de stocker les documents clés. Pour régler le problème, la DGOP a lancé une initiative de tenue de dossiers visant à améliorer l'accès et à établir des politiques et des processus de tenue de dossiers concertés et cohérents quant à l'information sur le programme et les projets, ainsi qu'à réaliser des gains d'efficience. Des travaux sont en cours pour répertorier l'information qu'INFC est tenu de garder dans les dossiers de programmes et de projets. Cela simplifiera les outils de conservation de documents ayant trait au programme (p. ex. listes de contrôle, structure de disque partagé, etc.) avec l'objectif ultime d'avoir des pratiques uniformes concernant l'ensemble des programmes ainsi que les dossiers de projets.
Recommandation 2 :
On recommande que le sous-ministre adjoint de la Direction générale des opérations des programmes :
- Officialise les processus et procédures pour l'examen et la remise en question des prévisions des PEF par les analystes de programme;
- Veille à ce que les dossiers de projets soient étayés par des notes aux dossiers justifiant toute décision prise ou documentation manquante qui devrait figurer au dossier, de manière à soutenir la conservation de la mémoire organisationnelle.
Réponse de la direction pour la recommandation 2 :
- D'accord. La DGOP veillera à ce que les mesures prises et l'information obtenue au cours de l'examen et de la remise en question des prévisions des PEF et des montants des CAFE, dans le cadre du processus annuel officiel de lettre d'appel, soient documentées et figurent dans les dossiers des projets (p. ex. notes au dossier, échange de courriels, etc.).
- D'accord. Pour toutes les ententes de contribution de CSIF gérées par INFC, la DGOP veillera à ce que la documentation pertinente existe ou, si elle est manquante, des notes t au dossier sont incluses pour expliquer pourquoi l'information fait défaut. La DGOP élaborera un modèle de note au dossier, fournira des indications sur la façon de l'utiliser et assurera qu'elle est incluse dans les dossiers de projets, le cas échéant.
Échéance : juin 2013 pour les deux, 1 et 2
3. Conclusion de la vérification
En travaillant avec les partenaires d'exécution fédéraux ou les bénéficiaires, INFC surveille dûment les ententes de contribution pour s'assurer que les fonds sont utilisés aux fins prévues. Des activités de surveillance ont été instaurées pour veiller à ce que les exigences des ententes de contribution sont respectées et que les fonds sont versés en conformité aux modalités des ententes de contribution et uniquement pour des dépenses admissibles.
Les domaines à améliorer ont également été identifiés. Un domaine auquel la direction n'a pas encore prêté toute l'attention requise est la cohérence et l'exhaustivité de la documentation. Des recommandations ont été élaborées afin d'améliorer les processus de surveillance des exigences imposées aux bénéficiaires et d'améliorer la conservation des documents pour mieux témoigner de la diligence raisonnable quant aux examens des prévisions financières et des demandes de financement des partenaires d'exécution fédéraux.
Pour contrer les risques pécuniaires de surestimation des créditeurs à la fin de l'exerce (CAFE), le Ministère a récemment implanté un processus pour assurer des prévisions et une estimation plus fiables relativement aux CAFE. En outre, le Ministère reconnaît que des améliorations devaient être apportées à la gestion de l'information et il est en train de prendre des mesures pour améliorer la cohérence des données de programme de même que l'information dans le Système partagé de gestion de l'information sur les infrastructures (SPGII).
Les procédures suivies durant le rapatriement des projets ont maintenu la capacité du programme d'atteindre les résultats escomptés. Le Ministère a bien géré l'élaboration et la mise en œuvre du processus de rapatriement.
La direction a donné adéquatement suite à toutes les recommandations issues de la vérification interne du FCIS de 2007.
4. Énoncé d'assurance
La portée de l'examen a été prévue pour offrir un niveau d'assurance raisonnable à l'égard les critères de vérification. L'opinion s'applique seulement à l'entité qui a fait l'objet de l'examen et dans les limites de la portée décrite aux présentes. Selon le jugement professionnel du dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été utilisées et suffisamment d'éléments probants ont été recueillis pour soutenir la pertinence des conclusions tirées et formulées dans le présent rapport. Les constations et conclusions de la vérification sont basées sur des observations et des analyses des conditions telles qu'elles existaient à la date de vérification en fonction de critères acceptés par la direction. Les constatations ne s'appliquent qu'à l'entité examinée.
5. Énoncé de conformité
La vérification a été effectuée selon les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne et les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme en témoignent les résultats du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de la fonction de vérification interne d'INFC.
Annexe A : Critères de vérification
Objectif 1 : En travaillant avec les PEF ou les bénéficiaires, la surveillance des ententes de contribution par INFC est suffisante pour s'assurer que les fonds sont utilisés aux fins prévues et atteindre les résultats escomptés.
- 1.1 En surveillant les ententes de contribution, le comité de gestion de l'entente fournit l'assurance que toutes les parties satisfont à toutes les obligations inhérentes aux ententes de contribution.
- 1.2 L'évaluation des risques du projet aux fins de la surveillance axée sur les risques est raisonnable, cohérente et documentée.
- 1.3 Tous les fonds sont versés selon les modalités des ententes de contribution et conformément aux politiques et lois pertinentes.
- 1.4 Un processus est en place pour remettre en question les hypothèses et les demandes de financement connexes quant aux prévisions financières annuelles.
- 1.5 Les prévisions financières sont surveillées à intervalles périodiques et des examens sont effectués pour analyser, comparer et expliquer les écarts financiers entre les dépenses réelles et les dépenses prévues.
- 1.6 Les transferts aux PEF sont étayés par une documentation et des autorisations suffisantes et pertinentes.
- 1.7 Les données de programme pour les projets en cours et terminés ou fermés sont disponibles, complètes et précises.
- 1.8 Des procédures de fermeture des projets ont été établies et respectées pour s'assurer que toute la documentation requise a été reçue et les approbations ont été obtenues pour les projets terminés.
- 1.9 Les relations entre les PEF et INFC favorisent la capacité du programme à atteindre les résultats escomptés.
Objectif 2 : Les procédures suivies durant le rapatriement des projets maintiennent la capacité du programme d'atteindre les résultats escomptés.
- 2.1 Les procédures de rapatriement sont clairement définies et communiquées au personnel d'INFC et aux PEF concernées, et sont suivies.
- 2.2 INFC travaille avec les PEF pour obtenir toute la documentation requise afin d'assurer une transition en douceur et de minimiser l'incidence sur le bénéficiaire.
- 2.3 Les changements dans la composition du comité de gestion de l'entente sont consignés dans les comptes rendus de réunion, et une documentation à l'appui est disponible.
- 2.4 Les niveaux de risque quant aux projets rapatriés ont été évalués et des exigences en matière de surveillance ont été établies en fonction de ces risques.
Objectif 3 : Les recommandations issues d'une vérification interne antérieure du FCIS ont été mises en œuvre selon le plan d'action de la direction.
- 3.1 La gestion a pris les mesures précisées dans le plan d'action d'une manière traitant des risques sous-jacents.
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