Cahier d'information à l'intention de la ministre de l'Infrastructure et des Collectivités (octobre 2019)
Mise sur pied de votre Cabinet - Infrastructure Canada

Bienvenue, Madame la ministre/Monsieur le ministre

Bienvenue à Infrastructure Canada (INFC). Afin de faciliter le plus possible votre transition à INFC, le Ministère vous aidera à faire en sorte que votre cabinet soit bien établi et réponde à vos besoins. Ce processus sera coordonné par un fonctionnaire du Ministère (MinoAdmin) qui est chargé par la sous-ministre de faciliter la transmission des conseils ministériels et qui sera le principal coordonnateur pour l'organisation adéquate de votre cabinet en fonction de vos besoins.

Dès votre arrivée, vous bénéficierez du soutien suivant :

  • Exigences en matière de sécurité : afin d'assurer votre sécurité et celle de votre personnel, et de veiller à ce que toutes les exigences en matière de sécurité soient respectées, une aide vous sera offerte, notamment pour organiser des consultations et séances d'information en matière de sécurité et pour vous fournir les outils appropriés pour la protection des renseignements de nature délicate. De plus, le Ministère vous aidera à obtenir ou à valider les cotes de sécurité pour tous les nouveaux employés.
  • Ressources humaines : un soutien vous sera fourni pour faciliter l'arrivée du nouveau personnel, y compris en ce qui a trait aux lettres d'offre et aux trousses de bienvenue qui contiennent les principaux renseignements administratifs. Le Ministère peut également fournir du personnel de soutien administratif temporaire pour vous aider à mettre sur pied votre cabinet.
  • Conseils financiers : vous recevrez une lettre du Conseil du Trésor présentant l'information budgétaire de votre cabinet. Le Ministère sera disponible pour vous fournir des renseignements et répondre à toute éventuelle question au sujet du budget ministériel.
  • Services de véhicule : un véhicule de fonction sera mis à votre disposition immédiatement après la cérémonie d'assermentation, ainsi qu'un chauffeur temporaire, au besoin.
  • Besoins administratifs : le Ministère sera disponible pour répondre à tout besoin administratif qui pourrait se présenter, et on vous demandera vos préférences concernant plusieurs aspects administratifs, notamment en ce qui concerne le choix des appareils électroniques, l'établissement des protocoles pour l'utilisation des bras de signature, la configuration de votre suite bureautique et la production de vos cartes professionnelles.

Une fois que votre chef de cabinet aura été nommé, le Ministère lui fournira une trousse de bienvenue contenant des renseignements administratifs plus détaillés pour l'aider à mettre en place votre cabinet et à répondre à toutes vos exigences éventuelles.

Le sous-ministre et le Ministère sont également prêts à vous renseigner sur le mandat du Ministère, ainsi que sur les lois (p. ex. la Loi sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels) et les pratiques (p. ex. la gestion de l'information) applicables aux activités quotidiennes du cabinet du ministre. Le fonctionnaire du Ministère (MinoAdmin) communiquera avec votre cabinet pour organiser ces séances, selon votre disponibilité et votre intérêt.

Vous trouverez à la fin du présent document une liste des principales personnes-ressources à contacter si vous avez besoin d'une aide immédiate au cours des prochains jours. Au plaisir de vous aider à mettre sur pied votre cabinet.

Introduction

Les ministres et le personnel exonéré sont assujettis aux politiques et aux règlements du Conseil du Trésor. Conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques, le Conseil du Trésor fournit des conseils et des recommandations quant à la façon dont le gouvernement investit dans les programmes et les services, ainsi que sur la façon dont il en assure la réglementation et la gestion.

Afin de soutenir votre cabinet, le Ministère appliquera les Politiques à l'intention des cabinets des ministres du Conseil du Trésor (les « politiques »). Ces politiques regroupent les différents règlements relatifs aux finances, à l'administration et au personnel qui régissent les ministres et leur personnel exonéré dans l'exercice de fonctions touchant directement leurs responsabilités.

De par leur nature même, les politiques ne peuvent être exhaustives; des documents de référence sont donc mentionnés dans le présent cahier, s'il y a lieu. Parmi les autres lignes directrices énoncées dans les politiques, on retrouve la Politique sur les marchés et la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements.

Le personnel du Ministère peut vous conseiller, vous et votre personnel, quant à l'interprétation de ces politiques, directives et outils internes, au besoin.

Soutien administratif

Votre cabinet ministériel est appuyé par MinoAdmin, un petit groupe d'employés du Ministère, rémunérés par le Ministère, qui sont chargés de vous offrir une aide administrative dans le cadre de vos responsabilités liées à votre portefeuille.

L'agent de liaison du Ministère (AL) est responsable de fournir des conseils ministériels de nature non partisane, d'assurer la liaison entre le cabinet du ministre et le Ministère et de gérer l'interaction entre votre personnel et le Ministère, ainsi que le partage de l'information et des documents.

L'unité de correspondance de la haute direction (UCHD) fournit des services de gestion de l'information en coordonnant les réponses au courrier du ministre. L'UCHD travaille en étroite collaboration avec les experts en la matière du Ministère et d'autres personnes-ressources régionales pour préparer les ébauches de réponses requérant la signature du ministre.

Le Ministère peut également mettre à la disposition du cabinet du ministre trois employés de soutien administratif de la fonction publique. Les rôles et responsabilités de ces employés sont décrits dans les politiques et ceux-ci peuvent être des adjoints administratifs de soutien, par exemple un réceptionniste. Il est important de noter que le salaire de ces employés est assumé par le Ministère. MinoAdmin peut vous aider à recruter du personnel en fonction des besoins de votre cabinet.

Sécurité

Toutes les personnes qui travaillent au cabinet ou pour le cabinet d'un ministre, y compris le personnel exonéré, les autres employés, les entrepreneurs, les étudiants, ainsi que le personnel prêté, en détachement ou en affectation, quel que soit leur lieu de travail, doivent, au minimum, détenir une cote de sécurité de niveau 2 (Secret) avant leur nomination.

Les employés qui ont accès à des renseignements classifiés de niveau très secret doivent obtenir l'autorisation de sécurité de ce niveau.

DEMANDES DE COTES DE SÉCURITÉ

Les employés qui ne détiennent pas une cote de sécurité secrète valide doivent remplir les formulaires d'autorisation de sécurité suivants. Pour accélérer le processus, le Ministère sera disponible pour aider à remplir les formulaires d'enquête de sécurité pour tout nouveau membre du personnel. Ces formulaires seront envoyés aux fins d'analyse et la cote de sécurité secrète sera approuvée ou refusée.

Le délai de traitement des demandes d'autorisation de sécurité varie en fonction de la complexité du dossier. Toutefois, en moyenne, les nouvelles demandes d'autorisation de sécurité secrète ainsi que la mise à jour des cotes de sécurité peuvent prendre de 2 à 12 semaines. La vérification d'une autorisation de sécurité obtenue dans le cadre d'un emploi à autre ministère peut généralement être effectuée dans les deux jours ouvrables, à condition que le dossier soit complet.

CONSIDÉRATIONS RELATIVES À LA SÉCURITÉ

Votre sécurité, ainsi que celle de votre cabinet, est une priorité pour INFC et, dès votre arrivée, nous nous assurerons que tous vos besoins sont satisfaits.

La sécurité est une responsabilité partagée entre le Ministère, la Gendarmerie royale du Canada (GRC) et le Bureau du Conseil privé. Bien que les ministres soient responsables de la sécurité de leur personnel et de leurs bureaux, ainsi que des renseignements de nature délicate et des autres biens dont ils ont la charge, le Ministère offre son appui pour veiller au respect des exigences de sécurité en ce qui a trait à votre cabinet et votre personnel.

Le Ministère informera votre chef de cabinet et votre représentant des exigences relatives à la protection du personnel, des renseignements de nature délicate et des autres biens, y compris de leurs responsabilités en matière de sécurité en ce qui concerne les documents confidentiels du Cabinet.

CARTES D'ACCÈS AU BUREAU ET À LA COLLINE

L'équipe de sécurité vous fournira, à vous et à votre personnel, des cartes d'accès au bureau dès le premier jour. Des laissez-passer pour la Colline sont offerts à ceux qui ont besoin d'avoir accès à la Chambre des communes. Nous vous prions de remplir le formulaire suivant.

ÉVALUATION DE LA MENACE ET DES RISQUES

Une évaluation de la menace et des risques est effectuée par le Ministère au bureau du ministre, à son domicile, à ses résidences secondaires et, si aucun rapport récent n'est disponible, à son bureau de circonscription. L'équipe chargée de la sécurité communique avec un membre désigné du personnel du ministre pour planifier une visite à chacun de ces endroits. Cette évaluation donne généralement lieu à un ensemble de recommandations fondées sur les facteurs de risque (p. ex. installer un système d'alarme résidentiel).

INSPECTION GÉNÉRALE DES BUREAUX

Une inspection générale des bureaux consiste en un contrôle périodique de l'espace physique des bureaux qui vise à s'assurer que les documents de nature sensible (p. ex., les documents confidentiels et les appareils électroniques) sont entreposés comme il convient.

Bien que le risque soit minime à INFC, il est possible de procéder à une inspection plus poussée pour s'assurer qu'aucun dispositif d'enregistrement ou de collecte de renseignements installé par un tiers ne se trouve dans les bureaux.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Pour de plus amples renseignements sur les exigences en matière de sécurité et sur les mesures de sécurité visant le personnel, veuillez consulter la partie 2 des politiques.

ASSISTANCE

MinoAdmin, en concertation avec le chef de la sécurité, peut vous fournir des conseils sur les autorisations de sécurité et les autres exigences en matière de sécurité. Veuillez communiquer avec MinoAdmin si vous avez besoin d'une mallette protégée.

Gestion des ressources humaines

Au cours des prochaines semaines, vous recevrez une lettre du Conseil du Trésor vous fournissant des renseignements sur votre budget ministériel. Selon ce budget, vos préférences et vos responsabilités régionales, vous disposerez de la souplesse nécessaire pour établir la structure organisationnelle de votre cabinet qui répondra le mieux à vos besoins dans les limites des fonds qui vous sont alloués.

Pour vous aider dans vos démarches, vous trouverez ci-dessous des renseignements sur les titres des postes et les maximums salariaux établis dans les politiques actuelles.

Le Ministère sera disponible pour fournir un soutien et des conseils en matière de ressources humaines afin de faciliter l'arrivée en temps opportun du nouveau personnel ministériel.

DOTATION

Les membres du personnel exonéré d'un ministre sont « exemptés » des procédures de nomination de la fonction publique du Canada. Une fois que vous aurez décidé qui vous souhaitez embaucher, le Ministère vous aidera à faire venir le candidat selon les exigences énoncées dans les politiques.

Un ministre peut signer des lettres d'offre après son assermentation. Toutefois, la première étape du processus de dotation consiste à fournir les renseignements sur l'employéFootnote 1 et à vérifier leur cote de sécurité. Si la personne ne possède pas d'autorisation de sécurité secrète valide, l'employé doit remplir les formulaires suivants.

Une fois l'autorisation de sécurité obtenue, le Ministère vous aidera à préparer une lettre d'offre que vous devrez signer. MinoAdmin sera disponible pour vous accompagner tout au long de ce processus. Il est important de prendre note que vous êtes la seule personne autorisée à émettre et à signer une lettre d'offre (ou de cessation d'emploi) pour le personnel exonéré. Ce pouvoir ne peut être délégué.

Une fois qu'une lettre d'offre est signée par vous-même et par le membre du personnel exonéré nouvellement nommé, MinoAdmin communiquera avec cette personne pour remplir les formulaires nécessaires pour régler les questions de rémunération et d'avantages sociaux. Enfin, un compte de courriel sera créé pour l'employé et ses appareils électroniques lui seront remis. Nous collaborerons avec vous et votre chef de cabinet afin d'attribuer les bureaux et de les configurer pour qu'ils répondent le mieux possible aux besoins de vos employés.

RÉMUNÉRATION

Le poste des employés devrait correspondre à ceux qui figurent à l'annexe A des politiques. Chaque titre de poste approuvé pour le personnel exonéré figurant à l'annexe A est associé à un salaire équivalent au maximum actuel des groupes et niveaux de la fonction publique.

Il n'y a pas de taux de rémunération minimum. Toutefois, en règle générale, le salaire maximum est réservé au personnel ayant les qualifications professionnelles appropriées, dix ans ou plus d'expérience professionnelle ou des compétences et qualifications extraordinaires.

Dans certaines circonstances exceptionnelles, un ministre peut, avec l'accord préalable du Cabinet du premier ministre et l'approbation du Conseil du Trésor, verser à un membre du personnel exonéré un salaire supérieur au maximum autorisé. Cette exception sera demandée par l'entremise d'une présentation au Conseil du Trésor.

PERSONNEL MINISTÉRIEL AFFECTÉ AUX CABINETS DES MINISTRES

Un ministre a droit à trois nominations qui ne sont pas imputées au budget du personnel ministériel du ministre, mais directement à partir des niveaux de référence ministériels existants.

  • Un poste d'agent de liaison ministériel.
  • Un poste d'employé de soutien administratif ministériel.
  • Un poste d'employé de soutien ministériel.

Voici l'effectif maximal des employés occupant des postes ministériels financés directement par le Ministère.

  • Il ne peut y avoir qu'un poste de personnel principal de soutien. Tous les autres postes ne peuvent être classifiés que jusqu'au niveau AS-04.
  • Les autres employés du ministère qui sont financés à même le budget du ministre pour le personnel du ministère affecté à son cabinet sont considérés comme des employés de soutien.

Le Ministère vous fournira une liste de candidats admissibles pour ces postes.

FORMATION

L'École de la fonction publique du Canada (« l'École ») offre une formation en ligne à rythme libreFootnote 2. L'École offre un ensemble de ressources, de vidéos, de cours, de séminaires et d'activités en ligne, interactifs et enrichis à l'appui de l'approche pangouvernementale en matière d'apprentissage, accessible partout, en tout temps sans frais pour les participants.

OBLIGATOIRE

En cette période de transition, toutes les délégations de pouvoirs antérieures deviennent caduques et de nouvelles délégations doivent être obtenues. Le Ministère aidera le cabinet du ministre à déterminer les personnes qui ont besoin de pouvoirs financiers délégués en vertu des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques et il facilitera la création de nouveaux pouvoirs de délégation (notamment l'utilisation de bras de signature).

Ces employés devront suivre la formation obligatoire suivante, qui est disponible en ligne ou qui peut être offerte en personne par le Ministère.

  • Formation sur la délégation de pouvoirs (G110) – modules 1 à 8
  • Formation sur la délégation de pouvoirs pour les gestionnaires (G510)

Une fois la formation terminée, veuillez communiquer avec MinoAdmin, qui organisera une séance d'information sur la matrice de délégation des pouvoirs financiers. La matrice de délégation des pouvoirs financiers devra être signée rapidement pour assurer la continuité.

Une carte de spécimen de signature sera préparée pour la personne qui exerce la délégation des pouvoirs financiers. Cette carte confirmera les pouvoirs et les limites associés à la délégation des pouvoirs financiers.

RECOMMANDÉ

L'École offre une formation en ligne à rythme libre. Le Ministère recommande que votre personnel reçoive les formations suivantes :

  • Orientation à la fonction publique – Pour qui travaillons-nous (C218)
  • Fondements des valeurs et de l'éthique pour les employés (C255)
  • Sensibilisation à la sécurité (A230)
  • Création d'un milieu de travail respectueux (G417)
  • Prévention du harcèlement et de la discrimination illégale pour les employés OU les superviseurs (Z073 ou Z074)
  • Code canadien du travail, Partie II : un aperçu (Z065)

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez vous référer à la partie 3 des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur les augmentations salariales, l'équité en matière d'emploi, les congés, la cessation d'emploi et les changements de portefeuille.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet de la gestion des ressources humaines.

Gestion financière

Dans les semaines suivant votre nomination, le Conseil du Trésor, en conjonction avec le Cabinet du premier ministre, s'efforcera de déterminer les affectations pour tous les budgets ministériels. Une fois le processus terminé, vous recevrez une lettre du Conseil du Trésor décrivant votre budget.

Le Ministère est disponible à votre convenance pour discuter de toute demande de renseignements financiers que vous pourriez avoir et tentera de vous informer, vous et votre chef de cabinet, dès que votre budget aura été reçu de la part du Conseil du Trésor.

Le dirigeant principal des finances désignera un conseiller en gestion financière (CGF) pour votre cabinet et fournira régulièrement des rapports financiers sur l'état de votre budget, notamment sur les dépenses et les prévisions. Il vous aidera également à répondre à l'exigence du Secrétariat du Conseil du Trésor de présenter des rapports trimestriels sur les budgets ministériels.

ÉTABLISSEMENT DES BUDGETS DU CABINET D'UN MINISTRE

Le budget du cabinet sera réparti en six composantes :

  • Budget salarial ministériel pour le personnel exonéré;
  • Le budget de fonctionnement ministériel, qui couvre toutes les dépenses de fonctionnement liées à la conduite des activités du portefeuille ou d'autres activités ministérielles officielles du gouvernement;
  • Salaire des étudiants;
  • Salaire et allocation pour voiture du ministre (contrôlés séparément);
  • Budget ministériel de fonctionnement et pour le personnel exonéré régional (s'il y a du personnel régional);
  • Salaire ministériel et budget de fonctionnement pour le secrétaire parlementaire adjoint.

Ce budget s'ajoute aux droits rattachés à la fonction de député et en est distinct.

En plus du budget du cabinet, le ministre recevra un salaire de 85 500 $ et une allocation pour voiture prévue par la loi de 2 000 $, qui ne sont pas directement gérés par le cabinet du ministre.

Veuillez noter que les ministres sont individuellement responsables de répondre à toutes les demandes de renseignements du public au sujet des dépenses effectuées à partir du budget de leur cabinet, y compris de les justifier publiquement au besoin.

TRANSFERTS BUDGÉTAIRES ET REPORT DE FONDS NON DÉPENSÉS

Les ministres ne peuvent pas dépenser plus que leur budget. Toutefois, les fonds peuvent être transférés entre les budgets salariaux et les budgets de fonctionnement.

POUVOIRS FINANCIERS

En vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques, vous pouvez choisir de déléguer les pouvoirs financiers relatifs aux dépenses à votre chef de cabinet ou à un autre membre du personnel exonéré. Veuillez noter que :

  • Un ministre peut déléguer (mais ne peut pas subdéléguer) ses pouvoirs à l'égard des dépenses liées au budget de son cabinet de ministre.
  • Un ministre ne peut déléguer ses pouvoirs en matière d'embauche, de détermination des salaires et des augmentations salariales et de cessation d'emploi du personnel exonéré et des avantages sociaux.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez consulter la partie 4 et l'annexe E des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur la reddition de compte, la déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre, la vérification interne, ainsi que les salaires et les allocations pour automobile des ministres.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet de la gestion financière.

Locaux pour bureaux et fournitures

BUREAUX DE L'AC DU MINISTÈRE

Le Ministère vous a attribué un espace de bureau, pour vous et votre personnel. Votre bureau est situé au [caviardé] 427, avenue Laurier. Votre local comprend 18 espaces de bureau, une cuisine et une salle de conférence. Vous pouvez consulter le plan d'étage en cliquant ici.

BUREAUX RÉGIONAUX DES MINISTRES

Les bureaux régionaux des ministres, le mobilier et l'ameublement sont fournis par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

MOBILIER ET AMEUBLEMENT DE BUREAU

L'acquisition du mobilier, des agencements et de l'équipement de bureau du ministre ainsi que les frais connexes d'utilisation et d'entretien sont financés par le Ministère.

Notre équipe responsable des locaux est à votre disposition pour répondre à toute autre demande. L'équipement et l'ameublement non conformes aux normes ministérielles sont payés à même le budget de fonctionnement des ministres.

ÉQUIPEMENT ET FOURNITURES DE BUREAU

Les fournitures sont payées à même le budget de fonctionnement du ministre. Pour obtenir une carte d'achat, veuillez remplir le formulaire suivant.

BRAS DE SIGNATURE

Étant donné le nombre important de documents qu'un ministre fédéral est tenu de signer, on a souvent recours à un bras de signature. Étant donné qu'une signature produite par un tel appareil est considérée comme une signature légale et, par conséquent, lie le gouvernement et la Couronne à certaines décisions, son utilisation doit être scrupuleusement encadrée. Le Ministère peut vous aider dans l'exercice de vos rôles et responsabilités, ainsi que dans l'application des procédures de sécurité et des procédures fonctionnelles qui régissent l'utilisation des bras de signature à INFC.

Veuillez remplir le formulaire suivant pour obtenir un bras de signature.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez consulter la partie 5 des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur la reddition de compte, la déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre, la vérification interne, ainsi que les salaires et les allocations pour automobile des ministres.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet des locaux et des fournitures.

Voyage et accueil

Les frais de voyage engagés par les secrétaires parlementaires et le personnel des ministres lorsqu'ils travaillent pour le Ministère sont admissibles à un remboursement conformément aux directives sur les voyages du Conseil du Trésor et du Conseil national mixte. Les directives présentent quatre situations de voyage courantes, soit les voyages dans la zone d'affectation, les voyages à l'extérieur de la zone d'affectation, les voyages au Canada et aux États-Unis et les voyages internationaux.

Les ministres sont exemptés de la directive sur les voyages du Conseil national mixte, mais celle-ci fournit un cadre pour les dépenses appropriées. Tout voyage du ministre à l'extérieur de la région de la capitale nationale doit être autorisé par le Cabinet du premier ministre.

Le Ministère est à votre disposition pour répondre aux besoins de votre cabinet en matière de voyages et pour vous aider à définir les rôles et les responsabilités de votre cabinet en matière d'autorisation de voyage, de demandes de remboursement des dépenses et de rapports sur les transactions relatives aux voyages.

CARTE INDIVIDUELLE DE VOYAGE

Le personnel exonéré qui est appelé à voyager fréquemment est invité à demander une carte individuelle de voyage. Le Ministère peut aider le personnel exonéré à obtenir cette carte et lui expliquer les avantages pour les voyages d'affaires pour le compte du gouvernement.

Les ministres peuvent utiliser leur carte individuelle de voyage, ils ont la possibilité de se faire rembourser les fonds dépensés ou ils peuvent demander une avance à leur ministère pour les frais de voyage.

Les cabinets des ministres sont encouragés à utiliser les Services de voyage partagés du gouvernement offerts par HRG. Avant qu'une carte individuelle de voyage puisse être émise, le personnel des ministres doit remplir un profil de voyage auprès de HRG. Pour créer un profil de voyage, veuillez remplir le formulaire suivant.

UTILISATION D'UN VÉHICULE DE FONCTION PAR UN MINISTRE

Une voiture de fonction sera fournie au ministre. Un véhicule est fourni à chaque ministre et les dépenses sont assumées par le Ministère pour la conduite des affaires officielles.

Il est important de noter que l'utilisation de la voiture de fonction est un avantage imposable et que, par conséquent, l'utilisation personnelle de la voiture par vous ou votre conducteur doit être documentée (enregistrement du kilométrage) à des fins fiscales.

Le personnel exonéré et le personnel du Ministère ne sont pas autorisés à utiliser le véhicule à des fins personnelles.

Toute personne qui pourrait être tenue de conduire la voiture de fonction, y compris le ministre et sa famille, doit être assurée. Veuillez remplir le formulaire suivant.

ACCUEIL ET CADEAUX

L'accueil est défini comme l'offre de boissons, de collations, de repas et parfois de divertissements aux invités des ministères ou organismes.

Il peut arriver qu'un ministre demande à un secrétaire parlementaire ou à un membre du personnel d'offrir un accueil au nom du ministre ou de son ministère. Un tel accueil peut être nécessaire pour faciliter les activités du ministère ou de l'organisme sur le plan économique ou parce qu'il est jugé essentiel pour des raisons de courtoisie ou de protocole.

Dans un tel cas, l'accueil doit être offert conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements et toutes les exigences en matière de documentation doivent être respectées. Les demandes de remboursement doivent être approuvées par le chef de cabinet ou le ministre, selon le cas.

Des demandes de remboursement distinctes doivent être présentées lorsqu'un membre du personnel d'un ministre demande le remboursement de ses propres dépenses d'accueil et de celles qu'il a engagées au nom du ministre.

DIVULGATION PROACTIVE

En ce qui concerne les frais de voyage et d'accueil, la divulgation proactive est effectuée sur une base mensuelle et exige la publication obligatoire sur les sites Web ministériels des frais de voyage et d'accueil engagés par les ministres, les secrétaires parlementaires, le personnel exonéré et les employés de niveau supérieur, c'est-à-dire les sous-ministres et sous-ministres adjoints.

Tous les rapports devraient être examinés par votre chef de cabinet (ou par vous-même) avant leur publication.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez vous reporter à la partie 6 des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur la reddition de compte, la déclaration des dépenses imputées sur les budgets du ministre, la vérification interne, ainsi que les salaires et les allocations pour automobile des ministres.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet des voyages et de l'accueil.

Passation de marchés

Les ministres doivent s'assurer que le Règlement sur les marchés de l'État est observé et que les exigences de la Loi sur la gestion des finances publiques sont respectées.

Conformément à la Politique sur les marchés, il est nécessaire de faire preuve d'équité et d'ouverture lors de l'achat des services et des produits, et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les fonds publics.

DIVULGATION PROACTIVE DES MARCHÉS

Les ministres, les secrétaires parlementaires et les membres du personnel exonéré doivent divulguer sur une base trimestrielle toutes les dépenses liées à des marchés de plus de 10 000 $, les modifications qui portent la valeur des marchés à plus de 10 000 $ et les modifications de plus de 10 000 $. Il existe quelques exceptions restreintes, notamment en ce qui concerne la sécurité nationale.

Tous les rapports devraient être examinés par votre chef de cabinet (ou par vous-même) avant leur publication.

MinoAdmin vous aidera à élaborer les attestations que chacun de vos employés examinera et approuvera. Le dirigeant principal des finances peut vous donner, ainsi qu'à votre chef de cabinet, une séance d'information sur le processus de divulgation proactive.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez vous reporter à la partie 7 des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, les relations employeur-employé, les lignes directrices sur les honoraires, les anciens fonctionnaires du gouvernement et les services de travail temporaire.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet des marchés.

Services

STATIONNEMENT

Une aire de stationnement est attribuée au véhicule du ministre appartenant à l'État, à proximité de son cabinet. Le Ministère a acquis une place de stationnement réservée [caviardé]. Nous disposons également d'un permis de navette préétabli avec l'aéroport d'Ottawa. Cela permettra à votre chauffeur de se rendre à l'aéroport rapidement et facilement à votre arrivée et à votre départ.

Tous les membres du personnel exonéré doivent payer leur stationnement dans les aires de stationnement du gouvernement aux mêmes taux que les employés de la fonction publique.

Le poste de chauffeur fait partie de votre effectif de personnel exonéré, dont le salaire est tiré de votre budget pour le personnel exonéré. Le Ministère vous fournira un chauffeur temporaire jusqu'à ce que vous nommiez une personne à ce poste.

DÉMÉNAGEMENT

Le remboursement des frais de déménagement peut être autorisé pour le personnel exonéré de niveau équivalent ou supérieur au niveau EX-02. Ces remboursements sont à la discrétion du ministre et sont payés à même son budget de fonctionnement.

Le remboursement des frais de déménagement doit être clairement précisé dans la lettre d'offre.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez vous reporter à la partie 8 des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur l'accueil et les cadeaux, les cotisations, les conférences internationales et les services juridiques.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet des services.

Langues officielles

Les cabinets des ministres sont considérés comme étant distincts des institutions fédérales et ne sont donc pas assujettis à la Loi sur les langues officielles. Néanmoins, les cabinets des ministres sont tenus de respecter l'esprit de la Loi. Ils doivent :

  • Être en mesure de communiquer et de servir le public dans les deux langues officielles.
  • Offrir un environnement de travail propice à l'utilisation des deux langues officielles.
  • Tenir compte de la présence des deux communautés linguistiques dans leur effectif.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez vous reporter à la partie 9 des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur le service au public, la langue de travail, la participation équitable et les mécanismes de soutien.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet des langues officielles.

Gestion de l'information et technologie de l'information

GESTION DE L'INFORMATION

Bien que les ministres soient responsables de la sécurité des renseignements de nature délicate du gouvernement et des autres biens dont ils ont la garde, le Ministère peut vous aider à faire en sorte que toutes les exigences de sécurité soient respectées dans votre cabinet et pour votre sécurité.

Le Ministère vous fournira des renseignements au sujet des lois, des pratiques et des lignes directrices pertinentes à la gestion de l'information dans le cadre des activités quotidiennes d'un cabinet ministériel.

Toutefois, il est à noter que le cabinet d'un ministre n'est pas en soi une institution fédérale et qu'il ne fait pas partie d'une institution fédérale au titre de la Loi sur l'accès à l'information (LAI). Par conséquent, un cabinet ministériel n'est pas assujetti à la LAI.

TECHNOLOGIE DE L'INFORMATION

Le Ministère collaborera étroitement avec Services partagés Canada (SSC) pour s'assurer que vos besoins en matière de technologie de l'information et ceux de votre cabinet sont satisfaits. Cela comprend l'établissement de comptes de réseau et de courriel, ainsi que la fourniture d'appareils sans fil, d'ordinateurs et de périphériques (imprimantes, scanneurs, etc.) pour tous les membres de votre cabinet, selon vos besoins.

Un appareil iPhone 8 activé vous sera remis le jour de l'assermentation. En ce qui concerne votre chef de cabinet et vos employés, des appareils iPhone et des ordinateurs leur seront distribués avec leur trousse de bienvenue le premier jour de leur arrivée à INFC.

Le dirigeant principal de l'information du Ministère est disponible pour vous informer sur d'autres options, répondre à vos besoins particuliers et vous aider à configurer ces appareils. De même, un technicien en TI sera disponible pour aider les membres de votre cabinet, au besoin.

Veuillez vous référer à ce document pour obtenir des renseignements sur les vidéoconférences. Veuillez remplir le formulaire suivant pour créer un nouveau compte de téléconférence.

POLITIQUES À L'INTENTION DES CABINETS DES MINISTRES

Veuillez vous reporter à la partie 10 des politiques pour obtenir de plus amples renseignements sur la gestion de l'information, la technologie de l'information, la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

ASSISTANCE

Veuillez communiquer avec MinoAdmin pour toute question au sujet de la gestion de l'information.

Politiques à l'intention des cabinets des ministres

Veuillez vous reporter à  les Politiques à l'intention des cabinets des ministres du Conseil du Trésor (les « politiques »). Ces politiques regroupent les différents règlements relatifs aux finances, à l'administration et au personnel qui régissent les ministres et leur personnel exonéré dans l'exercice de fonctions touchant directement leurs responsabilités.

Principales personnes-ressources

Cabinet du ministre
427, avenue Laurier, [caviardé]
Bureau d'accueil au cabinet du ministre : 613-941-0724

Bureau d'accueil au cabinet du premier ministre : 613-992-4211
Bureau d'accueil au Bureau du Conseil privé : 613-957-5153

Nom

Titre

Courriel

Téléphone

Kelly Gillis

Sous-ministre

Kelly.gillis@canada.ca

613-960-5661

Jennifer Eyre

Chef de cabinet du sous-ministre

Jennifer.eyre@canada.ca

613-960-9666

Jeanna Chan

Liaison ministérielle

Jeanna.chan@canada.ca

613-941-0745

Numéro d'urgence de la GRC

[caviardé]

[caviardé]

[caviardé]

MINOAdmin

MINOAdmin est un guichet unique du Ministère qui a été créé pour offrir à votre cabinet un soutien opérationnel en matière de RH, de locaux, de sécurité et de GI/TI.

infc.minoadmin.infc@canada.ca

S.O.

[caviardé]

[caviardé]

[caviardé]

[caviardé]

Nom du chauffeur

Chauffeur temporaire

[caviardé]

[caviardé]

Formulaire de renseignements pour les nouveaux employés

NOM COMPLET

 

DATE DE NAISSANCE (À DES FINS DE SÉCURITÉ)

 

CIDP (LE CAS ÉCHÉANT)

 

COPIE DU CV

 

COTE DE SÉCURITÉ

 

NUMÉRO DE TÉLÉPHONE

 

ADRESSE ÉLECTRONIQUE

 

DATE DE DÉBUT

 

TITRE PROPOSÉ

 

NIVEAU SALARIAL

 

ADRESSE ÉLECTRONIQUE DU GOUVERNEMENT (LE CAS ÉCHÉANT)

 

APPAREIL MOBILE DU GOUVERNEMENT?

 

NOM DE LA PERSONNE-RESSOURCE DES RH (SI POSSIBLE)

 

Une fois rempli, veuillez transmettre ce formulaire à MinoAdmin.

Formulaire de Demande d'inscription au dépôt direct

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Tous les membres du personnel (y compris le ministre) qui voyageront ou qui pourraient avoir besoin de se faire rembourser des dépenses (stationnement, fournitures, etc.).

QUAND

remplir le formulaire

Avant de voyager ou d'engager des dépenses à rembourser (il est recommandé de remplir le formulaire pendant la première semaine)

QUOI

faire avant de remplir le formulaire

Obtenir un CIDP

OÙ

envoyer le formulaire rempli

Boîte de réception des Finances d'Infrastructure Canada (INFC)
infc.financeinfrastructure.infc@canada.ca

Aide

Boîte de réception des Finances d'Infrastructure Canada (INFC)

infc.financeinfrastructure.infc@canada.ca

Formulaire de Demande de Carte d'identité pour la Chambre des communes (Laissez-passer pour la colline)

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Employés ayant besoin d'avoir accès à la Chambre des communes

QUAND

remplir le formulaire

Première semaine

QUOI

faire avant de remplir le formulaire

Confirmation de l'autorisation de sécurité

COMMENT

Instructions spéciales

Remplir le formulaire et le retourner au bureau de la sécurité

OÙ

envoyer le formulaire rempli

Security Services / Services de sécurité (INFC) infc.securityservices-servicesdesecurite.infc@canada.ca

Aide

MinoAdmin

infc.minoadmin.infc@canada.ca

Formulaire de profile de voyage de HRG

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Tous les membres du personnel (y compris le ministre) qui voyageront ou qui approuveront des voyages

QUAND

remplir le formulaire

Avant le voyage (il est recommandé de remplir le formulaire pendant la première semaine)

QUOI

faire avant de remplir le formulaire

Remplir le Formulaire de demande d'inscription au dépôt direct

COMMENT

Instructions spéciales

Le formulaire doit être rempli en ligne à l'adresse suivante : https://isuite6.hrgworldwide.com/gcportal/fr-ca/sts.aspx

Des instructions détaillées sur la façon de remplir le formulaire sont fournies.

Aide

Boîte de réception des Finances d'Infrastructure Canada (INFC)

infc.financeinfrastructure.infc@canada.ca

Formulaire de demande de carte de voyage

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Tous les membres du personnel (y compris le ministre) qui voyageront

QUAND

remplir le formulaire

Avant le voyage (il est recommandé de remplir le formulaire pendant la première semaine)

QUOI

faire avant de remplir le formulaire

Créer un profil de voyage auprès de HRG

COMMENT

Instructions spéciales

Le formulaire est rempli et transmis directement à partir du système de voyage de HRG (https://isuite6.hrgworldwide.com/gcportal/fr-ca/sts.aspx)

Des instructions détaillées sur la façon de remplir le formulaire sont fournies.

Aide

Boîte de réception des Finances d'Infrastructure Canada (INFC)

infc.financeinfrastructure.infc@canada.ca

Formulaire de demande de carte d'achat

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Le membre du personnel qui sera chargé de commander et de payer les achats peu coûteux (comme les fournitures de bureau et les cartes professionnelles).

QUAND

remplir le formulaire

Au besoin (il est recommandé de remplir le formulaire pendant la première semaine)

QUOI

faire avant de remplir le formulaire

Compléter la formation en ligne sur la délégation des pouvoirs financiers (G110/G510) de l'École de la fonction publique du Canada

COMMENT

Instructions spéciales

Remplir la section A et faire signer le formulaire par le titulaire de la carte et son gestionnaire du centre de responsabilité.

OÙ

envoyer le formulaire rempli

Boîte de réception des Finances d'Infrastructure Canada (INFC) infc.financeinfrastructure.infc@canada.ca

Aide

Boîte de réception des Finances d'Infrastructure Canada (INFC)

infc.financeinfrastructure.infc@canada.ca

Formulaire d'assurance pour les voitures de fonction

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Toute personne qui peut être tenue de conduire le véhicule de fonction, y compris le ministre et sa famille, le cas échéant

QUAND

remplir le formulaire

Avant de conduire la voiture de fonction (il est recommandé de remplir le formulaire pendant la première semaine)

COMMENT

Instructions spéciales

Veuillez noter que la partie supérieure du formulaire doit être remplie par les Services ministériels au moment de sa présentation à Services publics et Approvisionnement Canada aux fins de traitement

OÙ

envoyer le formulaire rempli

infc.accommodationsservices-servicesdeslocaux.infc@canada.ca

Aide

Boîte de réception des Services des locaux

infc.accommodationsservices-servicesdeslocaux.infc@canada.ca

Formulaire de demande de cartouche pour le bras de signature

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Le ministre et le secrétaire parlementaire, s'il y a lieu

QUAND

remplir le formulaire

Au besoin (il est recommandé de remplir le formulaire pendant le premier mois)

COMMENT

Instructions spéciales

Veuillez noter que la section 2 doit être remplie et que la signature de référence doit être apposée à l'intérieur de la case de signature. Toutes les autres sections seront remplies par les Services ministériels.

OÙ

envoyer le formulaire rempli

infc.accommodationsservices-servicesdeslocaux.infc@canada.ca

Aide

Boîte de réception des Services des locaux

infc.accommodationsservices-servicesdeslocaux.infc@canada.ca

Formulaires d'autorisation de sécurité de niveau secret

À QUI

ce formulaire est-il adressé

Tous les employés, les étudiants, le personnel du Ministère, les entrepreneurs, les personnes affectées ou détachées.

QUAND

remplir le formulaire

Avant le premier jour

QUOI

faire avant de remplir le formulaire

Rassembler les renseignements sur les adresses précédentes, les employeurs et la famille, y compris la belle-famille

COMMENT

Instructions spéciales

Remplir le formulaire et le transmettre au Bureau de la sécurité ou l'envoyer par courriel à Personnel Security / Securité du personnel (INFC) infc.personnelsecurity-securitedupersonnel.infc@canada.ca

OÙ

envoyer le formulaire rempli

Personnel Security / Securité du personnel (INFC) infc.personnelsecurity-securitedupersonnel.infc@canada.ca

Aide

MinoAdmin

infc.minoadmin.infc@canada.ca

Renseignements sur la vidéoconférence

Plan d'étage à INFC

[image caviardé]

Notes de bas de page

Notes de bas de page 1

Si un employé n'a pas de code d'identification de dossier personnel (CIDP), MinoAdmin peut l'aider à l'obtenir.

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Footnote 2

Pour créer un compte, vous aurez besoin d'un CIDP.

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Date de modification :