Entente de transmission des données

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[Entente sur la transmission des données] [PDF - 736 Ko]

Contexte

L'entente de transmission de données suivante (l' « entente ») est une entente entre Housing, Infrastructure and Communities Canada (« le Ministère ») et l'organisation (« responsable du SISA ou du SGII ») chargée de mettre en œuvre, de tenir à jour et de superviser le Système d'information sur les personnes et les familles sans abri (« SISA ») ou un Système équivalent en gestion de l'information sur l'itinérance (« SGII ») dans une communauté donnée.

Élaboré par le gouvernement du Canada et en collaboration avec des communautés de partout au Canada, le SISA est une composante essentielle de Vers un chez-soi : la stratégie canadienne de lutte contre l'itinérance (« Vers un chez-soi »). Il est conçu pour appuyer les activités quotidiennes des fournisseurs canadiens de services aux personnes en situation d'itinérance (« fournisseurs de services »).

En tant que système complet de collecte de données et de gestion de cas, le SISA permet aux fournisseurs de services participants de recueillir, d'accéder et de partager des données locales en temps réel sur l'itinérance chez les personnes et les familles (les « clients »), et ce, afin de veiller à ce que les clients soient priorisés et aiguillés vers les services appropriés au bon moment. Le SISA est mis à la disposition des fournisseurs de services participants d'une même communauté par l'entremise du responsable du SISA, en échange de la collecte trimestrielle de certains renseignements personnels indirectement identifiables (« champs d'exportation ») (Annexe A) recueillis auprès des clients et, le cas échéant, les renseignements rendus anonymes recueillis à partir des dénombrements ponctuels (« champs du dénombrement ponctuel ») (Annexe B).

Dans le cadre de Vers un chez-soi, l'utilisation du SISA est obligatoire pour toutes les communautés visées par les volets de financement Communautés désignées et itinérance dans les territoires où un SGII équivalent n'est pas déjà utilisé.

Les communautés qui utilisent un SGII équivalent doivent s'assurer que le système 1) a été établi avant de participer à Vers un chez-soi; 2) permet aux fournisseurs de services de participer à un système d'accès coordonné; 3) exporte les mêmes champs d'exportation obligatoires au Ministère chaque trimestre de la même manière sûre et sécuritaire que le SISA (p. ex. les données sont anonymisées et chiffrées).

1. Généralités

La présente entente remplace toute communication ou déclaration antérieure concernant le SISA ou le SGII. En cas d'ambiguïté ou d'incohérence entre les modalités de la présente entente et celles de toute entente de transmission de données antérieure, les dispositions de la présente entente prévalent.

2. Objectif

L'objectif de la présente entente est d'énoncer les modalités relatives à :

1. La collecte et la divulgation de renseignements par le responsable du SISA ou du SGII;
2. La collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements par le Ministère.

3. Instruments habilitants

La présente entente est régie par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1. La Loi sur la protection des renseignements personnels vise la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels par tous les ministères fédéraux. Elle définit les renseignements personnels comme les renseignements, quels que soient leur format et leur support, d'un individu identifiable. Les ministères fédéraux ne peuvent recueillir des renseignements personnels que s'ils sont directement liés à leurs programmes ou à leurs services.

4. Rôles et responsabilités

4.1 Responsables du SISA ou du SGII

1. Agir à titre de gestionnaire des données pour la communauté et détenir la garde et le contrôle des données des clients.
2. Recourir au SISA ou au SGII pour recueillir des renseignements sur les clients, conformément aux lois municipales, provinciales et territoriales.
3. Fournir au Ministère, à la fin de chaque trimestre, les champs d'exportation (Annexe A) au moyen d'un transfert sécurisé de données.
4. S'assurer que les clients sont dûment informés sur certains renseignements des champs d'exportation (Annexe A) et, le cas échéant, des champs de dénombrement ponctuels (Annexe B) qui seront transmis au Ministère et pouvant être communiqués à d'autres institutions fédérales à des fins d'élaboration politiques, d'analyse, de recherche ou d'évaluation.
5. Assurer une garde appropriée des données et de la base de données en vue d'examiner, vérifier et nettoyer les données recueillies (p. ex. entrées de champs appropriées, cohérence nominative ou précisions des données).
6. Élaborer et mettre à jour les politiques et les procédures relatives à la protection des renseignements personnels et à la sécurité des données (p. ex. directives sur la collecte, l'utilisation, la divulgation et l'élimination des données sur les clients).
7. Élaborer et conclure une entente d'échange de données communautaires, soit une entente entre le responsable du SISA ou du SGII et ses fournisseurs de services qui décrit le partenariat et les attentes des deux organisations, conformément aux lois municipales, provinciales et territoriales.
8. Collaborer avec les organisations autochtones participantes à la collecte et à la garde des données, ainsi qu'à l'élaboration de politiques et de procédures, d'une manière qui respecte les deux parties.
9. Signer la dernière entente lorsqu'elle sera en vigueur.

4.2 Ministère

1. Transmettre les données agrégées des champs d'exportation (Annexe A), y compris des champs de dénombrement ponctuel (Annexe B), à d'autres institutions fédérales à des fins d'élaboration de politiques, d'analyse, de recherche ou d'évaluation.
2. Informer le responsable du SISA ou du SGII des problèmes de qualité des données (p. ex. entrées de champs inappropriées ou incohérences nominatives) concernant les champs d'exportation (Annexe A) et, le cas échéant, les champs de dénombrement ponctuel (Annexe B).
3. Informer le responsable du SISA ou du SGII de tout changement lié à la collecte, à l'utilisation, à la divulgation ou à la conservation des renseignements des champs d'exportation (Annexe A) et, le cas échéant, des champs de dénombrement ponctuel (Annexe B).
4. Faire preuve de diligence raisonnable lors de la modification des champs d'exportation (Annexe A) et des champs de dénombrement ponctuel (Annexe B) en consultant le responsable du SISA ou du SGII. Les consultations devront avoir lieu dans un délai défini et ne devront pas être interprétées comme étant un processus d'approbation. Le Ministère se réserve le droit de prendre la décision finale.
5. Veiller à ce que seules les personnes qui en ont besoin aient accès aux champs d'exportation (Annexe A) et aux champs de dénombrement ponctuel (Annexe B) et les utilisent, au besoin, dans l'exercice de leurs fonctions.
6. Tenir à jour et préserver les champs d'exportation (Annexe A) et les champs de dénombrement ponctuel (Annexe B) en protégeant les données contre des risques comme l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation et l'élimination non autorisées.
7. Ne pas tenter d'identifier de nouveau des clients à l'aide de données des champs d'exportation (Annexe A) et des champs de dénombrement ponctuel (Annexe B).
8. Ne pas tenter de divulguer les données exportées du responsable du SISA ou du SGII à une fin autre que celle pour laquelle elles ont été transmises et que celles décrites dans la présente entente, à moins que la loi l'exige. Dans le cas d'une demande présentée en vertu de la Loi sur l'accès à l'information du Canada, le Ministère convient de consulter le responsable du SISA ou du SGII.

5. Résiliation

1. Le Ministère et le responsable du SISA ou du SGII peuvent, moyennant un préavis écrit de 30 jours, résilier la présente entente pour quelque raison que ce soit, y compris le défaut de se conformer à l'une ou l'autre des modalités énoncées dans la présente entente.
2. Le Ministère doit conserver une copie des données recueillies dans les champs d'exportation (Annexe A), y compris les champs de dénombrement ponctuel (Annexe B), conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6. Responsabilité et dédommagement

1. Le Ministère, ses employés et ses mandataires ne peuvent être tenus responsables des réclamations, des dommages, des préjudices, des pertes en tous genres directes ou indirectes, consécutives ou accessoires, découlant du défaut de protéger les données exportées. Cela comprend, sans s'y limiter, les pertes de revenus, de profits ou d'économies; les données perdues, endommagées ou volées; ou d'autres pertes commerciales ou économiques.
2. Le responsable du SISA ou du SGII convient de dédommager et d'indemniser le Ministère, ainsi que ses employés et ses mandataires, de toute responsabilité à l'égard des réclamations, des dommages, des plaintes, des coûts ou des dépenses, des pertes, des actions ou des causes d'action, engagées ou subies, en raison du défaut de protéger les données contenues dans son SISA ou son SGII.
3. Le Ministère décline toute garantie ou condition implicite ou explicite, y compris toute garantie implicite de titre, d'absence de contrefaçon, de qualité marchande ou de conformité a une fin particulière, peu importe si le Ministère connaît ou a des raisons de connaître l'existence de besoins particuliers.

7. Dispositions générales

1. L'entente est régie par les lois du Canada et entre en vigueur lorsqu'elle est signée par les deux parties. Elle demeurera en vigueur jusqu'à ce qu'elle soit dénoncée, ou si l'entente est précédée d'une version plus récente. Le responsable du SISA ou du SGII doit s'assurer que la dernière version de l'entente est signée rapidement.
2. La présente entente s'agit uniquement d'une entente de transmission de données; elle n'est ni un contrat de service, ni un contrat de travail, ni un contrat d'emploi. Aucune disposition de l'entente n'a pour effet d'établir un partenariat, une relation d'emploi ou une relation entre le Ministère et le responsable du SISA ou du SGII.
3. Le signataire de l'entente déclare et garantit qu'il a la capacité et le pouvoir de signer la présente entente au nom du responsable du SISA ou du SGII.
4. Le Ministère peut modifier les modalités de la présente entente en tout temps. Les modifications de la présente entente, à l'exclusion des modifications des champs d'exportation (Annexe A) et des champs de dénombrement ponctuel (Annexe B), ne seront valides que si les deux parties en conviennent et les signent.
5. Le Ministère se réserve le droit de prendre la décision finale concernant toute modification apportée aux champs d'exportation (Annexe A) et aux champs de dénombrement ponctuel (Annexe B). Le Ministère devra faire preuve de diligence raisonnable en consultant le responsable du SISA ou du SGII avant d'apporter des modifications.

8.  Représentants désignés

Le Ministère et le responsable du SISA ou du SGII conviennent de désigner un représentant qui agira à titre de personne-ressource pour toute question liée à l'installation, à la mise en œuvre et à l'administration du SISA ou du SGII.

EN FOI DE QUOI la présente entente a été signée au nom du Ministère et par le représentant autorisé du responsable du SISA ou du SGII.

Annexe A : Champs d'exportation

Voici une liste des renseignements que le responsable du SISA ou du SGII doit exporter pour transmission au Ministère à la fin de chaque trimestre. Les champs d'exportation rendus anonymes fournissent au gouvernement du Canada les données nécessaires pour éclairer l'élaboration des politiques, les analyses, la recherche ou les évaluations.

*Champs qui nécessitent une entrée obligatoire de données dans le SISA.

Renseignements sur le fournisseur de services

• Identificateur du fournisseur de services*
• Nom du fournisseur de services*
• Type de fournisseur de services*
• Historique du nombre de lits* (nombre de lits, dépassement de capacité, date, actif)
• Types de lits*
• Communauté*

Renseignements sur le client

• Identificateur de client unique*
• Sexe*
• Identité raciale*
• Année et mois de naissance*
• État du client (date de modification)
• Rôle familial*
• Identificateur du chef de famille*
• Citoyenneté/statut d'immigrant*
• Indicateur du statut d'autochtone*
• Statut d'ancien combattant*
• Évènements de la vie
• Facteurs contributifs (date de début, date de fin)
• Situation d'emploi
• Pays de naissance
• Niveau de scolarité
• Source de revenus (date de début, date de fin)
• Problèmes de santé
• Logement (types de logement, date de début, date de fin)

Renseignements sur les nuitées dans les refuges

• Raison de la demande de service*
• Raison du congé*
• Date d'arrivée*
• Date de sortie*

Renseignements sur les refus

• Raison du refus*
• Date du refus*
• Sexe du client anonyme*
• Groupe d'âge du client anonyme*

Annexe B : Champs d'exportation du dénombrement ponctuel

Voici une liste des renseignements inclus dans le module de dénombrement ponctuel du SISA qui sont exportés pour transmission au Ministère.

*Champs qui nécessitent une entrée obligatoire de données

Renseignements sur le fournisseur de services*

• Identificateur du fournisseur de services
• Nom du fournisseur de services
• Type de fournisseur de services
• Nombre de lits
• Types de lits
• Valeurs de recherche
• Communauté

Renseignements sur le participant*

• Identificateur du site
• Numéro du sondage
• Lieu du sondage
• Date et heure du sondage
• Présélection du sondage
• Emplacement de l'expérience d'itinérance au cours de la dernière année
• Situation familiale et rôle
• Âge
• Âge de première expérience d'itinérance
• Durée de l'itinérance au cours de la dernière année
• Statut de nouvel arrivant au moment de  l'arrivée au  Temps écoulé come nouvel arrivant depuis l'arrivée
• Période dans la communauté
• Identité autochtone
• Identité raciale
• Statut d'ancien combattant
• Expérience comme jeune pris en charge
• Problèmes de santé cernés
• Identité de genre
• Identité sexuelle
• Raisons de la récente perte de logement
• Expulsion pour cause de perte de logement
• Temps écoulé depuis la perte de logement
• Sources de revenus

Renseignements  facultatifs

• Nombre d'épisodes d'itinérance (au cours de la dernière année)
• Raisons du non-recours à un refuge
• Statut de citoyenneté
• Raisons de la migration
• Communauté autochtone d'origine
• Durée entre le recours au système de protection de l'enfance et l'itinérance
• Soutien des services de protection de l'enfance
• Niveau de scolarité
• Interaction avec les systèmes
• Désir de logement permanent
• Langue de préférence
• Besoins en matière de services