Appel de propositions de projets - Liste d'experts en matière de climat et d'infrastructures - Guide du demandeur
Date limite de soumission : 10 juin 2024 à 23 h 59 HAP.
Ce guide donne un aperçu des objectifs du projet, des exigences de la proposition de projet, du financement et du processus de demande pour un projet dans le cadre de l'initiative de la trousse à outils climatique pour les infrastructures d'Infrastructure Canada (INFC).
Dans le guide, le terme « Liste » renvoie à l'initiative « Liste d'experts en matière de climat et d'infrastructures. »
Contents
- 1.0 Liste d'experts en matière de climat et d'infrastructures
- 2.0 Aperçu du financement
- 3.0 Présentation d’une demande
- 4.0 Financement décision
- 5.0 Pour plus d'informations
1.0 Liste d'experts en matière de climat et d'infrastructures
1.1 Vue d'ensemble
Infrastructure Canada (INFC) lance une nouvelle initiative visant à aider les municipalités du Canada à s'adapter aux risques climatiques et à en atténuer les effets sur leurs infrastructures. Cette initiative est financée par la Stratégie nationale d'adaptation et le Plan d'action pour l'adaptation du gouvernement du Canada et vise également à soutenir le Plan de réduction des émissions pour 2030.
L'initiative fournira un ensemble de services de soutien liés au climat pour les municipalités. Les composantes comprennent une plateforme en ligne sur le climat et les infrastructures, un soutien du personnel d'INFC et une liste d'experts préqualifiés et indépendants en matière de climat et d'infrastructures. Ces experts aideront directement les municipalités à renforcer les considérations et les options liées au climat dans leurs projets d'infrastructures.
Le présent appel à propositions porte exclusivement sur la création de la Liste d'experts en matière de climat et d'infrastructures.
Financement disponible dans le cadre de cet appel : jusqu'à 16,5 millions de dollars de 2024-25 à 2027-28
Nombre de projets à sélectionner : 1 (INFC se réserve le droit d'en sélectionner davantage si aucun projet ne satisfait pleinement à tous les critères).
Calendrier
- Date limite de dépôt des demandes : 10 juin 2024 à 23 h 59 HAP
- Sélection prévue du projet : juillet 2024
- Date de début du projet : septembre 2024 (ou date d'approbation du projet)
- Date de fin du projet : 31 mars 2028
Les responsables de projet éligibles doivent être enregistrés au Canada;
- Organisations non gouvernementales (à but non lucratif) ;
- Associations professionnelles;
- Institutions académiques; ou
- Organisations communautaires ou régionales.
La Liste d'experts en matière de climat et d'infrastructures (Liste) sera composée d'experts préqualifiés en matière de climat et d'infrastructures. Ces experts fourniront des conseils techniques sur l'adaptation au changement climatique et l'atténuation de ses effets aux collectivités à faible capacité pour leurs infrastructures. Les experts de la liste peuvent provenir de cabinets d'experts-conseils privés, d'organisations à but non lucratif spécialisées dans le climat ou les infrastructures (gestion des actifs), ou de praticiens individuels.
La Liste devrait permettre de relever trois défis fréquemment cités comme étant des obstacles pour les collectivités à faible capacité : 1) l'identification de l'expertise appropriée ; 2) l'accès à cette expertise en temps opportun ; et 3) l'application de la connaissance des risques climatiques pour informer la planification et les investissements en matière d'infrastructures.
Le présent appel à propositions vise à recueillir les demandes d'une organisation éligible pour la mise en œuvre de la Liste d'experts en climat et infrastructures. L'appel de proposition sera ouvert pendant deux mois (du 9 avril 2024 au 10 juin 2024).
INFC travaille avec les collectivités autochtones et ses partenaires pour mieux comprendre les besoins des collectivités autochtones et pour co-développer des services.
1.2 Responsabilités du demandeur retenu
Le demandeur retenu sera chargé de :
- Établir les critères de sélection et d'évaluation pour recruter des experts en matière de climat et d'infrastructures dans tout le Canada;
- Mettre en relation des experts de la Liste avec des collectivités à travers le Canada;
- Superviser l'engagement de tous les experts de la Liste auprès des collectivités locales;
- Établir des normes de service;
- Définir la portée des engagements et veiller à ce que des services de haute qualité soient fournis aux collectivités;
- Établir et maintenir des partenariats avec les organisations régionales spécialisées dans le climat et l'infrastructure;
- Produire des comptes rendus réguliers à l'intention d'Infrastructure Canada et partager les connaissances afin de favoriser l'amélioration continue.
1.3 Rôle des organisations régionales
Pour remplir les fonctions de la Liste, il faudra établir un partenariat efficace avec les organisations régionales spécialisées dans le climat et l'infrastructure, afin d'utiliser leur connaissance des risques et des circonstances climatiques locaux.
Les organisations régionales et d'infrastructure soutiendront la mise en œuvre réussie de la Liste en prenant les mesures suivantes
- Favoriser une compréhension commune des défis et des impacts climatiques régionaux;
- Conseiller sur les appariements entre les experts et les collectivités en s'appuyant sur des informations locales;
- Partager les enseignements tirés et les pratiques efficaces des engagements de la Liste grâce à la diffusion des connaissances et aux communautés de pratique; et
- Contribuer à faire en sorte que les services d'infrastructure régionaux liés au climat et destinés aux collectivités locales soient complémentaires et correctement exploités.
1.4 Rôle des experts
Les experts de la Liste sont des professionnels préqualifiés qui travailleront directement avec les collectivités locales pour renforcer les options liées au climat dans le cadre de leurs projets d'infrastructure. Ils seront chargés de:
- Fournir des conseils aux municipalités sur les possibilités qui s'offrent à elles pour renforcer les options d'adaptation au changement climatique ou d'atténuation de ses effets dans le cadre de projets d'infrastructure spécifiques;
- Travailler dans le respect des paramètres de l'engagement (nombre d'heures, type de travail, etc.);
- Respecter les normes de service attendues; et
- Partager les résultats et les apprentissages avec l'administration de la Liste afin de soutenir l'amélioration continue.
2.0 Aperçu du financement
2.1 Éligibilité
Les bénéficiaires éligibles peuvent être des entités légales qui sont officiellement incorporées ou enregistrées au Canada:
- Organisations non gouvernementales (à but non lucratif);
- Associations professionnelles;
- Institutions académiques; ou
- Organisations communautaires ou régionales.
2.2 Budget et durée du projet
Jusqu'à 16,5 millions de dollars sur quatre ans peuvent être attribués dans le cadre de ce processus. Les fonds seront attribués en fonction des mérites et de la faisabilité des propositions.
Le montant maximum du financement pour chaque année fiscale (du 1er avril au 31 mars) est le suivant :
- 2024-25 : Jusqu'à 2,5 millions de dollars
- 2025-26 : Jusqu'à 5,0 millions de dollars
- 2026-27 : Jusqu'à 5,0 millions de dollars
- 2027-28 : Jusqu'à 4,0 millions de dollars
Le projet aura une durée maximale de quatre années fiscales et devra être terminé au plus tard le 31 mars 2028.
Il est prévu que la plupart des fonds soient alloués à des services soutenant directement les collectivités locales. Les frais d'administration et de fonctionnement devraient représenter moins de 12,5 % des dépenses totales.
2.3 Propriété intellectuelle
Les documents produits, qui sont financés dans le cadre de cet appel à propositions, doivent être mis à la disposition du public sans frais. INFC recevra également des copies de toute la propriété intellectuelle, créée avec les fonds d'INFC, et pourra l'utiliser librement afin de favoriser la disponibilité des connaissances et des outils permettant de faire progresser l'adaptation au changement climatique et son atténuation par le biais des infrastructures au Canada. INFC se réserve le droit de modifier ou de reproduire toute propriété intellectuelle développée dans le cadre de cette initiative.
3.0 Présentation d’une demande
3.1. Formulaire de demande et documents requis
Pour postuler, les demandeurs éligibles doivent envoyer un courriel à Climate-Infra-Climat@infc.gc.ca pour demander un formulaire de demande et un modèle de budget. Les demandeurs recevront ces documents dans un délai d'un jour ouvrable suivant leur demande.
Les demandeurs doivent utiliser le formulaire de demande et le modèle de budget et remplir tous les champs requis.
Veuillez remplir et sauvegarder une version électronique du formulaire de demande, car les versions imprimées et scannées ne seront pas acceptées. Veuillez enregistrer ces formulaires au format .pdf sous le nom « 2024 Liste - nom de l'organisation principale » et indiquez « 2024 Liste - nom de l'organisation principale » dans l'objet de votre courriel lors de l'envoi de votre demande.
La date limite pour l'envoi des demandes par courrier électronique à l'adresse suivante climate-infra-climat@infc.gc.ca est le 10 juin 2024 à 23 h 59 HAP.
L'ensemble des documents que vous renvoyez par courrier électronique doit comprendre les éléments suivants:
- Formulaire de demande y compris :
- Annexe A : Personnel (y compris les CV)
- Annexe B : Préparation opérationnelle
- Annexe C : Établissement de la Liste d'experts
- Annexe D : Plan de travail (matrice temps-tâches)
- Annexe E : Budget
Pour la liste complète des questions auxquelles il faut répondre pour chaque annexe, veuillez consulter le tableau (Figure 2 - Critères d'évaluation) au point 4.1, Critères d'évaluation. Formuler vos réponses aux questions énumérées pour chaque annexe dans la colonne « Documentation demandée (preuves) pour l'évaluation. »
3.2 Formulaire de demande - Conseils supplémentaires
Veuillez également noter les conseils supplémentaires pour les annexes D & E ci-dessous :
Annexe D : Plan de travail - Hypothèses
Veuillez préparer une matrice temps-tâches, incluant le personnel identifié dans l'annexe A.
Le plan de travail doit couvrir la période de douze mois suivant l'approbation du projet (par exemple, à partir de juillet 2024).
Les éléments qui devraient être intégrés dans le plan de travail comprennent des étapes et des échéances concernant les points suivants :
- L'établissement de partenariats avec des organisations régionales spécialisées dans le climat et les infrastructures.
- L'établissement de critères et de processus de sélection pour des experts.
- L'établissement d'un processus de mise en relation des collectivités avec les experts de la Liste, la définition de la portée des engagements et la supervision de la réussite des engagements.
- Invitation des experts en matière de climat et d'infrastructures à soumettre leur demande pour faire partie de la liste d'experts.
- Lancement de la Liste et les activités de sensibilisation associées avec les collectivités cibles.
- Définition des conditions requises pour que les collectivités puissent obtenir des services :
- Avoir une population de moins de 30 000 habitants, avec une priorité pour les collectivités rurales ou rurales éloignées telles que définies par Statistique Canada;
- Avoir réalisé une évaluation des risques climatiques;
- Avoir identifié un projet dont la priorité a été établie dans le cadre d'un processus de planification pluriannuel (par exemple, plan communautaire officiel, plan de gestion des actifs, budget pluriannuel); et
- Cherchent à renforcer leurs considérations relatives à l'adaptation au climat ou à l'atténuation de ses effets dans leurs plans d'infrastructure ou leurs investissements.
- Mettre en œuvre les engagements initiaux entre les experts de la Liste et les collectivités.
La sélection des collectivités ou des experts inscrits sur la Liste peut se faire de manière continue ou à intervalles réguliers (par exemple, tous les trimestres). Il s'agit d'un choix de conception du projet par le demandeur.
Annexe E : Exigences budgétaires
Veuillez suivre les étapes ci-dessous lors de la préparation d'un budget :
- Compléter le modèle de budget. Veuillez fournir un budget de projet divisé par année fiscale fédérale (du 1er avril au 31 mars) de 2024-25 à 2027-28.
- Indiquer clairement la date de début et la date de fin du projet sur le modèle.
- S'assurer que les dépenses budgétisées respectent les orientations de la section 3.2 concernant les dépenses éligibles et non éligibles.
- Identifier les coûts qui seraient alloués aux tâches administratives, aux activités ou à l'engagement avec les collectivités (par exemple les services des experts de la Liste).
- Maximiser les dépenses pour les activités ou les engagements qui améliorent directement les résultats de la collectivité locale.
- Les frais administratifs et de fonctionnement doivent être inférieurs à 12.5 % du budget total.
- Les dépenses maximales annuelles sont indiquées au point 2.2 (Budget et durée du projet).
Important : le financement d'INFC est accordé en fonction de l'année fiscale du gouvernement du Canada (du 1er avril au 31 mars) et n'est pas transférable d'une année fiscale à l'autre. Les fonds non dépensés au cours d'une année fiscale ne peuvent pas être transférés à une autre année fiscale et seront perdus.
3.3 Dépenses éligibles et non éligibles
Dépenses éligibles
Les dépenses éligibles doivent être directement liées et nécessaires à la réussite de la mise en œuvre du projet de la Liste d'experts en matière de climat et d'infrastructures. Les coûts peuvent être éligibles à partir de la date d'approbation du projet mais ne seront remboursés qu'après la signature de l'accord d'entente.
Les coûts éligibles sont les suivants :
- Services professionnels, techniques et contractuels pour les experts de la Liste (c'est-à-dire pour les services directement fournis aux collectivités locales par des experts préqualifiés en matière de climat et d'infrastructures).
- Services professionnels, techniques et contractuels pour les organisations actives dans le domaine du climat ou des infrastructures (gestion des actifs). Par exemple, pour des services directement fournis pour préqualifier ou former des experts inscrits sur la Liste, pour faciliter ou conseiller la mise en relation entre les collectivités locales et les experts inscrits sur la Liste, etc.
- Fonctionnement et administration (conformément au montant maximum approuvé sur la base du budget global du projet), y compris :
- Salaires et avantages : S'applique uniquement aux salaires et avantages du personnel (annexe A) directement chargé de la gestion de la Liste, y compris les coûts de la collecte, de l'évaluation et de l'analyse des données pour les rapports à l'INFC;
- Traduction : Les demandeurs qui prévoient d'entreprendre des activités au niveau national ou dans une région officiellement bilingue doivent inclure le coût de la traduction dans le budget du projet;
- Voyage : y compris les repas, l'hébergement et l'accueil, conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada;
- Matériel, fournitures et équipement (y compris les ordinateurs portables et de bureau nécessaires à l'utilisation directe du projet);
- Partage des connaissances : Coûts liés aux activités de partage des connaissances, tels que les coûts d'impression, de production et de distribution, les abonnements numériques aux outils de réunion (Zoom, Mentimeter) et la location d'installations de réunion ; et
- Autres coûts directs et nécessaires à la bonne mise en œuvre du projet et approuvés par écrit par le Canada avant d'être engagés.
Dépenses inéligibles
Les coûts non éligibles sont les suivants et peuvent être limités dans l'entente de financement :
- Acquisitions de capital, frais immobiliers et coûts connexes, charges financières et paiements d'intérêts sur les emprunts;
- Frais légaux;
- Coûts occasionnés avant l'approbation du projet ou après la date d'achèvement du projet;
- Services ou travaux normalement fournis par le bénéficiaire dans le cadre de ses activités habituelles, à l'exception de ceux qui sont considérés comme supplémentaires et nécessaires à la bonne mise en œuvre des activités éligibles du projet;
- Toute dépense d'accueil ou de voyage qui n'est pas payée conformément à la Directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements;
- Tout bien ou service reçu sous forme de don ou en nature;
- La taxe de vente provinciale et la taxe sur les produits et services pour lesquelles le bénéficiaire a droit à un remboursement, ainsi que tout autre coût donnant droit à un remboursement;
- Location d'espaces de bureaux, de mobilier et d'équipements qui ne sont pas nécessaires au projet; et
- Coût de l'élaboration d'une proposition ou de la négociation d'une entente de financement.
3.4 Exigence pour d'autres sources de financement
Le gouvernement du Canada financera jusqu'à 100 % du coût total de projet du demandeur retenu. Bien que les organisations ne soient pas tenues de contribuer un pourcentage de financement en espèces ou en nature provenant de sources autres que le gouvernement du Canada, les contributions en nature des demandeurs sont encouragées.
3.5 Délais de soumission et annonce des résultats
Tableau 1: Dates limites d'ouverture et de soumission des propositions
|
Admission ouverte |
Date limite |
|---|---|---|
Proposition de projets pour la Liste d'experts en matière du climat et des infrastructures |
9 avril 2024 |
10 juin 2024 |
Les propositions de projets doivent être envoyées par courriel à climate-infra-climat@infc.gc.ca à 23 h 59 HAP, le 3 juin 2024. Les demandeurs seront informés des résultats, par courriel, dans un délai maximum de 45 jours ouvrables suivant la date de clôture du présent appel.
Infrastructure Canada se réserve le droit d'attribuer ou de répartir les responsabilités entre plusieurs demandeurs, ou d'exiger que des partenariats entre organisations.
3.6 Protection des renseignements personnels
Les informations que vous fournissez dans le cadre du processus de financement peuvent être partagées avec d'autres ministères et organismes fédéraux, des gouvernements provinciaux et territoriaux, des administrations municipales et/ou d'autres organisations, dans le but d'aider Infrastructure Canada à examiner, évaluer et sélectionner les projets, à déterminer l'admissibilité à d'autres programmes du gouvernement du Canada et à vérifier les financements fédéraux antérieurs demandés par un demandeur. Les informations peuvent être utilisées et divulguées à d'autres experts externes (par exemple, scientifiques, techniques, financiers ou marketing) engagés par le gouvernement du Canada (avec des obligations de confidentialité) dans le but d'aider le ministère dans l'examen, l'évaluation et la sélection des projets, l'analyse des programmes, les résultats et la détermination de l'éligibilité dans le cadre d'autres programmes.
Les informations générales sur les projets approuvés, y compris le nom du demandeur retenu, la date d'approbation, le montant du financement, la description du projet et le lieu, sont divulguées de manière proactive au public une fois qu'une convention de financement a été signée. Si le demandeur ne consent pas à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de ces informations, sa demande ne sera pas prise en considération.
D'autres utilisations possibles et le partage de renseignements personnels sont décrits dans le fichier de renseignements personnels des initiatives de subventions et de contributions d'Infrastructure Canada. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de protéger vos renseignements personnels, d'y accéder et de les corriger. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada concernant le traitement de vos renseignements personnels par Infrastructure Canada.
4.0 Financement décision
4.1 Critères d’évaluation
Cet appel à propositions est un processus compétitif. Les projets proposés seront examinés et évalués par INFC, ainsi que par un examen externe si nécessaire, sur la base des critères d'évaluation et de la pondération figurant à la figure 2.
Pour préparer vos réponses, il est utile de vous référer aux responsabilités du demandeur citées à la section 1.3.
Tableau 2 : Critères d'évaluation
Évaluation |
Documentation demandée (preuves) pour l'évaluation |
Pondération |
|---|---|---|
Le personnel Qu'est-ce qui prépare l'organisation à mener ce projet avec succès en ce qui concerne les antécédents de l'équipe qui dirigera l'administration et la mise en œuvre de la Liste? |
Annexe A: Veuillez répondre :
|
20 % |
Préparation opérationnelle Le demandeur fait-il preuve :
|
Annexe B: Veuillez répondre :
|
20 % |
Établissement de la Liste d'experts Le demandeur dispose-t-il d'un plan viable pour établir les critères de sélection et d'évaluation afin de recruter des experts en climat et en infrastructures dans tout le Canada? Le demandeur fait-il preuve d'une compréhension nuancée de la création et du fonctionnement de la Liste? |
Annexe C : Veuillez répondre à deux séries de questions :
|
20 % |
Plan de travail Le demandeur propose-t-il un plan de travail convaincant et viable pour la période de douze mois à compter de la date d'approbation du projet? |
Annexe D : Veuillez préparer une matrice temps-tâches incluant le personnel identifié à l'annexe A pour la période de douze mois suivant l'approbation du projet. Voir la section 3.2 pour les hypothèses à inclure.
|
20 % |
Budget Est-ce que le demandeur :
|
Annexe E : Veuillez préciser :
|
20 % |
4.2 Conclusion d'un accord de contribution
Le demandeur retenu devra conclure un accord de contribution avec le gouvernement du Canada. Un accord de contribution est un accord écrit entre le gouvernement du Canada et un bénéficiaire qui énonce les obligations et les ententes des deux parties en ce qui concerne la contribution.
5.0 Pour plus d'informations
5.1 Séances d’information
Des séances d'information virtuelles seront offertes en anglais et en français afin de fournir des informations sur cet appel à propositions et de répondre aux questions des demandeurs potentiels. Veuillez vous inscrire à la (aux) session(s) d'information de votre choix en utilisant les liens ci-dessous.
- Le 24 avril 2024 à 14 h 00 HAE. S'inscrire ici.
- Le 25 avril 2024 à 14 h 00 HAE. S'inscrire ici.
Nous vous encourageons à soumettre vos questions à l'avance en envoyant un courriel à Climate-Infra-Climat@infc.gc.ca. Vous aurez également la possibilité de poser des questions lors des sessions d'information.
5.2 Coordonnées
Veuillez contacter Climate-Infra-Climat@infc.gc.ca pour toute question concernant cet appel à propositions.
-
Avis concernant les droits d'auteur
© 2023 sa Majesté le Roi du chef du Canada, représenté par le Ministre du Logement, de l'Infrastructure et des Collectivités.
Catalogue No. T94-63/2024F-PDF
ISBN 978-0-660-71276-5
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