Programme de soutien aux collectivités sur les villes intelligentes - Guide pour présenter une demande

Table des matières

• 1. Soutien aux collectivités
• 2. Exigences
  • 2.1 Qui peut présenter une demande?
  • 2.2 Activités admissibles
  • 2.3 Financement disponible
  • 2.4 Dépenses admissibles
  • 2.5 Contribution maximale
• 3. Processus
  • 3.1 Présentation d'une demande
  • 3.2 Date limite pour la présentation des demandes
  • 3.3 Evaluation des demandes
• 4. Rôles et responsabilités
• 5. Coordonnées
• Tableau 1 : Critères d'évaluation des demandes

1. Soutien aux collectivités

Les approches de villes intelligentes promettent de refaçonner la vie des Canadiens. En améliorant les services et l'infrastructure grâce à l'innovation et à l'utilisation de données et de technologies connectées, cette approche transformatrice de planification promet de rendre nos collectivités plus vivables et écologiques.

Bien qu'il y ait de nombreux avantages à adopter des approches de villes intelligentes, il existe également de nombreux défis connexes. Les collectivités partout au Canada ont différents niveaux de compréhension, et différentes ressources et capacités internes pour s'orienter dans l'environnement complexe des villes intelligentes.

Objectif

Le Programme de soutien aux collectivités sur les villes intelligentes (le « Programme ») vise à renforcer une culture de changement, d'amélioration continue et d'innovation dans les collectivités canadiennes et à créer une plateforme de dialogue pancanadien sur les possibilités qu'offrent les approches axées sur les villes intelligentes. Ce programme est conçu pour être mené en parallèle avec le Défi des villes intelligentes et vise à en maintenir et à en amplifier l'incidence et les objectifs. Il permettra à toutes les collectivités, en particulier aux petites et moyennes municipalités, aux collectivités rurales, éloignées, autochtones, nordiques et isolées d'avoir accès aux conseils, à l'information et à l'orientation dont elles ont besoin pour renforcer leur capacité interne et améliorer la vie de leurs résidents grâce à l'innovation, aux données et aux technologies connectées.

À cette fin, Infrastructure Canada (INFC) est à la recherche de demandes d'organisations à but non lucratif qui souhaitent créer et partager des connaissances et déployer des activités de sensibilisation afin de promouvoir et de soutenir la compréhension des enjeux et des approches de villes intelligentes partout au pays.

Le Programme est administré et financé conformément aux modalités du Programme de soutien aux collectivités sur les villes intelligentes et de la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Cet appel de demandes donnera lieu à des ententes de financement pour une période maximale de deux ans (2018-2020). Des appels supplémentaires seront lancés au besoin dans le cadre du Programme.

Rôle

Les organisations financées par l'entremise du Programme fourniront des services consultatifs et de renforcement des capacités directement aux collectivités, y compris les petites et moyennes municipalités, les collectivités rurales, éloignées, autochtones, nordiques et isolées, et leur offriront directement les connaissances, l'expertise, l'expérience et l'orientation dont elles ont besoin pour renforcer leur capacité interne et s'orienter dans l'environnement des villes intelligentes.

À l'appui de cette fonction consultative principale, les organisations devront également :

• Aider les collectivités à s'adresser aux bonnes personnes et à trouver les bons partenaires.
• Exploiter les réseaux existants ou en créer de nouveaux, y compris avec les organisations autochtones, pour joindre les collectivités et les intervenants de tous les secteurs (fournisseurs, gouvernements, organisations non gouvernementales, établissements d'enseignement supérieur, consultants, etc.) et travailler avec eux.
• Faciliter les liens et réaliser des jumelages actifs entre les collectivités et les intervenants.
• Rendre les informations sur les enjeux et les approches de villes intelligentes disponibles et accessibles à tous.
• Créer des plateformes ouvertes et facilement accessibles qui permettent aux collectivités et aux intervenants de nouer et d'entretenir des relations utiles.
• Partager les connaissances, les leçons apprises et les pratiques exemplaires, sensibiliser et promouvoir les discussions sur les enjeux émergents complexes (p. ex. la gestion des données, la sécurité et la vie privée) et les expériences dans le cadre des villes intelligentes au Canada et ailleurs dans le monde.

Grâce à ces activités, les organisations financées par le Programme offriront aux collectivités de toute taille le soutien dont elles ont besoin pour renforcer leur capacité interne, faire progresser leur réflexion, mobiliser leurs résidents et élaborer des propositions. Les bénéficiaires du financement exerceront leur influence à l'échelle du pays et de la collectivité locale afin d'établir des collaborations stratégiques intersectorielles, de tirer parti des ressources et de l'expertise en place.

2. Exigences

2.1 Qui peut présenter une demande?

Pour être admissible, une organisation doit être à but non lucratif et avoir une expérience de travail dans plusieurs secteurs (privé, public et société civile).

Une organisation doit également compter les caractéristiques suivantes ou démontrer de façon appropriée dans sa demande que son plan d'action lui permettra de les acquérir :

• Avoir des réseaux solides et de l'expertise à l'échelle de la collectivité locale ou auprès des populations autochtones;
• Être en mesure de fonctionner à l'échelle pancanadienne dans les deux langues officielles;
• Avoir une infrastructure en place pour réaliser les travaux requis;
• Avoir un mandat qui s'harmonise avec progression des approches de villes intelligentes dans les collectivités du Canada.

Les demandeurs peuvent présenter leur candidature à titre d'entité unique ou de consortium de demandeurs.

Les demandeurs sont invités à communiquer avec l'équipe du Défi des villes intelligentes à l'adresse infc.sc-vi.infc@canada.ca pour poser leurs questions sur l'admissibilité et les autres exigences avant la date limite.

2.2 Activités admissibles

Les contributions seront fournies pour appuyer les activités suivantes :

• Services consultatifs : Activités qui favorisent le partage de l'expertise et qui permettent de fournir des conseils aux collectivités, organisations ou citoyens dans le contexte du Défi des villes intelligentes et en marge de ce dernier, sur des sujets pertinents (p. ex. la technologie, la gestion des données, la sécurité, la confidentialité, l'approvisionnement, la participation du public, la planification de projets axée sur les résultats).
• Jumelage actif : Activités qui facilitent activement l'établissement de liens productifs entre les intervenants et les collectivités (p. ex. en favorisant la création, le maintien et l'expansion d'une base de données des intervenants dans le domaine des villes intelligentes, en organisant des événements ou des occasions de réseautage).
• Partage des connaissances : Activités qui permettent de créer ou de tirer parti du contenu sur les tendances émergentes dans les approches de villes intelligentes, ainsi que des pratiques exemplaires et des leçons apprises. Cela comprend des activités de diffusion de ces connaissances dans le cadre d'événements ouverts et accessibles, dont des sessions d'idéation, des tables rondes, des webinaires, des conférences, des ateliers et des séances de consultation du public.
• Création de réseaux pancanadiens accessibles : Activités qui permettent de créer et de maintenir des plateformes ouvertes grâce auxquelles les intervenants et les collectivités peuvent échanger entre eux.
• Accès aux réseaux établis : Activités qui permettent d'avoir accès à des voies de communication ciblées et très fréquentées pour outiller les collectivités, lesquelles peuvent comprendre les collectivités autochtones.
• Travail de sensibilisation : Activités de sensibilisation qui permettent de faciliter de vastes discussions sur les questions liées aux villes intelligentes (p. ex. la propriété des données, la gestion des données, la cybersécurité et la vie privée).

Les activités de réseautage, de jumelage actif et de partage des connaissances pourraient inclure des conférences, des colloques, des ateliers, des webinaires, des trousses d'information, des tables rondes, des consultations, de la formation, des jumelages et une mobilisation des collectivités autochtones.

2.3 Financement disponible

Les ententes seront conclues pour cet appel pour une période maximale de deux ans.

Infrastructure Canada (INFC) a alloué un montant maximum de 4,6 millions de dollars sous forme de contributions totales pour cet appel, dans le cadre du Programme de soutien aux collectivités sur les villes intelligentes.

2.4 Dépenses admissibles

Les dépenses suivantes sont considérées comme étant admissibles à un remboursement par le gouvernement du Canada :

• Tous les coûts considérés par INFC comme étant des coûts directs et nécessaires à la mise en œuvre réussie du Programme, tels qu'ils sont décrits dans un budget ou dans un calendrier de paiement approuvé par INFC.
• Les coûts associés aux frais généraux et à l'administration pour la prestation du Programme par un bénéficiaire du financement.
• Les coûts engagés pendant une période définie dans l'entente de contribution.

2.5 Contribution maximale

Le niveau maximal du financement total du gouvernement dans le cadre du Programme ne peut pas dépasser 100 % des dépenses admissibles.

3. Processus

3.1 Présentation d'une demande

Il n'existe pas de formulaire de demande officiel. Les organisations sont invitées à envoyer une demande dans un document Word, PDF ou tout autre format facilement accessible par courriel, à l'adresse infc.sc-vi.infc@canada.ca. Les demandeurs sont invités à limiter leurs demandes à 5 000 mots.

Les demandeurs peuvent présenter une demande en tant qu'entité unique ou en tant que consortium de demandeurs. Dans un cas comme dans l'autre, chaque demandeur désigné doit fournir les renseignements suivants :

• Dénomination sociale complète de l'organisation.
• Nom et titre de la principale personne-ressource de l'organisation.
• Adresse postale, numéro de téléphone et adresse de courriel pour toute la correspondance.
• Description du mandat de l'organisation et renseignements généraux sur celle-ci, y compris sur les réalisations et les reconnaissances pertinentes.
• Demande d'un consortium : Nom de l'organisation responsable et coordonnées de la principale personne-ressource.

Le demandeur doit démontrer clairement dans sa demande écrite qu'il a :

• la capacité de rejoindre et de servir des collectivités de toutes sortes dans l'ensemble du Canada, dans les deux langues officielles, et en particulier les collectivités autochtones, rurales, nordiques et isolées, et les petites et moyennes villes, et de leur offrir des services consultatifs;
• les systèmes organisationnels requis pour guider, soutenir et éclairer les approches de villes intelligentes en matière de planification;
• les ressources humaines nécessaires (c.-à-d. le personnel, les compétences, l'expertise) pour soutenir la planification et la mise en œuvre des villes intelligentes et pour fournir des services consultatifs;
• l'expérience de l'exécution des activités, des stratégies et des plans qui soutiennent la planification efficace des approches axées sur les villes intelligentes pour les collectivités;
• les outils et la technologie appropriés (c.-à-d. faciles d'accès et d'entretien) pour soutenir la planification et la diffusion des connaissances en matière de villes intelligentes;
• la capacité de tirer parti des réseaux existants.

La demande doit comprendre également les éléments suivants :

• Un plan de travail détaillé précisant les dates prévues de début et de fin, les jalons clés et les principales activités, en plus des échéanciers pour les jalons clés et les principales activités.
• Une estimation détaillée des coûts totaux pour chacun des exercices au cours desquels il y a des revenus ou des dépenses. Le budget proposé doit être raisonnable et équilibré. Il doit être facile de relier les coûts aux activités comprises dans le plan de travail.
• Les résultats attendus des activités proposées.
• Demande d'un consortium : La demande doit décrire les responsabilités de chacune des organisations.

Les demandeurs doivent aussi fournir tout renseignement supplémentaire qu'INFC juge nécessaire pour évaluer l'admissibilité de la demande, évaluer les risques et assurer une diligence raisonnable. Ces renseignements peuvent comprendre :

• Une preuve du statut d'organisation à but non lucratif.
• Un exemplaire du dernier rapport annuel de l'organisation, s'il y a lieu.
• Une liste des membres du conseil d'administration de l'organisation, s'il y a lieu.
• Les états financiers des deux derniers exercices (vérifiés, si possible) préparés par un comptable indépendant.
• Remarque : un ensemble complet d'états financiers comprend un bilan, un état des résultats, un état des mouvements de trésorerie et les notes des annexes aux états. Si les états ne peuvent pas être fournis, une explication est requise.
• Tout autre renseignement sur l'organisation qui pourrait être utile à l'évaluation de la candidature.

INFC pourrait communiquer avec les demandeurs pour obtenir des renseignements ou des précisions supplémentaires quant aux critères qui précèdent.

3.2 Date limite pour la présentation des demandes

Les demandeurs sont invités à communiquer avec l'équipe du Défi des villes intelligentes à l'adresse infc.sc-vi.infc@canada.ca pour poser leurs questions sur l'admissibilité et les autres exigences relatives aux demandes avant la date limite.

Les demandes doivent être reçues d'ici le 20 juillet 2018, à 23 h 59, heure du Pacifique.

3.3 Évaluation des demandes

Les demandes seront évaluées en deux étapes. La première étape est une vérification de l'admissibilité pour s'assurer que le demandeur respecte les exigences d'admissibilité minimales décrites dans la Section 2.1. Ces exigences sont évaluées en fonction de la satisfaction ou de la non-satisfaction. Les demandes qui ne respectent pas les exigences seront rejetées.

La deuxième étape est une évaluation fondée sur différents critères. INFC évaluera les demandes en fonction des critères de sélection qui se trouvent dans le tableau 1. Le budget, le plan de travail et les résultats principaux attendus seront également évalués. Dans le cas du budget et du plan de travail, les demandes seront évaluées en fonction d'une estimation des coûts détaillée, raisonnable et équilibrée. En outre, les organisations feront l'objet d'une évaluation des risques.

Tous les demandeurs seront informés par écrit du résultat de l'évaluation de leur demande.

4. Rôles et responsabilités

Il incombe aux demandeurs de présenter des demandes qui contiennent des renseignements précis et fiables fondés sur des connaissances professionnelles. Le fait de fournir des renseignements inexacts ou faux pourrait entraîner l'exclusion de la demande du processus d'évaluation.

Le demandeur retenu aura la responsabilité de réaliser les activités requises conformément à une entente de contribution conclue entre l'organisation du demandeur et INFC.

5. Coordonnées

Les demandeurs sont invités à communiquer avec Infrastructure Canada à l'adresse infc.sc-vi.infc@canada.ca pour toute question sur le processus.

Pour obtenir plus de renseignements sur le Défi des villes intelligentes, consultez le site Web du Défi des villes intelligentes d'Infrastructure Canada (http://www.infrastructure.gc.ca/cities-villes/index-fra.html).

Pour obtenir plus de renseignements sur Infrastructure Canada et ses autres programmes, consultez le site Web d'Infrastructure Canada (http://www.infrastructure.gc.ca/)

Twitter : https://twitter.com/INFC_fra; #VillesintelligentesCanada.

Facebook : https://www.facebook.com/TransportsetInfrastructureauCanada/

Tableau 1 : Critères d'évaluation des demandes

Exigences	Description	Pond ation	Critères d'évaluation des demandes
Portée des services consultatifs	Le demandeur démontre clairement qu'il a la capacité de rejoindre et de servir les collectivités dans l'ensemble du Canada pour la prestation de services consultatifs	25/100	Le demandeur démontre qu'il a la capacité de rejoindre et de servir les collectivités autochtones, isolées, nordiques et rurales, de comprendre les besoins particuliers de chaque type de collectivités et d'y répondre Le demandeur démontre qu'il dispose ou qu'il envisage de disposer des ressources humaines, des outils, des structures et de l'expertise pertinents et adéquats pour fournir des services consultatifs aux collectivités ayant une capacité plus faible Le demandeur démontre qu'il a une portée pancanadienne (une présence dans toutes les régions) Le demandeur démontre sa capacité de servir les Canadiens dans les deux langues officielles
Réseaux	Le demandeur démontre clairement qu'il a la capacité de tirer parti des réseaux existants	20/100	Le demandeur démontre qu'il a de l'expérience en matière d'accès à de multiples secteurs (privé, public, scolaire ou universitaire, à but non lucratif) et de travail au sein de ceux-ci Le demandeur démontre qu'il a établi des réseaux à l'échelle nationale, régionale, provinciale ou territoriale Le demandeur démontre qu'il a des réseaux établis à l'échelle de la collectivité locale Le demandeur démontre qu'il a noué des relations avec des organisations autochtones ou avec des populations et des collectivités autochtones Le demandeur démontre qu'il a établi des réseaux avec les collectivités rurales, nordiques et isolées
Ressources humaines	Le demandeur démontre clairement qu'il a les ressources humaines nécessaires (le personnel ayant les connaissances, les compétences, l'expertise pertinents) pour soutenir la planification et la mise en œuvre des villes intelligentes et pour la prestation des services consultatifs	15/100	Le demandeur démontre qu'il dispose ou qu'il envisage de disposer d'un personnel ayant les connaissances, l'expertise et l'expérience nécessaires dans les domaines pertinents en matière de villes intelligentes Le demandeur démontre que ses ressources humaines dans tout un éventail de domaines fonctionnels sont ou seront suffisantes pour réaliser les activités requises Le demandeur démontre sa capacité de servir les Canadiens dans les deux langues officielles Le demandeur démontre qu'il a l'expérience et les compétences nécessaires pour travailler avec les collectivités locales et les gouvernements municipaux ayant une capacité plus faible (urbains, ruraux, isolés et nordiques) Le promoteur démontre qu'il a l'expertise et les compétences nécessaires pour ce qui est du travail direct avec des organisations autochtones, des populations autochtones et des collectivités autochtones
Gouvernance	Le demandeur démontre clairement qu'il a les systèmes organisationnels, la capacité et l'expertise nécessaires pour guider, soutenir et orienter les approches de planification de villes intelligentes	15/100	Le demandeur fournit des renseignements généraux pertinents sur son organisation Le demandeur fournit des détails sur ses prix, reconnaissances et succès Le demandeur démontre comment ses systèmes organisationnels seront utilisés pour gouverner, soutenir et orienter les approches de villes intelligentes
Plans et processus	Le demandeur démontre clairement qu'il a de l'expérience dans la réalisation des activités, des stratégies et des plans qui soutiennent la planification efficace des approches de villes intelligentes pour les collectivités	15/100	Le demandeur démontre son engagement envers l'atteinte des objectifs Le demandeur démontre qu'il a un mandat qui s'harmonise avec la progression des approches de villes intelligentes dans les collectivités canadiennes Le demandeur démontre qu'il a de l'expérience dans la planification et dans la mise en œuvre d'initiatives de grande envergure Le demandeur démontre qu'il a de l'expérience dans les communications, la promotion et les activités de sensibilisation requises, y compris l'élaboration des connaissances et la mobilisation Le demandeur démontre qu'il a l'expertise et l'ensemble de compétences nécessaires pour réaliser les éléments techniques de la planification des villes intelligentes, y compris les questions de données et de gestion
Outils et technologie	Le demandeur démontre clairement qu'il a les outils et la technologie appropriés (c.-à-d. faciles d'accès et d'entretien) pour soutenir la planification et la diffusion des connaissances en matière de villes intelligentes	10/100	Le demandeur démontre qu'il a les outils et la technologie appropriés en place, ou qu'il dispose d'un plan d'approvisionnement afin de les acquérir, pour soutenir les activités requises (c.-à-d. les communications, le Web, la connectivité, la présence dans les médias sociaux)